Consejos de Telefónica para organizar eventos a distancia

Álvaro Escobar, Responsable de Eventos B2B en Telefónica España, lo comentaba en el primer webinar organizado por eventoplus sobre la visión de los event managers corporativos. “Estamos estudiando fórmulas de hacer eventos online y ver cómo evolucionan. Es una posibilidad, pero para eventos con grandes clientes, la comunicación presencial es la mejor vía”, aseguraba. No cabe duda, nada supone la misma efectividad que el face to face, pero no por eso hay que dejar de ponerse las pilas en intentar aprovechar cualquier formato y conseguir explotar sus posibilidades.

En Telefónica para su encuentro de distribuidores 2020 decidieron escoger uno de sus platós como venue tomando así un formato de programa de televisión, el más de moda. No es la primera vez que el formato televisivo se enlaza con los eventos, pero en estos momentos son el boom del sector. Sin embargo, es cierto que no todos cuentan con una productora en casa. En este caso de Telefónica, su propia productora se encargó de toda la producción de diseño técnico y audiovisual. El objetivo del evento nos explican era informar y actualizar sobre novedades a distribuidores quienes pudieron seguirlo en streaming en una landing page. Noemí de Miguel fue la presentadora elegida, a la que acompañaron cuatro ponentes más presencialmente siguiendo las medidas de seguridad sanitaria: mascarillas, gel hidroalcóholico, distancia de seguridad, limpieza exhaustiva… A continuación, el making off del evento:

Los consejos de Telefónica

¿Cómo conseguir capturar y manejar la atención de los distribuidores a distancia, gestionar el tiempo, los puntos de ritmo? Javier Torrijos Mirasierra, responsable de Producción Branded Content, admite: “conseguimos dar dinamismo y capturar la atención de los que están en casa porque es el formato que controlamos en nuestros programas de tv”. Bajo su experiencia comparten estos consejos:

• Trabajar y asegurar previamente el contenido. Desde Telefónica nos cuentan que es necesario tener muy claro qué se quiere comunicar  y a quién, determinando el tipo de público. “Hay que trabajar mucho tiempo antes justamente lo que se va a decir, tener un guión primero mental y ya ir pensando que imágenes o recursos podrían surgir de esas ideas”. Nos explican que en los eventos online se chequea mucho más desde el minuto la posible reiteración que pueda darse entre ponentes o personas que intervengan para intentar solucionarla ya desde el principio y que no resulte repetitivo y aburrido. Su regla: “una idea principal por ponente y muy al grano”.
• Mostrar el contenido de manera dinámica. “Lo normal en un evento físico es el power point de apoyo, en online eso no vale, para mantener la atención tiene que ser dinámico” nos comentaba Javier. Aquí entra un trabajo de producción, realización e imagen. Cámaras, iluminadores, técnicos, realizadores…todos a una. Recomiendan sustituir el power point por otros elementos gráficos: carteles con titulares destacando a doble ventana, márgenes de apoyo… “La clave está en recrear visualmente y con sonido todo lo que se está hablando y que sea muy variado y cambiante, por ejemplo, hacemos muchos grafismos de mensajes que se quieren destacar, buscamos buenas imágenes para las pantallas de fondo e intercalamos vídeos breves”.
• Hacer uso de todo el venue/plató y sus posibilidades técnicas. Desde Telefónica consideran también fundamental explotar las posibilidades técnicas del espacio y hacer uso especial del tiro de cámara, pantalla más grande, más pequeña…no quedarnos en una sola vista ni en un solo escenario. En este sentido, en sus eventos la presentadora y los ponentes se mueven por diferentes zonas recreados de manera que el espectador a distancia siente ese cambio de atmósfera. “En virtual solo va a interactuar la vista y el oído, por eso debemos centrarnos en explotar esos dos sentidos” comentaba Álvaro.
• Crear todo un guión con storytelling, humor y ponentes gancho. “En online se tiene que acentuar el storytelling y la parte de guionización, en un evento presencial el guión o la escaleta técnica pueden sufrir ciertos cambios que prácticamente no se perciben in situ o se olvidan, el online tiene que ser más riguroso y estar mucho más cerrado”. En este sentido, recomiendan trabajar un guión que se combine con la escaleta técnica y donde tengan cabida inserciones de humor, subidas y bajadas en la historia que se cuenta para cambiar el ritmo, cuestiones que sorprendan por lo que se dice o por lo que aparece y que mantengan la expectativa hacia un determinado desenlace. Todo esto intercalado y armonizado con imágenes, luz sonido y… también ponentes. “En otros eventos hemos tenido al chef Ferran Adriá o al triatleta Gómez Noya…la categoría de los ponentes también funciona como gancho para el espectador”.