10 soluciones para un mejor acceso a tus eventos

Inscripción online pre-evento
Ya es un clásico. Hablamos del hecho de permitir a los invitados o expositores inscribirse online, y así que no se requiera captar datos en la entrada. Muchas ventajas para esta solución: para el asistente, este sistema está disponible 24/24, puede integrar la inscripción (y el pago) al evento y al hotel con confirmación inmediata, evita colas al entrar… Y para el organizador, limita su trabajo de captación de datos, evita errores de transcripción de nombres, permite un acceso en tiempo real a las confirmaciones, etc. Un ejemplo es myCongress, desarrollado por Soft Congres. Puramente online (sin requerir instalación de software), multiusuario, es con?gurable  a cualquier característica – tipos de inscripción, cuotas, cupos, métodos de pago, etc.

Otra solución es Econgresos de Grupo Desarrollanet, que permite, a través de un formulario web disponible en varios idiomas y personalizable, gestionar inscripciones al evento, reservas de hoteles y otras actividades.

Soluciones móviles
Casi todos los asistentes tendrán un móvil. ¿Por qué no aprovecharlo para el control de acceso? M-Ticket ofrece un servicio de envío de las acreditaciones vía SMS/MMS, una solución fluida, ecológica y económica. El asistente presenta el móvil en el cual ha recibido el SMS o MMS a un scanner en la entrada y automáticamente se lanza la impresión de su acreditación. Un sistema que además permite programas de fidelización: «Consigues el móvil de tus clientes para futuras acciones de comunicación o marketing», comenta la empresa.

De hecho, el sistema de ticketing de Codilink se aplica también para la distribución de tickets y entradas a través de  email y móvil, reduciendo los costes para las empresas. Al mismo tiempo, la utilización de códigos 2D amplía la seguridad de las entradas y permite el canje y la validación al instante. Por ejemplo, Tick Tack Ticket ofrece la posibilidad de recibir su entrada con el código bidi mediante email, móvil (o impreso en la entrada de papel mismo). Y la empresa de cine latinoamericana Cinepolis permite que el cliente compre la entrada vía Internet o teléfono y recibirla en su móvil o por email, a través de la tecnología Codilink. El 65% de sus clientes que compran online solicitan el servicio con códigos 2D.

Control fluido, ¡pero invisible!
Probablemente has oído hablar de Radiofrecuencia o RFID, solución fluida, cómoda, de control de acceso. Funciona mediante la inserción de un chip en el distintivo y la instalación de unos arcos lectores en la entrada. Cuando el asistente pasa por estas puertas, sin que sea necesario que una persona vea o toque su acreditación, la lectura  se realiza de manera automática, por ondas. ¿Lo mejor? Poner un plasma justo después de esta puerta de entrada; cuando el asistente pasa la puerta, aparece automáticamente su nombre o foto en el plasma, sin que nadie le haya controlado. Una gran sorpresa que implementó Soft Congres en los Premios eventoplus 2006. Según Grupo Desarrollanet, estas acreditaciones se han ido consolidando, basándose en las siguientes ventajas: múltiples lecturas simultáneas, sin personal auxiliar, difícil falsificación, generación de evento-respuesta (mensaje de bienvenida, fotografía del asistente), agilidad en los accesos, etc.

Si no utilizas RFID, obviamente el código de barras (impreso en un email, o enviado a un móvil – ver punto previo) que se lee con un lector láser o un Pocket PC operado por una azafata, no deja de ser una buena solución de fluidificación.

Otra ventaja de este control electrónico comparado con las listas tradicionales es que permite almacenar toda la información y analizarla (número de asistentes, horas frecuentes de entrada, de salida, etc.).

Por ejemplo, en la Cumbre de Embajadores del Asian Development Bank, celebrada en Ifema en mayo, Grupo Desarrollanet controló a más de 3.000 visitantes por medio acreditación RFID.

