5 consejos para montar un evento temático

1. La temática debe surgir del mensaje que tienes que transmitir… y ayuda a reforzarlo. La idea del tema tiene que provenir de tu mensaje. Por ejemplo, para un lanzamiento de producto, inspírate en elementos del producto o de su posicionamiento (desde su diseño hasta las necesidades que cubre o las soluciones que aporta). Conseguirás un tema que podrá ser aplicado en todos los componentes de tu evento (decoración, animación, etc.).

2. El tema empieza por la decoración y disposición del lugar a fin de conseguir la atmósfera correcta. El primer componente de un evento temático es la dimensión visual: la decoración y los vestidos son esenciales para que los invitados entren en el ambiente y en el tema. Si el evento tiene como tema «El mar», por ejemplo, debes aplicar este tema en todos elementos visuales posibles, en el suelo (algas o arena, anclas), en las paredes (ojos de buey), incluso en la ropa de los camareros (vestidos de marineros) y del maestro de ceremonias (¡de capitán!). Los detalles son importantes y todo, desde los elementos decorativos mayores hasta los simples centros de mesa, tiene que reforzar el tema.

3. El tema debe desarrollarse también en las animaciones. Una vez decorado el lugar, el siguiente nivel es proponer actividades relacionadas con el tema. Si el tema es, por ejemplo, «Una noche en la ópera», deberemos contar con algunas interpretaciones de arias de ópera o por lo menos con un fondo musical o algún vídeo. Un tema cultural acerca de un país puede incluir unas actividades folclóricas (bailes, cantos, mimos…) o cocina típica del lugar.

4. El tema requiere de la participación de los asistentes. Más allá de la decoración, los asistentes tienen que participar activamente para entrar realmente en el tema. En un lanzamiento de un perfume, los invitados deberían recibir muestras del mismo y probarlo durante el evento… En un evento futurista, puedes proponer juegos interactivos o de realidad virtual a tus invitados. Por supuesto, si se trata del lanzamiento de un producto, les puedes hacer verlo o probarlo explicándoles las virtudes del nuevo producto.

5. ¡El tema también se comunica con la comida! Un evento asiático tendrá que tener sushi, satays (brochetas de Indonesia,etc.), sake y vino de rosa. Incluso en los temas no geográficos, el tipo de comida (fría, caliente, sofisticada, rural…) y el modo de presentación pueden ayudar a transmitir el tema. Háblalo con tu catering. Recuerda sobre todo que, para que tu tema se transmita bien, el acto no puede ser un intento parcial a través de algún componente del evento, sino que se debe aplicar en todos sus componentes.

Y más consejos:

• Evita comunicar previamente demasiado acerca del tema: es mejor conservar el efecto sorpresa para el día D, a no ser que los invitados tengan que venir preparados de alguna manera, como por ejemplo, que tengan que venir con algo especial puesto o vestidos de algún modo.
• ¡Cuidado con el presupuesto! Un evento temático te sugerirá muchas ideas caras… Lo primero que tendrás que pensar es en la decoración. Gestiónala bien porque demasiada decoración significa que tendrás que sacrificar presupuesto en el resto… pero si hay demasiada poca, te será muy difícil transmitir bien tu tema.
• Si los invitados tienen que hacer algo especial, ¡pónselo fácil!: si hay que venir disfrazados, indícales una tienda o incluso negocia con esta tienda tarifas especiales. Dispón de algunas camisetas o pelucas de emergencia, por ejemplo, para los que hayan olvidado venir disfrazados… para que nadie se quede fuera del tema.