5 claves para un reunión sin bostezos y efectiva

Sillas fuera. No es que queramos que la sala de reuniones se convierta en un campo de fútbol, pero sí que queremos captar la atención de los asistentes y que se mantengan activos física y mentalmente. Está comprobado que cuando pasamos mucho tiempo sentados, esa inactividad física se transmite a nuestro cerebro, y acabamos en un estado de reposo que no es nada positivo para la agilidad mental y la creatividad que buscamos en muchas de nuestras reuniones. Por ello, lo que buscamos haciendo que todos se olviden de las sillas es eliminar ese factor de reposo y confort de nuestros meetings, manteniendo así su nivel de actividad elevado. Sabemos que lo de quitarle a alguien la silla cuando está a punto de sentarse es tentador, y es una de las opciones, pero si quieres un cambio más gradual, prueba una de estas alternativas:

• Inicia la reunión con una actividad rápida que requiera que todos se muevan de alguna forma por el espacio (incluso puedes poner música y dejarla de fondo en la reunión, invitando a todos sutiltmente a dejarse llevar por el movimiento)
• ¡Utiliza pelotas de pilates o gimnasia en lugar de sillas! Pueden dar mucho juego, son buenas para la espalda y el pequeño movimiento involuntario que todos realizarán estando sentados evitará que caigan en reposo mental
• Pon comida en el centro de la sala (suena un poco a jaula de canarios, pero invitará a todos a levantarse de vez en cuando y cambiar su postura, despertando su cuerpo y mente sin darse cuenta)

Principio y final. Como en las redacciones del colegio, en las reuniones los primeros 5 minutos y los 5 últimos son los más importantes, ¡cuídalos! Al inicio, lo más aconsejable es establecer contacto visual con todos los asistentes (sin mirar la libreta o el portátil), haciendo que todos se sientan parte de la reunión y vean la importancia que tiene su presencia en la sala. El contacto emocional al inicio también es una clave para captar la atención y mantenerla durante más tiempo; puedes conseguirlo a través de una anécdota cercana antes de comenzar la reunión o alguna broma o chiste (si lo cuentas con gracia, claro).

En cuanto al final, es el momento clave para que todos sientan que la reunión ha sido eficaz y para asegurar que ese tiempo empleado hablando se traduce en acciones a realizar y objetivos cumplidos. Por ello, siempre se aconseja crear una lista de pasos a seguir para cada asistente antes de cerrar la sesión, asegurando que nadie sale sin saber cómo continuar y que todos tienen claro cuáles son los objetivos individuales y grupales.

Bromas, chistes y carcajadas. Una reunión de equipo debe ser un momento de comunicación y sentimientos positivos, una oportunidad para recordar que debemos estar sintonía con aquellos que trabajan con nosotros. Por ello, las pinceladas humorísticas son una herramienta muy poderosa, que ayudará a eliminar los momentos más aburridos y a protegernos contra la negatividad que pueden crear las discusiones (también necesarias, por supuesto) o las inevitables malas noticias de vez en cuando. Los gestos, la ironía, los comentarios espontáneos y hasta las bromas planificadas, por qué no, pueden convertirse en nuestro gran aliado para asegurar que nadie se duerme durante la reunión, aunque toque madrugar…

Planifica y cumple. Suena evidente, pero si te preguntase cuáles eran los objetivos exactos de tu última reunión y las decisiones tomadas en su transcurso, ¿sabrías decirlos? Un planning, por muy sencillo o breve que sea, es esencial para mantener las ideas en orden y conseguir que una reunión sea productiva. Compartir este planning también es importante, ya que el compromiso de haberlo comunicado os hará a todos tomar cada tema con más seriedad y evitar la tentación de saltarse puntos que en ocasiones parecen inútiles y resultan siendo esenciales.

Y más allá de la planificación, lo que toma relevancia es la obligación de cumplir con las acciones u objetivos fijados en la reunión. Si hay algo que frustra a un trabajador es sentir que su tiempo (siempre subjetivamente más importante que el de todos los demás) se desperdició en una reunión… Además, si consigues que tu equipo se motive durante una reunión, intervenga y fije objetivos, no cumplirlos hará que pierdan la confianza en la efectividad de estas reuniones y, peor aún, de la empresa.

Piénsalo bien.  No solo tenemos que saber cómo y cuándo hacer una reunión, ¡también tenemos que saber cuando no hacerla! Y es que hay señales que no se deben ignorar…

• Si uno de los asistentes clave nos comunica que no podrá llegar a tiempo a la reunión, ¡siempre es mejor una retirada a tiempo que una reunión sin sentido!
• Si los temas a tratar en la reunión no han llegado a todos los asistentes o no se ha dado suficiente tiempo para trabajar en ello, lo único que conseguiremos con esa reunión será aumentar la sensación de desorganización y falta de comunicación en el equipo, lo que nos frustrará a todos y disminuirá nuestra confianza en nostros mismos y en nuestros compañeros.
• Si a la hora de escribir los objetivos de la reunión en un folio en blanco tienes dudas, es el momento de cancelar la reunión o reprogramarla hasta que la situación cambie. No podemos tener una reunión productiva si no sabemos dónde queremos llegar.
• Si la tecnología nos deja tirados… en ocasiones los post-its pueden ser de lo más productivos, pero piénsalo bien y evalúa la importancia de aquel elemento que te ha fallado. Si el objetivo de la reunión se ve afectado de alguna forma, probablemente es mejor posponer el encuentro, aunque esto conlleve desagradables y complejos reajustes de horarios.
• Si el trabajo se puede realizar con la misma calidad en otro formato (e-mail, teléfono…), piénsatelo dos veces. No hagas una reunión a menos que sea la única y mejor forma de hacer el trabajo, o solo tendrás una sala llena de asistentes desesperados y reacios a participar.

Así que ya sabes: orden, planificación, humor, actividad y sobretodo… ¡sentido común! ¿Listo para convocar tu próxima reunión?