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Travel Managers: cómo afrontar los riesgos en tiempos del coronavirus
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AEGVE, la asociación española de gestores de viajes de empresa, organizó el pasado 3 de abril un webinar para abordar los riesgos y las posibles soluciones dentro de las empresas a nivel de seguridad de sus empleados desplazados. Se habló del papel del comité de emergencia, del plan de comunicación en esta situación de crisis y en cómo se está aplicando la tecnología en estos días de incertidumbre para los profesionales en viaje y los expatriados. El foro estuvo a cargo del Dr. Mark Parrish, Regional Medical Director, y Javier Mollá, Regional Security Manager, de International SOS.
El impacto psicológico
Aunque los datos cambian cada día, y se va alcanzando progresivamente la famosa meseta de la curva en los diferentes países, el brutal impacto de esta crisis ha afectado, y sigue haciéndolo, a nuestra salud mental, con diferentes grados de estrés y ansiedad. Para los viajeros de negocio, y especialmente para los expatriados, la incertidumbre y la soledad son si cabe mayores, la sensación de estar atrapados en un lugar extranjero, e incluso, sentirse estigmatizados o discriminados por las poblaciones locales, que pueden ver a los nacionales procedentes de los países más críticos como portadores del virus.
¿Cómo reaccionar? Aceptando tu preocupación, frustración y ansiedad porque es normal; valorando cómo de confiable es la información que recibes; focalizándote en aquello que puedes controlar para protegerte; y no tener miedo a pedir ayuda. Sí eres travel manager, sé empático, práctico y escucha; trabaja en una comunicación positiva a tu equipo; genera confianza, céntrate en los objetivos, no en la actividad y evita la microgestión; ánima a tu equipo a cuidar su bienestar físico y mental; y hazlo tú también. En este sentido es importante facilitar a tu equipo un soporte virtual de asesoramiento médico.
Política de viajes y factores a tener en cuenta
El impacto en Europa de la pandemia se ha traducido en cierres de fronteras, estados de emergencia, restricciones de movimiento, controles fronterizos, cuarentenas, eventos cancelados… Ante esta situación lo primero que debes preguntarte es si el viaje es necesario, y en qué condiciones va a hacerse, confirmando las restricciones tanto del destino como del regreso del viajero. Estos son los factores críticos: nacionalidad/lugar de emisión del pasaporte y vigencia; cuál es el aeropuerto de origen, conexiones y destino; en qué otros destinos ha estado el viajero (en los últimos 14 días); ¿presenta algún síntoma?; autorización del desplazamiento por distintos responsables: superior inmediato, director médico, gerencia de nivel superior; restricciones más estrictas para viajeros con origen en China, Corea del Sur, Italia, España e Irán; amplia disparidad de prohibiciones y volatilidad.
En el extranjero estos son los posibles escenarios: necesidad de permanencia en el destino o de regresar, escasa infraestructura médica y de seguridad, exclusiones en las coberturas de los seguros, relación con los consulados para el registro y la posible evacuación (en este sentido es muy importante que tengas hecho el Plan de evacuación).
Vuelta a la normalidad
Tras la crisis es interesante hacer el ejercicio de echar la vista atrás y revisar cómo se ha actuado: evalúa el destino desde un punto de vista de restricciones de la autoridad local (frontera, visados, movimientos de personas, eventos, etc.), legislación y mantenimiento del orden, red de comunicaciones y hoteles, nivel de riesgo, burocracia, etc. Revisa también tu actuación: ¿Estuviste lo suficientemente preparado? ¿Tenías todas las herramientas que necesitabas como el plan de evacuación, la matriz de escalada, Simex, TSP? Realiza también una evaluación y revisión del Plan de emergencia: ¿Qué funcionó bien/mal? ¿Qué no estaba previsto? Piensa en otras soluciones y alternativas, actualiza los procedimientos, haz una política de viajes, y asegúrate de contar apoyo para el personal desplazado.
