Pero… ¿Qué es un evento híbrido?

¿Qué entendéis por evento híbrido?

Para Miriam (Novartis) es la combinación de un evento físico y uno virtual, una parte del público está en diferentes sedes de manera presencial y el resto conectados virtualmente. Normalmente hay una sede central y otras satélites que están conectadas e interactúan entre ellas, no son meros espectadores. En Novartis no es el modelo que mayoritariamente utilizamos, pero sí tenemos experiencia con este tipo de eventos desde 2014. En principio, la idea es que estén todos presencialmente en diferentes sedes, conectados entre sí, pero no desde sus casas, aunque en alguna ocasión se emitido en streaming para aquellas personas que no podían desplazarse a la sede, dijo Miriam. Esto sería más parecido a un evento multisede.

El evento híbrido es un canal que ya existía pero ahora ha tomado una relevancia muy importante. Antes tenía un uso relativamente bajo y ahora ha subido mucho, se ha convertido en una nueva herramienta con mucho peso que está cambiando las reglas del juego del sector, comentó César (EDT eventos). La cadena histórica de fidelidad entre agencia, cliente y proveedor está cambiando, todo el mundo busca nuevas propuestas y alternativas, hay más inquietud por hacer cosas diferentes y eso hace que este momento, a pesar de la dificultad, sea muy interesante.

Un evento nunca es un fin, es un medio para conseguir cosas, tiene una determinada función para el asistente y para el organizador. Un evento presencial es un acontecimiento, tiene relevancia y tiene ese punto de espectáculo que le da cierto valor, pero sobre todo es importante la parte relacional, la bidireccional entre los asistentes es lo que marca la diferencia, si no somos meros espectadores, explicó Raúl (IFEMA). También es clave todo lo que tiene que ver con lo experiencial, con el destino, que va mucho más allá que ver algo a través de una pantalla. Desde el punto de vista de Raúl, los híbridos no tienen que ser sustitutos de los eventos presenciales y tampoco puede ser una copia digital de lo que está ocurriendo en presencial. El evento híbrido no es que sea omnicanal, debe ser omnicliente, ofrecer cosas distintas a distintos perfiles. Está claro que lo digital ayuda a dar más cobertura y alcance geográfico, mayor número de impactos, pero la cualificación del contacto, el networking que se da en presencial es insustituible. Ahora en IFEMA se celebra la feria Fruit Attraction y, antes de la parte presencial se ha creado Fruit Attraction Live Connect, una plataforma que estará abierta durante un mes, generando interactividad entre oferta y demanda, haciendo un matching con inteligencia artificial, sirviendo de Marketplace y de red profesional, algo que no se hacía antes y ahora complementará al evento presencial. En el evento virtual el organizador tiene un papel fundamental que es el de dinamizar el encuentro comercial para lograr que sea eficaz.

Cuando unimos los dos mundo, físico y virtual, se suele enfocar más en la parte presencial, pero ahora la audiencia ha aprendido mucho y ha experimentado la parte online, por lo que habría que renfocar el evento híbrido a partir de ahora de otra forma. Por ejemplo, tres ponentes en un plató y cinco personas presenciales, no es en sí un evento híbrido, necesitas un público con el que conseguir engagement, añadió Rudolf (MCI). Hace dos semanas hicimos un evento híbrido en Asia con 150 personas presenciales y 4.800 conectadas online, esto cambia las reglas, porque antes nos preocupábamos de quién tengo enfrente y algunos podían escuchar online, pero ahora es al revés, hay más gente conectada que en gente en el espacio físico, hay que rediseñar el evento y montar algo distinto.

¿Es posible conseguir el engagement en ambos lados? ¿Hay claves para tenerlo tanto en el online como en el presencial?

Después de esta situación muchas compañías van a cambiar sus planes estratégicos, van a tener que motivar a los equipos, a las fuerzas de ventas, pero no creo que haya una fórmula mágica que te vaya a permitir hacer sentir al equipo a través de una pantalla ese compromiso, ánimo o respaldo para afrontar los nuevos objetivos. Habrá elementos virtuales que ayuden, pero el componente presencial es insustituible para lograr ese engagement. Somos seres sociales y necesitamos contacto, aunque la tecnología pueda ayudarnos, aunque pueda reforzar el evento presencial, pero es esencial vernos e interactuar para generar engagement, dijo César.

