10 ideas sobre sostenibilidad en eventos este 2023

En el encuentro de agencias han participado: Acciona Cultura, SOMOS Experiences, Externa Marketing & Events, Omnitel, CWT Meetings & Events, Bioevents, Inusual Events, Eferson, Eventarte y ONE BRAND LAB.

En el encuentro de empresas de producción han participado: Workout Events, Atrezza, Hands for Even ts, Tridente Image Builders, Crimons, Comunicart, Idiliq, Box Naranja, VICO.

1-Entre greenwashing y punto de inflexión

La observación de la sociedad (y cada vez más de las disposiciones legales a nivel EU) apunta a una intensificación de la preocupación medioambiental. ¿Y en eventos? Como te contábamos en nuestro estudio de mercado y como nos confirman agencias y empresas de producción, nos encontramos ante un crecimiento claro de la sostenibilidad que en muchos casos puntúa en concursos, más que ser un requisito absoluto. Empieza el cambio, pero cuidado, no es un requisito fundamental todavía. “Les preocupa mucho más que el mensaje o la asistencia funcionen”. “A nivel global las empresas sí están poniéndose las pilas en sostenibilidad, pero en eventos todavía no es su foco principal”. Aplicar la sostenibilidad en algo tan ´excepcional` y siempre a medida como son los eventos, resulta complicado, así que a menudo se trata más de ´hacer algo`, de mostrar que tienes en cuenta este criterio, que de ser holísticos, como estamos viendo.

2-Cuesta entender, analizar y optimizar el impacto completo del evento

Parece que todavía somos muy parciales, porque no se hacen apenas eventos con un análisis completo sobre la sostenibilidad. Solo hace falta ver nuestra sección de casos donde los eventos “sostenibles” que publicamos suelen centrarse en dos o tres aspectos, entre ellos, casi siempre la medición y compensación de CO2. Por ende, tampoco se llevan a cabo muchos informes donde se analiza todo: “el cliente casi no lo pide”. Aunque nos comentan que “en cualquier momento lo pedirán de hoy para mañana” y algunas agencias y empresas de producción ya se están preparando y creando herramientas y metodologías de análisis pre y post evento en las que tocan muchísimas variables sostenibles.

3-El CO2 podría ser el principal foco

Como te contábamos al inicio, The Economist señala la generación de CO2 como la urgencia absoluta y en el sector de eventos, podría ser un objetivo y un indicador central. ¿Por qué motivo? Según Acciona, por dos motivos: uno, porque el concepto es tangible y el cliente lo ve, lo entiende; y dos, “porque además te lleva a cumplir otros objetivos por el camino, tendrás que reducir el transporte, apostar por alimentos de km0, tener empleados locales…”. El CO2 podría ser un indicador que integra casi todo el resto.

Cada vez surgen más ideas para medir y compensar el CO2, algunas incluso implicando a los asistentes como esta.

4-Compromisos sencillos y muy concretos

La complejidad podría ser el enemigo, puesto que la sostenibilidad tiene mil dimensiones, por eso agencias y empresas de producción también apuestan por compromisos relativamente sencillos, muy claros y medibles. ¿Algunos ejemplos? Externa Marketing & Events (además del tema de CO2) dona siempre el 1% del coste del evento a una ONG y trabaja con una empresa independiente de gestión de residuos que acude con sus propios vehículos y les entrega un informe sobre la recogida (tipos de materiales y cuánto se va a reciclar). En Eferson tienen una partida de ´gestión responsable de residuos` que le pasan siempre al cliente. Crimons tiene el reto de reducir un 20% sus consumibles este año.Bioevents trabaja sistemáticamente con proveedores de centros especiales de empleo. Y por poner un ejemplo europeo: la agencia alemana Vokdams ofrece sistemáticamente a sus clientes un catering vegano/vegetariano, cuyo impacto en agua y CO2 es mucho menor que la carne.

5-¿Varios eventos pequeños o no un megaevento?

Hace tiempo un análisis científico de la publicación Nature explicaba detalladamente el impacto de un evento. Decía que, si muchas dimensiones de un evento impactan en el planeta, hay un (triste) ganador por goleada: el transporte para ir hasta el evento. En este sentido empezamos a ver ejemplos que huyen del “medir y compensar” y deciden directamente “no generar”.