Señalética efectiva
El organizador, que conoce el espacio como su casa, suele subestimar este problema: cuando uno entra en un espacio nuevo, está perdido y no quiere pasar mucho tiempo ubicándose. Solución: una señalética impecable de cada punto del recinto. La señalética tiene que ser funcional pero, además, por su evidente papel comunicativo es imagen del evento. Existen múltiples soluciones: pósters, lonas, carteles, pegatinas… para orientar de forma elegante y corporativa.

Vicente Verdú de Verdú Digital nos recuerda que la señalización en ferias y eventos es efímera y «se intenta realizar con los materiales más económicos» además de tener que producirse a menudo en 8-12 horas». Según él, se utilizan mucho las lonas de PVC impresas digitalmente, ya sean a doble cara para señalizar y colgar sobre techos en altura, como lonas de gran formato para publicitar los espacios y ferias del momento. También se utilizan mucho los cartones pluma y planchas de PVC impresas directamente con equipos de curado ultravioleta, «un gran avance productivo y tecnológico».

Y no olvides: la mejor manera de testear una señalética es poniendo a alguien que no conoce el evento y pedirle que se ubique…

El buen tipo de acreditaciones
¿Para qué sirve la acreditación? Es un objeto de imagen, de información, de control y sobre todo de contacto. Si vamos a un evento para conocer gente, mejor tener acreditaciones con el nombre muy visible, como es frecuente en EE.UU. (¡Los reyes del networking!). Evitemos la acreditación en Arial 12… Otra manera de fomentar el networking es poner en la acreditación una frase divertida que cada asistente elige. Una solución para «romper el hielo» que se aplicó en la entrega de los Premios eventoplus 2006, de la mano de Wow! y MCI.

La imagen también importa: «Elegir una acreditación acorde a un evento es en muchas ocasiones un dilema», según Pachi Martínez de Grupo Desarrollanet. Un buen diseño, una imagen del evento, un material elegante comunican mucho.

En cuanto a la seguridad, existen muchas opciones: incluir la foto, un código de barras, holograma de seguridad, chip, tintas ultravioleta y más. La acreditación permite aportar las máximas medidas de inviolabilidad, pero un gran número de elementos de seguridad «supondrá mayor coste y mayor lentitud en los tiempos precisos para la acreditación y el control en los accesos», explica Pachi Martínez.

A nivel de información, podemos disponer del programa del evento en la propia acreditación, «las acreditaciones desplegables de varios cuerpos son idea original de Soft Congres», nos aclara la empresa. Una solución además verde: la acreditación sustituye el plano del evento o el folleto de información.

¡Ameniza!
Si va a haber cola, ¡por lo menos que sea amena! Divertia Smile Company busca en estos casos soluciones que cumplan dos requisitos: distraer y divertir; «hacerles sentir únicos». Existen varios recursos, desde animaciones visuales e interactivas realizadas con personajes a acciones participativas. Divertia añade que «incluso los formatos audiovisuales como la emisión de vídeos o utilización de luz y sonido son adecuados». Se puede hacer todo pero nunca hay que olvidar que la amenización debe cumplir el objetivo, «no ser intrusivas; estar en la línea creada para el evento… Pero, sobre todo que sea acorde al público objetivo al que se dirige».

Divertia organizó la presentación del Martillo demoledor 16Kg. En la entrada del Estadio Santiago Bernabeu se aparcó un Hummer escoltado por agentes de seguridad ficticios. Al llegar, los 350 invitados ignoraban quién podía estar en el vehículo. Se acercaban a verlo, pero el personal de seguridad se lo impedía. Poco a poco los actores iban dirigiendo a los asistentes hacia el recinto permitiendo que la entrada fuese más fluida. Otro actor paparazzi, que fotografiaba a los invitados,  intentaba captar el interior del Hummer, mientras se recreaban situaciones de tensión entre el personal de seguridad y el fotógrafo. La acción permitió así crear expectación, entretener a los invitados y que la entrada al Bernabeu fuese fluida.