Tenemos un gran reto por delante para conseguir ese engagement con los nuevos formatos, la clave está en crear contenido de valor, generar interés y sinergias. Es un modelo más del cual podemos aprender y encontrar nuevas maneras de conectar, queda mucho camino todavía, pero ha llegado para quedarse, añadió Miriam.

En la parte virtual del evento puede existir esta bidireccional entre el organizador y el asistente, pero no hay que olvidar la interactividad entre los propios asistentes que tiene un valor muy aportante para fomentar la participación en el evento, la multidireccionalidad es muy importante para generar ese compromiso, dijo Raúl.

¿Cómo lograr la conexión entre los que están físicamente y los que están conectados?

El híbrido no puede conseguir el mismo nivel de networking, aunque existen tecnologías que lo facilitan, pero nunca es lo mismo, lo que no se consigue con la gente que está en virtual es el efecto de estar en un coffee break paseando y encontrarte con gente que conoces, o que quieres conocer. En online, además del chat hay algunas herramientas para conectar en salas privadas y hablar con alguien, pero si quieres hacer un evento de networking esto se queda un poco corto, opina Rudolf.

Según Miriam, están probando con diferentes actividades online, incluido el teambuilding, y aunque no sea lo mismo, la experiencia está siendo muy buena, nos vamos acostumbrando a relacionarnos de otra manera, ahí también hay un trabajo personal, cada vez nos resulta más cómodo e iremos adaptándonos a estas nuevas herramientas y dejaremos de ser espectadores pasivos para interactuar más.

El ROI en este tipo de eventos, ¿cómo se medirá?

Un punto clave es el tema de la monetización en el mundo de los eventos, según Raúl, la parte presencial adquirirá un nuevo valor después de haber vivido esta situación, y se abre un mundo nuevo de posibilidades de negocio y de retorno de inversión a través de eventos virtuales satélites que van a tener más presencia a lo largo del año, y que en todo caso le darán más fuerza al evento presencial, reforzarán su contenido. Se abre un nuevo modelo de negocio para los organizadores de eventos en este sentido.

Tenemos que entender que estamos en una etapa de aprendizaje, con muchas variables, y todo lo que hagamos en esta etapa tendrá reflejo en lo que hagamos después, tendrá consecuencia en el resultado de las propuestas que hagamos en el futuro, añadió César.

Los contactos en el mundo virtual hay que cuidarlos igual o más que en el presencial, hay que tenerlos muy en cuenta y hacer enfoques distintos para las diferentes audiencias que ahora no estarán siempre en el mismo lugar. Hay que pensar cómo hacer que los dos públicos sigan el evento y se sientan parte. Hay que segmentar más, opinó Rudolf.

Con un híbrido,  aparte de ser más rentable económicamente por el tema de los desplazamientos, también es un ahorro de tiempo para los asistentes y los ponentes que ya no se tendrán que pasar días viajando para llegar al lugar del evento. Es un factor importante la comodidad y la eficiencia tanto en agendas como en asistencia, ahora cuando nos planteemos hacer un evento, además de la estrategia y el objetivo, valoraremos también estos aspectos de eficiencia de tiempo y contenidos para decidir el formato que utilizaremos, dijo Miriam.

¿Qué tenemos que cuidar especialmente en un evento híbrido?

Este nuevo modelo de evento hará que aparezcan nuevo actores y perfiles, guionistas, presentadores, dinamizadores, más creatividad para hacer de eficaces este tipo de eventos, según Miriam.

Para César la clave está en los contenidos, son los grandes aliados en un planteamiento de evento híbrido. En el caso de Rudolf están trabajando con personas más especializadas en formación, la capacidad docente será importante en estos eventos. Raúl cree que el dinamizador digital es un perfil muy demandado para ayudar a los asistentes que están conectados y a los que están presentes a participar e integrarse en el evento. Es importante crear comunidades más allá del evento virtual o híbrido, también en congresos, para que no se quede solo en una conexión puntual, sino que siga creciendo.

Puedes ver el webinar completo aquí: ¿Qué es un evento híbrido?