Evolución no: ¡Revolución!

No suelo hablar de eventoplus aquí… voilà una excepción, con esta verdadera explicación personal de un cambio de eventoplus que creo que interesará a cualquier profesional de eventos.

Hablamos de innovación todo el día, los clientes piden nuevos formatos (en primicia, es una de las grandes demandas de clientes en nuestro estudio de mercado 2012 que sale dentro de una semanita), pero los eventos y las ferias se siguen, parecidos a un verdadero Día de la Marmota (la mejor película de la historia, the very best, según el cinéfilo Mister Mottard).

En serio: hablamos de innovación pero la edición «n+1» de un evento siempre se parece a su edición «n», y a cualquier otro evento del mismo tipo. Y lo mismo podemos decir de las ferias, quizás EL campo de nuestro sector del cual más se dice «el modelo tradicional no va, hay que innovar».

Y aquí estamos: sin sustancias ilegales, hemos decidido hace poco revolucionar el formato ferial. ¿Qué hemos observado?

1. La feria quiere vender metros cuadrados y se obsesiona por llenar un gran pabellón… pero los expositores compran contactos, una audiencia, oportunidades de negocio. No compran metros cuadrados (en gran mayoría). Este decalaje entre lo que busca el cliente y lo que vende el proveedor es un problema.

2. Participar en ferias cuesta un pastón. ¿Por qué una empresa no puede estar en una feria por 1.500 euros? Y obviamente, la gran empresa que quiere demostrar potencia y solvencia o montar un hospitality chulo tomará un espacio grande… pero la variedad de expositores es vital para que el comprador esté interesado.

3. El visitante encuentra gallineros, stands estáticos, pero lo que busca es inspiración, conocimiento, soluciones… casi formación. «La feria tiene que ser un foro en el cual los clientes aprenden a utilizar las soluciones de los proveedores y ven cómo éstas les ayudan a vender más, gastar menos» (y a deslubrar, podemos decir en nuestro caso), me decía hace poco Miquel Fortuny de SoftCongres. Hay que reconcebir la feria como una olla de conocimiento y conexiones.

4. La feria pretende crear contactos comerciales, pero ¿cómo lo hace? Algunas obligan a los compradores a sentarse con los proveedores (modelo hosted buyer, un poco violento pero que funciona bien), pero la mayoría de las ferias dejan que clientes y expositores se encuentren, siguiendo momentos incómodos, cierta timidez del expositor, un comprador que teme acercarse demasiado del stand y ser «tragado»… en fin, un baile de seducción un tanto ridículo y generalmente poco efectivo.

En mi opinión, la feria tiene que reconcebirse:
– permitiendo a la gente que no quiere muchos m2, que participe con muy poco espacio y poco coste, si lo desean.
– concibiendo la feria como un foro de conocimiento y conexiones. Una feria no son 200 expositores: son 200 expertos, 200 soluciones, 200 experiencias que pueden beneficiar a unos miles de visitantes. Pero no con stands-gallineros se consigue esto.
– facilitando el contacto. Si sé que tal expositor me explicará cómo ahorrar en mi proceso de registro online, tendré más motivo para verle con ganas que si solo veo un tío encerrado entre 3 paredes, sin información sobre lo que me puede aportar.

¿CÓMO HEMOS REPENSADO EVENTO DAYS?

1. Si hablamos de un foro de conocimiento, tenemos que sectorizar la feria. Más que un gran mercadillo en el cual el hotel está al lado de la empresa de decoración, la feria se tiene que dividir en una serie de zonas. Y que cada zona (o casi) tenga su zona, su espacio de formación sobre sus propios temas, sus expositores (y muchos, como veremos en el punto 2), su folleto que explica las novedades de esta zona, su experto para guiar a los visitantes, su boletín pre-feria específico. ¿Buscas lo último en audiovisuales? En un punto encontrarás los proveedores y conocimientos necesarios.

Y cada zona tendrá lo que necesita: servicios técnicos requieren un showcase de las mejores soluciones, decoración necesita un espacio grande y abierto donde enseñar sus soluciones y estructuras, actividades y outdoor necesita un espacio abierto con salida a una zona de pruebas (quién quiere montar un circuito?), catering necesita degustaciones (a gente seleccionada como siendo compradores, por tanto con control de acceso), business travel necesita formación y networking sectorial… Cada sector tiene que tener su zona a medida.

2. Que todos puedan participar, como lo deseen. ¿Alguien quiere presentar sus servicios pero no tener un espacio permanente? Podemos programar una sesión suya; no le obligaremos a tomar metros cuadrados. O le propondremos una mesa y dos sillas para que tenga un puesto básico y muy económico (un poco raro no tener punto de base para hacer contactos). ¿Alguien quiere presentarse como cool y crear relaciones de forma distendida? El bar será suyo para esponsorizar. Las modalidades se abren mucho, con la idea de que todos puedan participar como lo deseen.

3. Punto de encuentro. Una feria son dos días de celebración y encuentro de todo un sector. La feria se concebirá con una gran zona «Meeting point», adjunto a la zona de formación y en el cual combinaremos un bar con una zona chill-out. «Nos vemos en evento Days» tiene que ser el motto de los profesionales de eventos durante estos dos días.

4. Nueva implicación de las asociaciones. Siempre han sido parte importante de evento Days pero con una implicación insuficiente. Dar 9m2 estáticos a una asociación, como se ve en todas las ferias, y ver cómo una azafata se aburre dando folletos, es poco adecuado. Impliquémoslas en el programa formativo, ofrezcamos que monten algo para sus miembros. La asociación es una entidad viva, un foro de conocimiento… ¡que no podemos encasillar en 9m2!

5. Nuevos formatos en marcha. Hace años que hablamos de Pecha Kutcha y otros formatos nuevos de comunicación o networking. ¿evento Days no tiene que ser el sitio donde ponerlos en práctica? Tenemos que «walk the talk» y poner en práctica lo que muchos predican en eventos.

6. Animando (¡insistiendo!) a los expositores a hacer algo. Está claro: el expositor que se queda detrás de su mostrador mirando su iPhone tiene una feria menos exitosa que el que monta un cóctel. Guiaremos, asesoraremos a los expositores para que hagan algo que les aporte más contactos: ¿un cóctel? ¿una sesión de formación? ¿una demo de sus servicios? ¿una oferta especial en la feria? Hay mil cosas que pueden hacer… y que traen más contactos

En fin, realizar todo esto será trabajito, pero no nos asusta. Saldremos del día de la marmota, ¡y esto dará un evento espectacular! Con este formato perfecto, nos ponemos a comunicar, desde eventoplus, con nuestros media partners, en colaboración con asociaciones… Tendremos un evento Days grandísimo. 4-5 de julio en ifema, www.eventodays.com.