4 claves para eventos virtuales de éxito (según Vok Dams)

La interacción del asistente aporta valor al evento

Aquí entra en escena el concepto de cocreación, el asistente no tiene que participar porque sí o simplemente para asegurarnos de que está despierto al otro lado de la pantalla. Tenemos que ser capaces de ofrecerle una experiencia que le mueva a aportar y ver que con lo que aporta su experiencia y conocimiento mejora y sale reforzado del evento.

Algunas herramientas para generar un entorno virtual participativo: abrir la comunicación entre asistentes (horizontal) y también entre asistentes y organizador/ponentes (vertical); que los invitados puedan participar y aportar contenido; lanzar tareas o retos en lo que puedan participar tanto individualmente como en grupos; interaccionar entre ellos a través de un avatar y pueden tener movimiento autónomo a través del entorno digital. En definitiva, que fluya el networking y las conversaciones virtuales.

También ayuda el integrar experiencias físicas, algo sensorial dentro del contenido virtual (por ejemplo, enviar un regalo, pruebas de producto o kit preevento y que compartan el unboxing durante el evento, merchadising o simplemente seguir conjuntamente en remoto una receta o construir algo físico).

El asistente tiene el control

La participación y cocreación implica que el formato digital debe ofrecer una experiencia personalizada en la que el asistente por sí mismo consume el contenido que mejor responde a sus necesidades y hace suya la experiencia eligiendo qué hacer y qué ver en cada momento. Para ello la clave está en ofrecer un contenido variado, que se toquen distintos temas y conversaciones en distintas chat rooms a las que el asistente pueda participar; preguntarle previamente qué temas quiere que se traten para integrarlos en el contenido del evento; darle opción de elegir libremente con quién quiere conversar o recibir una presentación one-to-one; poder elegir si ver el contenido en directo o posteriormente bajo demanda o incluso que pueda elegir distintos opciones de cámara o visionado (ver solo al ponente, modo presentación y visualizar solo las diapositivas, distintas perspectivas de la sala, etc.).

Cuida el ritmo para no perder su atención

Si la atención del asistente presencial ya es limitada cuando lo llevamos delante de una pantalla, su atención se reduce mucho más. Con esto en mente y adaptando el contenido y contexto del evento, la regla de oro para los formatos online sería: contenidos más reducidos y muy centrados en el contenido clave. Además, algunas recomendaciones de tiempo y formato:

• No superar las cuatro horas de evento en total.
• Máximo tres sesiones con ponente por evento y que estas ronden los 30 minutos (máximo 45’).
• Evitar la primera y última hora del día, así como el comienzo y final de semana para programar los eventos.
• Ofrecer descansos de 10 minutos entre sesiones.
• En cada sesión procura que se traten temas completamente distintos o claramente diferenciados.
• Diseñar sesiones en las que puedan participar e interactuar con el ponente u otros asistentes.
• Permitir que puedan cambiar el modo de visualizar la sesiones desde distintas perspectivas o cambiar la escenografía entre ponente.
• Mejor varios pequeños eventos que uno largo de varios días.

Contenido cuidado en el fondo y en la forma

Si el evento digital tiene que ir muy orientado al contenido y los mensajes de interés para el asistente, muy importante también es cómo se lanza ese contenido. Hay mucho que aplicar del ritmo y lenguaje televisivo, sus escenografías y su capacidad para enganchar y entretener al mismo tiempo que comunican de forma profesional. En el formato digital hay que cuidar mucho las formas, muy recomendable la figura de moderador o maestro de ceremonias para hacer fluir las transiciones entre sesiones; los ponentes y sus presentaciones no pueden ser las mismas que en presencial (duración, diseño, más peso de elementos gráficos dinámicos y visuales, etc.). Además de saber desenvolverse en un escenario sin público ni poder ver sus reacciones, jugar con los distintos tiros de cámara o simplemente cuidar la iluminación y la calidad de audio e imagen cuando están dando su sesión en remoto.