10 consejos para gestionar la prensa en el sector meetings & events

1. ¡Llama a los medios! O por lo menos analízalos. Siempre pensamos que los vamos a molestar, pero en meetings & events, los dos medios presentes a esta sesión lo vimos igual: sin acosar, es bueno llamar a los medios, preguntar su línea editorial, los temas de interés o los que tratarán en su planificación editorial en los próximos meses… Es un favor que les hacéis, y os harán mucho más relevantes en el contenido que les enviáis. Algunos medios os enviarán a pasear, pero muchos podrán deciros en una breve conversación los temas que les interesan. Y si no quieres o puedes llamar, por lo menos analiza su contenido, y deduce lo que les interesa publicar.

2. Personaliza el contenido en consecuencia. Sentimos la obviedad, pero el contenido tiene que adaptarse a lo que quiere el medio. La estrategia de lanzar la misma nota de prensa a 500 medios es poco acertada (¡y es la más común!). Piensa que casi nunca una nota de prensa pensada para un medio generalista será interesante para un medio de eventos, que es una herramienta de mejora profesional, y no de información general o económica.

3. Si tomas una agencia, asegúrate de que entiende de nuestro sector. Cuidado con la gente de prensa generalista, que suele entender bastante mal las especificidades de nuestro sector. Como mínimo, pídeles una versión del contenido específico para medios de meetings & events, y revísala con ellos.

4. Relaciona tu contenido con tendencias. A medios les suele encantar lo que es tendencia. Así que busca poner los contenidos en relación con las tendencias del mercado (¿has leído nuestro estudio de mercado 2016?) y muestra cómo el evento tuyo, o tu noticia encaja en un cambio más completo del sector de meetings & events, o incluso de la sociedad en general. Un hotel que revisa su carta no tiene mucha relevancia; un hotel que adapta su carta a la tendencia actual de wellness, toma más relevancia. (cuidado con no hacer todo como los otros, como puede pasar con las cosas que son tendencia, lo cual haría que tu contenido fuera mucho menos relevante). Por ejemplo cuidado: nos vamos cansando de Master Chef…

5. … y busca otros contenidos profesionales relevantes. Los case studies de eventos siempre interesan, los contenidos relacionados con estrategias del sagrado cliente final también. Y de forma más específica, todo lo que es aprendizaje sobre un aspecto complejo del trabajo del organizador, será valorado. Propón aportarles aprendizajes sobre los retos de montaje del evento, o sobre la gestión de la comunicación del evento. Algo que aporte valor profesional, porque hablamos de prensa profesional.

6. Sé realista. Recibimos muchas notas de prensa que gritan lo bueno que es la empresa o agencia, lo increíble que ha sido el evento… pero sin concretar mucho la noticia y por qué es relevante. Piensa que los medios tienen un instinto para filtrar los superlativos, o incluso desconfiar de contenidos demasiado promocionales. Sé lo más factual posible. Y si destacas algo que ha sido un reto, o mejor aún, un aprendizaje sobre lo que haríais de otra forma, serás más interesante y más creíble. A ver si te atreves…

7. Consulta con tu asociación. Las asociaciones a veces ayudan en la gestión de la prensa. Por ejemplo ICCA ofrece a sus miembros una BBDD de medios internacionales de nuestro sector.

8. Llama para seguir publicación. Los medios reciben cientos de notas de prensa, y muchas pueden leerse de forma un poco rápida. Tu llamada para saber si han recibido la tuya podrá molestar a veces pero es un riesgo a tomar. Si tienen poco tiempo (lo tendrán), envía la nota 5 minutos antes de llamar para que la tengan a mano. Proponles en 30 segundos recordarles lo interesante de tu noticia. Y molestarás a algunos pero mejorarás tus posibilidades de salir publicado.

9. Y por Dios, ¡que las declaraciones tengan algo de interés! Sabemos que el director de la empresa está orgullo de la noticia que envías. Sabemos que tu empresa apuesta por el buen hacer. Sabemos que el director piensa que el nuevo responsable comercial es la mejor persona para el puesto. Así que no pongas una declaración del tipo «Estamos muy orgullosos de abrir nuestra oficina en Sevilla, que fortalece nuestra apuesta por la excelencia». Si hay una declaración, que aporte algo, please…

10. Analiza la calidad de los medios. Hey muchos medios pero solo te interesan los buenos. ¿Cómo identificarlos? Que no publiquen notas de prensa sin editar o completarlas, que no publiquen contenido promocional, que su contenido sea realmente interesante y formativo, que no condicionen publicación a contratación de publicidad, y simplemente, que te aporten, como lector, información que te interesen.

En Grupo eventoplus, buscamos todo esto (a qué esperas que nos envias tus novedades a noticias@eventoplus.com), y estaremos encantados de ver con vosotros qué contenido relevante tenéis. Nos interesan los nombramientos, los espacios nuevos o renovados, los nuevos servicios, las nuevas delegaciones de la empresa, los case studies de eventos, las iniciativas sostenibles, los formatos nuevos (meeting design), y muchas más cosas. Y un recordatorio: nunca cobramos la publicación, ni la condicionamos a contratación de publicidad. ¿Nuestra estrategia? Tener el mejor contenido, seleccionando el contenido bajo criterios puramente editoriales y no comerciales, por nuestro temido equipo editorial… y así tener la mejor audiencia; y poder ofrecer esta audiencia a anunciantes que, cuando toman un anuncio en nuestros medios, pueden comunicar su mensaje de forma visual, atractiva, impactante, a la mejor audiencia de profesionales. ¿Claro, no?