5 aspectos a tener en cuenta si quieres una reunión realmente interactiva

En el programa formativo de la pasada edición de la EIBTM cogimos algunas ideas interesantes para fomentar la interactividad en nuestras reuniones. No nos perdimos la intervención de Avner Cohen-Solal, presidente de Eveniun, la empresa de tecnología y aplicaciones para eventos, que nos contó algunas de sus experiencias.

Lo primero a tener en cuenta: aunque en la vida real con las redes sociales y los smartphones, todos estemos conectando e interactuando casi constantemente, todavía tenemos la tendencia natural de que cuando llegamos a una reunión nos invade la pasividad, nos acomodamos ante el ponente y perdemos ese punto de actividad. Así que no dejes de cuidar los siguientes aspectos al organizar tu evento:

Gestión del tiempo. Organiza la agenda del evento de forma adecuada, marca el tiempo a los ponentes para que se ajusten a los minutos que tienen para su ponencia. Puede que los asistentes tengan muchas ganas de preguntar, quieran resolver dudas, pero según avanza el programa el retraso de los ponentes hace que el paso de un speaker a otro se haga sin apenas dejar tiempo para el turno de preguntas.Asegúrate de que en la agenda de la reunión dejas el tiempo necesario para preguntas, comentarios, debate, y que ese tiempo se cumple.

Utiliza una pantalla para compartir las ideas y preguntas de los asistentes. La tecnología está para hacernos la vida más fácil y aplicaciones o programas de gestión de contenido para eventos nos permiten que podamos mostrar en la pantalla de la sala el nombre y foto del asistente que está formulando la pregunta a través de la app del evento, por ejemplo.

¿Qué conseguimos sacando del anonimato al asistente? Dos cosas: que muchos de los asistentes despeguen la vista del smartphone y que también fomentas la participación. Por regla general si ves que tus compañeros de sala se animan a preguntar y les pones cara, perderás el miedo inicial de preguntar y querrás aparecer con tu aportación en la pantalla de preguntas.

Además es un buen recurso para fomentar el networking tras la ponencia, siempre tendrás la excusa de acercarte a otro asistente, reconocerle y decirle algo así como «me pareció muy interesante tu pregunta…» y romper el hielo para establecer nuevos contactos.

Un consejo: cuando proyectes las preguntas en la pantalla hazlo junto con el contenido de las slides de la presentación y el ponente, no relegues las preguntas a una esquina de la pantalla. Dales el mismo protagonismo, intégralas con el contenido del ponente de la manera más visual que puedas, así le estás concediendo el mismo nivel de importancia a las aportaciones de tus asistentes.

El presentador del evento es clave. Ten en cuenta que será como una especie de community manager dentro de la sala, que armado con un iPad, canalizará las preguntas que lancen los asistentes y las hará llegar al ponente, asegurándose que son debidamente respondidas y que los temas que se requieren en la audiencia son desarrollados en la charla. Es el nexo de unión y también el encargo de dinamizar la interactividad.

Cuidado con vetar los comentarios que lancen los asistentes. La moderación de los comentarios y contenidos durante el desarrollo del evento requiere de mucha mano izquierda. Dentro de la sala cualquiera tiene acceso a internet y puede pillar al ponente en un renuncio y puntualizar algún dato que no sea del todo correcto.

Si los asistentes lanzan contenido o comentarios contradictorios a los datos planteados por el speaker, ¿debemos publicarlos?…saldrán publicados en nuestro wall de preguntas, ¿censurarlos, quizás? Eso nunca, generalmente el ignorar comentarios suele incrementar la virulencia de la respuesta, así que lo mejor es integrar el tema en cuestión y que se abra el debate…si realmente buscamos un evento interactivo tanto nosotros como organizadores, y sobre todo el ponente debemos estar dispuestos a adaptar el discurso y el contenido según lo que se respire en la sala.

Eventos interactivos necesitan de formatos interactivos, y sobre todo, de ponentes interactivos. Asegúrate de que además de buscar un experto en el tema sobre la temática del evento, sea también un perfil receptivo a exponer sus ideas de una forma dinámica e interactiva….las presentaciones estáticas, monótonas y con infinidad de diapositivas como fondo escénico han pasado a la historia.

Asegúrate que estructuran su ponencia teniendo en cuenta los tiempos para tantear la temperatura y sensaciones del público, los minutos que dejarán para debate y preguntas, etc.

Un buen recurso es que pregunten antes de comenzar su discurso si los asistentes han oído hablar algo del tema que se va a tratar, qué les parece, etc.

Testar el conocimiento previo de la audiencia no solo le sirve para tener una base y saber a qué tipo de público se enfrenta, sino que los asistentes perciben desde el primer minuto que la bidireccionalidad y la interacción, el diálogo, será algo que impere en la charla. Así serán menos tímidos a la hora de lanzarse con las preguntas.