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3 estados por los que pasará el asistente de tu evento
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Independientemente que tu evento sea más o menos formal, una reunión, conferencia, un incentivo o una presentación de producto. Los invitados presentarán a lo largo del evento distintas necesidades que irán cambiando y que deberás satisfacer para que su experiencia y aprovechamiento del evento sean un éxito. Es tu turno para que diseñes el espacio y la experiencia del evento según estos estados. El truco está en anticiparte y llegar a los sentidos.
Ya hemos visto que para que nuestro mensaje tenga consistencia y llegue de forma efectiva había que apuntar a todos los sentidos para que la experiencia sensorial fuera completa. Recuerda que cada persona tiene un sentido predominante en el proceso de aprendizaje – gente más visual, de oído o kinestésica. Con estos posibles perfiles dentro de la audiencia y teniendo en cuenta que debemos llegar a todos los sentidos, ¿cómo hacer llegar de la forma adecuada el mensaje? Para empezar sigue tres reglas básicas:
– Intégralo en un concepto o idea que los asistentes sean capaces de recordar cuando finalice el evento.
– Que les aporte sentido y les sea útil.
– Y que se pueda expresar en una frase.
Teniendo claro el mensaje que quieres hacer llegar, ha llegado el momento de diseñar la experiencia que el asistente tendrá en tu evento. Para ello, igual que haces una recreación o un render del montaje de la sala, los puntos de iluminación, etc, deberás señalar los elementos que incluirás en el espacio para estimular cada uno de los sentidos.
En este punto te puede ayudar pensar en los objetivos y las necesidades de los asistentes en cada momento del evento. Troy Halsey, autor del libro «Guide to Corporate Event Design: From Technology Fundamentals to Scenic and Environmental Design», ha establecido tres perfiles que el asistente puede adoptar a lo largo de un evento y las necesidades que experimenta en cada uno de esos estados:
– Estado de inmediatez: el asistente quiere información, acceder de ella de forma fácil; de igual forma habrá momentos que no quiera esperar para poder comer y beber, e incluso busque urgentemente conectarse a internet o cargar su móvil. Hay que analizar qué necesidades pueden surgir que se tengan que satisfacer de forma urgente para estructurar el espacio de forma acorde y no hacer esperar al asistente en satisfacerlas.
– Estado profesional: en este punto el asistente necesita conectar e interactuar con otros asistentes, aprender e incluso es receptivo a los mensajes comerciales y a conocer el producto de una manera más promocional. Por ello habrá que dejar espacio y tiempo para favorecer el networking, y así mismo diseñar un espacio expositivo adecuado dentro del mapa experiencial del evento. Todo en el momento y en el lugar adecuados.
– Todos llevamos un niño dentro que quiere diversión, ver nuevas cosas, socializar e interactuar. Es el momento en el que insertar los elementos más lúdicos y relacionales en el evento.
Ahora solo queda en tus manos que juegues con los distintos elementos para estimular todos los sentidos y satisfacer al asistente cuando lo que busca es la inmediatez, es el niño que quiere diversión o es el profesional ávido de conocimiento y networking.
