«Into the heart of meetings», de Eric de Groot & Mike Van der Vijver

Ya sabíamos (gracias a Maarten Vanneste y su manifesto «Meeting Architecture» por abrirnos los ojos) que estamos en una industria que a menudo se deja cegar y olvida su verdadero objetivo.

Maarten denunciaba que la dimensión «logística + hospitalidad» llegaba a ocupar todo el tiempo, interés, presupuesto de nuestro sector y que su verdadera función (comunicar, motivar, etc.) se perdía.

Tener un buen hotel y montar una cena de gala espectacular se había vuelto más importante que el hecho de comunicar un mensaje de forma efectiva.

El envoltorio más importante que el contenido.

Ahora, ¿qué tenemos que cambiar exactamente? Maarten explicaba la necesidad de toda una nueva ciencia, pero no la desarrollaba.

Good news: esta ciencia ha nacido y se llama «meeting design». Y ahora tiene su Biblia.

Un libro serio y con un diseño extremadamente sobrio (algo poco habitual en un libro sobre la buena comunicación) pero que sienta las bases de una verdadera revolución en nuestra forma de concebir eventos.

Los objetivos del evento entran según los autores en seis posibles campos: aprendizaje, motivación, networking, toma de decisiones, alineamiento, rituales.

Si queremos cumplir estos objetivos, tenemos que dejar de ser esclavos de la hospitalidad y aplicar principios de meeting design, que los autores explican de forma absolutamente transparente.

Muchos estudios de casos, diálogos que explican la resistencia del cliente y cómo se puede argumentar… y al final la explicación de muchos eventos en los que se ha innovado con sentido.

El libro analiza una serie de cosas poco hechas en eventos hoy.

Primero un brief completo que analiza las necesidades de la empresa, la situación de los participantes, sus expectativas…

Provocativos, los autores presentan un brief que no tiene nada que enviar a los briefs que hoy en día reciben las agencias. Y preguntan: ¿podemos trabajar con esto? Pues no…

Esto da pie a una explicación de cómo tenemos que repensar la información de base que se da al organizador, volver a poner al asistente, al resultado esperado, a lo que tiene que pasar después del evento, en el centro del proceso de trabajo.

Nos recuerdan la importancia de la participación, con técnicas para conseguir que el conocimiento fluya entre participantes (la famosa «wisdom of crowds»).

Nos explican cómo aprender del teatro para gestionar el timing del evento y saber cuándo y cómo poner los mensajes importantes.

Transforman una presentación de 45 minutos en otra de nueve con diálogo.

Transforman al asistente en un verdadero actor del evento.

Nos recuerdan la importancia del entorno, de cómo la forma de sentar a los asistentes, de la luz, la temperatura… condicionan el resultado.

Sobre todo, este magnífico libro enseña cómo salir de la inercia y obsesionarse con el objetivo. Podría ser tu lectura más importante del año.