10 herramientas tecnológicas para eventos que darán que hablar

CadmiumCB: de una app para tomar notas y compartir presentaciones, ha ido evolucionando a un verdadero “todo incluido” a la hora de organizar un congreso o reunión. Ofrece distintos módulos que se pueden integrar y combinar entre sí para tener en una misma herramienta desde una app o web del evento, gestionar los abstracts al congreso, gestionar datos de ponentes, asistentes y expositores, hasta lanzar encuestas o certificaciones post-evento y generar contenidos en formato video, archivos de audio, etc.

EventCollab: los círculos de Google+ llevados a una herramienta de project management en la nube para eventos, integrada con Google y que permite volcar los contactos, el calendario, Google Drive, etc. Los círculos se forman con colaboradores que tienen permiso para compartir documentos, gestionar tareas, chatear entre sí, mandarse mails, además de visualizar y actualizar el timeline de cada proyecto. El interface permite visualizar todos los eventos en los que estamos trabajando y en cada uno de ellos se ven claramente los círculos (equipos de trabajo y colaboradores) que lo forman y cada uno con sus documentos y los proyectos en los que están trabajando. El adiós a las enormes carpetas llenas de papeles y documentos encima de nuestra mesa de trabajo. 

EventGeek: otra plataforma colaborativa para la gestión de principio a fin de eventos, en versión web y también app. Se pueden integrar herramientas como Eventbrite, Twitter o Salesforce para poder comparar el impacto del evento a través de estas fuentes y hacer una comparativa del ROI de cada evento. Como la anterior es customizable según las funcionalidades que se necesiten, incluyendo módulos para la gestión de checklists, timings de tareas y entregas, seguimiento de presupuestos, gestión de viajes y ROI. 

Fly Another Day: pasamos de herramientas “todo en uno” a una solución sencilla, pero que más de uno hubiéramos querido tener antes de encontrarnos con que nuestro evento coincidía con una gran feria en la ciudad y la disponibilidad de alojamiento escasea y los precios están por las nubes. Esto es lo que ofrece Fly Another Day, un motor de búsqueda que tira de calendario para mostrarnos dónde y cuándo montar nuestro evento para que no coincida con festivos, grandes eventos, citas deportivas, ferias, huelgas o elecciones. Event planner previsor siempre vale por dos… 

Grip: inteligencia artificial para facilitar el networking. Puede sonar frío que interactuemos en un evento con otros asistentes gracias a la combinación de algoritmos, pero esta app integra los perfiles de Facebook y Linkedin y crea una especie de Tinder profesional, con comunidades alrededor de distintos eventos. El usuario solo tiene que navegar por la app, meterse en las comunidades de los distintos eventos activos y si encuentra a alguien de su interés y hay ‘match’ mutuo, pues ya están conectados para interactuar y facilitar el contacto en persona cuando se celebre el evento. Una manera simple de saber quién asistirá al evento, quién te interesa conocer, hacérselo saber, y si eres correspondido materializar la cita -en términos profesionales, claro- durante el evento. 

Groupize, Inc: no todos en una empresa son event planners, pero sí muchos deben organizar reuniones y pequeños eventos más a menudo de lo que les gustaría. Esta herramienta está pensada para assistants, equipos de ventas, secretarias o perfiles administrativos que se topan con la gestión de un evento y necesitan una ayuda extra a la hora de organizarse. A través de la app o web podrán gestionar reuniones pequeñas, tramitar el alojamiento en los hoteles preferentes de la compañía, reservarlos, gestionar los servicios según compliance interno y visualizando el presupuesto de cada reunión y gestionando la facturación y firma de órdenes de pago y servicios con los proveedores implicados. 

GruupMeet: una herramienta móvil que permite gestionar las comunicaciones y mensajes con nuestro asistente, tener actualizado los cambios de cada uno de ellos y adaptar los servicios del evento en consonancia (vuelos, traslados, llegada al hotel, etc). Una gran ventaja está en que el invitado no necesita instalarse o bajarse ninguna app en su móvil, las alertas llegan por mensaje de texto. 

Green Hat People: se trata de una plataforma para crear workshops y sesiones gamificadas, juegos o ‘serious play’ en el entono de reuniones y eventos profesionales. La herramienta permite crear debates, facilita que los asistentes propongan ideas, favorece la co-creación, soluciones y conocimientos de una forma entretenida, creativa y formativa.  

Shoflo: en este caso estamos ante una herramienta de gestión técnica y de producción de un evento, donde recoger los proyectos, consultar las hojas de planificación de tareas, montajes, actualización de la escaleta del evento, añadir elementos a la misma, etc. Todo desde una misma herramienta que se actualiza a la vez en cualquier dispositivo y que está disponible para cualquier miembro del equipo de producción con permiso para consultar o editar la información.

Visionteractive: propone, a través de las redes sociales y contenido digital viralizar el evento o la acción física mediante photo booths o máquinas expendedoras. La idea es interactuar con el asistente de una forma divertida a través de las redes sociales dentro del propio evento. Para ello ofrecen herramientas como el Presstagram (una impresora de las fotos de Instagram del usuario que se hayan etiquetado con el hashtag del evento); SocialMat o SocialBreak, máquinas expendedoras de merchandising o incluso bebidas que funcionan a golpe de tweet en el evento; o incluso cargadores para móviles que funcionan a base de tweets. Una forma de asegurarse la participación del asistente contando el evento en el que está a través de sus perfiles sociales, a cambio de un contenido atractivo o de utilidad. 

Conoceremos al ganador de estos premios, considerados como el galardón más importante de tecnología para el sector de eventos y reuniones, el próximo 30 de noviembre durante la celebración de ibtm world 2016.