5 claves para organizar un hackaton

Lo hemos visto en nuestro estudio de mercado del sector y nos lo confirman algunas empresas: “ya no hacemos sesiones de formación que no tengan su momento de quizz, su sesión de respuestas o de solución de problemas por equipo”, nos comentaba un laboratorio. Siguiendo dos tendencias (la búsqueda constante de la creatividad e innovación en las empresas, y la necesidad de implicar a los participantes en eventos y hacerles aportar ideas), las fórmulas de generación de ideas ha salido de los despachos de innovación, y formatos como la lluvia de ideas, design thinking y hackathons son cada vez más frecuentes en eventos. 

Pero ¿qué es exactamente un hackaton? Se trata de una sesión en la que los participantes se reúnen en pequeños grupos para dar solución a una problemática o tema en concreto. Un formato que inicialmente se ha vinculado al mundo de la programación y al ámbito tecnológico en la que los asistentes pugnan por dar con la solución ganadora al problema, luchando para que su propuesta fuera mejor que la del resto de participantes y tuviera opción de ser elegida ganadora por el jurado del hackaton.   

¿Hackaton competitivo o colaborativo? Para el ámbito de reuniones de trabajo y sesiones de formación, la recomendación es que no se potencie mucho la competición, sino que pese más el trabajo colaborativo, que se aporten ideas y se piense en detalle sobre un tema en concreto. Eso sí, define previamente las reglas de cómo debe ser la formulación de las soluciones, si deben presentar un trabajo final, hacer una presentación al resto con sus soluciones, etc. 

Primer consejo: piensa detenidamente qué quieres conseguir con el hackaton. Sobre todo qué temas quieres desarrollar, qué problemática quieres abordar. Piensa también en el perfil de tus asistentes, si son directivos, equipos de ventas, etc. También ten en cuenta en el número de participantes que convocas para poder repartirlos en pequeños grupos (máximos 5-8 personas) para que interactúen y debatan fácilmente, además de poder asignarles a cada grupo una tarea o reto determinado que deben desarrollar.

Mezcla distintos perfiles en los grupos de trabajo. De distintos departamentos, perfiles más creativos con otros más analíticos, administrativos, comerciales o simplemente juniors con perfiles más seniors o invita expertos de algún campo determinado que pueda compartir su conocimiento y enriquezca el trabajo y las reflexiones. Al final se trata de fomentar la conversación, conocer distintos puntos de vista para dar con una solución más creativa y, ¿por qué no? Aprovechar el formato para hacer networking que se conozcan distintos perfiles dentro de la compañía y crear comunidad.

Combina el formato hackaton con workshops. Cuando hablamos de hackaton pensamos en un maratón de creatividad y estrujarse los sesos en sesiones maratonianas de horas y horas, incluso hasta que se nos eche la noche. Está bien definir un tiempo de varias horas para el hackaton (quizás no tenga mucho sentido dejar la última hora de la mañana e ir a contrarreloj para presentar cualquier solución, simplemente porque se nos echa el tiempo encima). Sin embargo, una opción más dinámica y que pueda inspirar a los participantes puede ser combinar el tiempo de hackaton son workshops o talleres relacionados con las habilidades o temas que deben desarrollar en el hackaton en sí. De esta forma combinan la formación sobre un tema muy concreto y lo pueden poner en práctica en su propuesta de solución.

Cuida el entorno y fomenta la creatividad de los participantes. Busca salas amplias, con luz natural, tira por montajes en cabaret con mesas redondas donde se facilite el diálago, puestas en escena informales con mesas bajas, pufs, que los asistentes puedan estar relajados, buscando la cercanía. Que no falte un kit de papelería con cuadernos, flip chart, fluorescentes, post-its, stickers, tarjetones, etc. y tampoco agua y brain food que reponga fuerzas e inyecte energía a esas mentes pensantes en plena ebullición de ideas. Si a lo largo de la sesión necesitan cambiar de sala, despejarse o movimiento para  salir de algún bloqueo mental que se pueda dar, piensa en que puedan dar algún paseo por alguna zona verde cercana (si el venue tiene algún jardín o espacio al aire libre, sería perfecto) o habilita alguna zona de descanso o de juegos para despejarse.