Por otra parte, para animar las colas en la entrada al Museo del Prado de Madrid, Escena Turística se sirvió de 30 actores caracterizados con vestuarios y peinados del s.XIX para amenizar las largas colas (150.000 personas, hasta 3 horas de espera). Los actores representaban a personajes que, por unos días, «salían» de los cuadros que más tarde disfrutarían los visitantes. Junto a los actores, un cuarteto de cuerda interpretaba piezas del s.XIX en la puerta principal del museo.

El pasado 30 de abril, el Pabellón Fontajau de Gerona acogió el 15º Concierto de Sant Jordi organizado por los 40 Principales. La acción principal del gran montaje realizado, de la mano de bsb eventos, fue la colocación de un particular DJ que, a la entrada del evento, era el responsable de realizar las mezclas de las canciones. Además, el merchandising, los juegos de luces, los focos, los altavoces gigantes y las pantallas panorámicas que reproducían los movimientos del DJ dejaban perplejo a un público que atraído por la música empezaba a bailar a ritmo de house hasta la apertura de puertas.

Acceso a personas con discapacidad
Hay tres puntos esenciales a tener en cuenta para el acceso de discapacitados, como nos explican desde PREDIF, Plataforma Representativa Estatal de Discapacitados Físicos. En primer lugar, tener un acceso adecuado a la información específica del evento para personas con discapacidad visual, incluyendo una web cumpliendo con las normas de la WAI (Web Accesibility Iniciative). En segundo lugar, disponer de una guía de accesibilidad, en la que se reflejen las ayudas disponibles. Por último, que el personal de atención al público tenga unos conocimientos en atención a personas con discapacidad; «a parte de los profesionales necesarios como el intérprete de signos en las conferencias, el personal de atención al público debe poder guiar a una persona con deficiencia visual o en silla de ruedas». PREDIF no olvida destacar la necesidad de habilitar una zona del mostrador para personas de baja estatura, en silla de ruedas o con problemas auditivos.

Soluciones para desbloquear
Llegan de repente 250 personas y se ve venir el colapso. Una opción es tener previsto unos ordenadores que permitan que los asistentes entren sus datos ellos mismos antes de pasar por el mostrador donde recogerán su acreditación (se solucionan las colas porque el personal de la entrada sólo tiene que recoger las acreditaciones, y no entrar datos). Incluso se puede poner ordenadores equipados con impresora y materiales – y los asistentes sacan su propia acreditación.

En todo caso, tenemos que tener prevista la posibilidad de poder recibir más gente en caso de «hora punta», sean ordenadores adicionales o, de forma menos tecnológica… ¡Más personal!

¿Quién decide?
Hace unos años, Ritz Carlton hizo ruido al dar a su «primera línea» el derecho de compensar a un cliente descontento sin tener que consultar a su jerarquía. Saber quién puede tomar qué decisión es esencial para que todo sea fluido. Es preciso pensar en los casos que se pueden producir e indicar al personal de control qué pueden hacer, y para qué temas hay que consultar con una persona de organización. ¿Un invitado viene acompañado sin haber avisado?, ¿con dos?, ¿sin su invitación?, etc. Prevé los casos posibles y haz que cada uno sepa lo que tiene que hacer. Y siempre que esté alguien de la organización a mano, claro.

¡Gestiona los descontentos!
¿Siempre hay descontentos? Sí. La directora de Congresos de Planner Media, Violeta Álvarez, nos explica que, se haga lo que se haga, siempre existen «quejas». Por ejemplo, un tema de descontento es la asistencia a talleres con inscripción previa en los cuales «la gente asiste sin estar inscrita y se quedan sin poder entrar los que sí lo estaban previamente».

Una clave en caso de descontentos es… ¡Aislarlos! Un descontento bloquea la cola, pone a todo el mundo nervioso, puede hacer ruido… La mejor solución es colocarle aparte, en un sitio en el cual podrá desahogarse y sobre todo dejar al resto de invitados tranquilos. Y como opina Violeta Alvárez, la experiencia es un grado y la mano izquierda lo que más funciona.