EVENTOS MULTITUDINARIOS: 10 Causas Comunes y un solo Pensamiento

Parece que en los últimos años me llegan propuestas más apasionantes en este sentido. Comenzamos con la creación del Día Solidario de las Empresas. Es una jornada de Voluntariado Corporativo, organizada por Cooperación Internacional ONG y el Grupo Antena 3, que pretende poner en contacto a las empresas y sus empleados con las asociaciones que se dedican a ayudar a los más necesitados. Se lleva a cabo en 6 ciudades a la vez: Madrid, Bilbao, Valencia, Sevilla, Zaragoza y, este año en su sexta edición, participará por primera vez Barcelona. Cada año se suele contar con más de 30 empresas distintas y un total de más de 800 voluntarios. En sus 5 primeras ediciones han sido más de 4.000 personas los beneficiarios directos de esta ayuda.

El año pasado, fue la Jornada Mundial de la Juventud, JMJ Madrid 2011. Durante medio año nos encargamos en formar (en trabajo en equipo y gestión de eventos), motivar y coordinar a unos 5.000 voluntarios que se hicieron cargo de los más de 300 actos culturales que durante una semana se celebraron por cada rincón de Madrid. Más de un millón de personas, visitaron los mismos.

Ya parecía que todo estaba más tranquilo cuando nos han solicitado una importante colaboración en la FIESTA DE LA BICICLETA de Madrid, donde cada año participan unas 50.000 personas recorriendo en bicicleta sus principales calles. Es un clásico de nuestra capital, organizado por CADENA 100, que está celebrando su treinta y cuatro edición.

Y uniendo entre sí estos tres eventos, hay varias causas que he detectado son comunes a todos ellos:

1.- Objetivos: El tener una causa común. Tener claros los objetivos desde un inicio es indispensable, tiene que ser el hilo conductor de todo lo que realicemos. Esto ayuda enormemente a ser creativos y así poder dar el máximo esfuerzo y valor al evento.

2.- Los Voluntarios: Todos estos eventos están cuidados por voluntarios y sin ellos no sería posible llegar a realizarlos. Que un evento sea cuidado por personas que dan su tiempo a cambio de una causa, hace que la causa sea lo más importante, algo que les recompense personalmente su labor. Debemos atender mucho a estas personas, formarlas previamente y sobre todo cuidar la causa por la que están con nosotros.

3.- La Comunicación Interna: Al crearse un equipo de personas de diferentes empresas, la buena comunicación interna es vital. Cada reunión es un reto por comunicarnos y buscar la suma de todos. No hay tiempo para luchas internas, ni protagonismos, así que cuando esto surge, que surge, hay que solucionarlo inmediatamente.

4.- Valores: ¡Qué importante es tener identificados los valores principales de cada uno de estos eventos! Ellos son el camino para lograr y vincular los diferentes objetivos.

5.- Medios de Comunicación: Estos eventos son de gran repercusión mediática, donde el éxito está en que los verdaderos protagonistas sean los participantes.

6.- Planificación: Es esencial seguir un timing bastante riguroso. Este es el único camino para alcanzar los objetivos.

7.- Los Pequeños Detalles: La importancia del cuidado de los pequeños detalles, la planificación sobre el terreno, hace que luego se beneficien de este trabajo miles de personas; eso siempre debe de estar en nuestras cabezas.

8.- La Confianza: La calidad humana de todas las partes implicadas, el conocernos, el compartir juntos muchas horas. El tener una causa común es imprescindible para limar asperezas y limitar los orgullos.

9.- Los Patrocinadores: Saber ofrecerles lo que ellos necesitan y vincular sus marcas con los objetivos del evento.

10.- El Reconocimiento: El respeto hacia todas las partes, los colaboradores, proveedores, medios… saber reconocer la importante labor, por pequeña que sea, de todas las partes implicadas.

Y un solo pensamiento: El hacer felices a miles de personas es una gestión apasionante que debe de estar presente en cada uno de nuestros pensamientos.

Post publicado en El Blog de Los Eventos el día 26 de junio de 2012