Eferson nos comentaba el caso de una compañía farmacéutica que prefirió realizar cuatro eventos de 300 personas en lugar de uno con 1200 personas “por su plan de sostenibilidad centrado en CO2, querían reducir números de desplazamiento, además de reutilizar materiales…”. De hecho, el estudio de Nature aconseja eventos multi-sede considerándolos “una forma de mantener la dimensión social sin requerir al transporte aéreo”.

6-Opciones creativas, evitando afectar mucho a la experiencia

Si la complejidad es el enemigo, la creatividad es tu aliada. Nos lo comentaban las agencias: “hay posibilidades, solo hay que buscarlas, con creatividad se pueden hacer mil cosas y mejorar en términos de sostenibilidad sin terminar afectando mucho a la experiencia de los asistentes”. Eso sí, siempre con coherencia. No regales lápices con semillas de pino para que las planten los asistentes cuando la sede del evento está en un olivar. Tampoco hagas un cartón pluma para explicar que el catering del evento es sostenible (cuando lo puedes comentar a viva voz).

Muchos detalles fácilmente se pueden cambiar. También se podrían regular mejor los tiempos de montaje, que el mobiliario sea lo último en colocar y que no haya tanta necesidad de taparlo con plástico para que no se manche con la pintura en una feria, por ejemplo (algunos nos comentan que están empleando plástico reciclado).

7-Oportunidad de los centros especiales de empleo

Bioevents, por ejemplo, nos contaba que trabajan siempre que es posible con proveedores de centros especiales de empleo. Pero… ¿en general cuánto valoran esto las agencias y los clientes? ¿Está despegando en peticiones? La realidad, como nos explican empresas de personal (Hands for Events, Workout) es que se solicita muy poco. Quizás porque creen que el trabajo puede ser un poco limitado, porque los empleados no podrían trabajar tantas horas seguidas… “El cliente casi nunca lo quiere pagar”. Sin embargo, es toda una oportunidad: como sabrás, en eventos se genera muchísimo empleo y los eventos pueden funcionar como las herramientas perfectas para fomentar la integración de ciertos colectivos.

Otra dimensión de la sostenibilidad es simplemente cuidar al personal, preocuparse por sus condiciones de trabajo (agua, comida, descanso…). Será tu mejor inversión, porque como nos comentan “se integrarán más con el cliente, rendirán más, querrán repetir para otros eventos…”.

8-Faltan fabricantes y concienciación en España

Somos un país maravilloso de eventos, pero parece que nos falta cultura sostenible arraigada. Vemos casos aislados que se dan al trabajar para ciertas marcas muy concienciadas (como Turespaña o Pernod Ricard), pero no son la mayoría, al contrario que en otros países europeos. Idiliq nos comentaba que en Francia más de la mitad de las agencias y los clientes exigen listados de proveedores y sus acciones sostenibles para tener donde escoger.
Paco Garrido, CEO de Tridente y presidente de ON-GO!, que acaba de volver de EuroShop (feria internacional de retail en Alemania), destaca todos los nuevos materiales sostenibles que allí ha podido conocer. En España quizás vamos un poco por detrás y, aunque el porcentaje de reutilización con sistemas reconfigurables está creciendo, todavía hay muchos materiales que no se fabrican en España y otros, a veces, son difíciles de sustituir como el film.

9-Certificaciones ¿sí o no?

Todas las agencias dicen acogerse a certificaciones si el cliente lo pide. Algunas de las certificaciones más comunes son Eventsost, ISO20121, Biosphere… Es un tema complejo, con a veces procesos muy exigentes, pero que valen la pena: “estar certificados no significa ser más sostenibles, lo que sí pueden ayudar es a ser más organizados, a medir, a analizar… sabiendo que tienes revisiones anuales”. No te preocupes porque también repasaremos las diferentes soluciones de certificación, su coste y complejidad en el próximo número de eventos Magazine.

10-Los eventos como arma de sensibilización

Tenemos una oportunidad perdida aquí: agencias y empresas de producción nos comentan que “la sostenibilidad se queda en cliente/agencia y se hacen pocas cosas de cara a sensibilizar a los asistentes”. Sin embargo, podríamos ser un gran agente de cambio como herramienta de sensibilización, comunicando en el propio evento lo que se ha hecho a nivel sostenibilidad.

¿Un ejemplo? Bioevents nos contaba un congreso donde los asistentes votaban durante el evento el proyecto de compensación de CO2 que se llevaría a cabo. En definitiva, una buena forma de que los asistentes conozcan más sobre el tema y se impliquen, pues de su voto depende el resultado final.