Gestión de compras en eventos: hablamos con Juan del Rey (AERCE)

¿Cuál es el valor y el aporte del departamento de compras ?

Este departamento aporta estrategia a corto-medio y largo plazo a la hora de la gestión de la compra, coherencia en la toma de decisiones al estar basadas por un lado en la necesidad que el cliente interno le transmite y, por otro, en la valoración objetiva de los parámetros definidos como claves para llegar a la mejor oferta en precio-calidad-servicio. También aporta un procedimiento definido y un plan de actuación concreto que permite llegar al mejor resultado en el tiempo establecido, una dimensión legal interna y externa en el que la plena competencia debe actuar en igualdad de oportunidades y, por último, una valoración definida y actualizada de proveedores homologados que se ajustan a las necesidades y parámetros establecidos por cada una de las empresas. 

¿Qué autonomía de contratación tienen?

La pregunta clave es: ¿son asesores o decisores? Si se tiene en cuenta esto la respuesta sería: son transversales y “ponen orden”. El departamento es necesario para gestionar no solo la familia de compras de viajes o eventos, sino todos los aspectos del gasto en la empresa, que de acuerdo al último estudio realizado representan una media del 67,40 %. Esto nos llevaría a tenerles en cuenta no solo a la hora del gasto sino también en la venta y control de la empresa. Con estos números la pregunta sería: ¿deberían estar en comité de dirección? 

¿Sobre qué tipo de partidas deciden?

El departamento valora tanto de manera cuantitativa como cualitativa cualquier partida del gasto, lógicamente con diferente dificultad en su valoración una idea o una creatividad. Para todo ello es básico la definición de necesidades y las especificaciones relacionadas con ellas. En el caso más concreto de marketing o eventos, es el documento que llamamos briefing pero el cual es tan importante como cualquier documento especificativo de ingeniería. Es cuestión de trabajarlo y definirlo de manera rigurosa y coherente. 

¿Cuándo interviene compras?

Esta pregunta nos tiene que llevar a plantearnos otras para llegar aconclusiones, por ejemplo ¿está desde la conceptualización/origen del evento? ¿es importante el briefing tal y como hemos comentado en la pregunta anterior? o ¿sólo vale para implantar una metodología de contratación en el proceso? ¿Facilitaría que estuviera desde el principio para poder aportar ideas sobre posibles proveedores e identificar los mínimos detalles de la necesidad? ¿Es importante que sepan de primera mano el objetivo final del evento? ¿Aporta valor su experiencia respecto a otros procesos de contratación pasados? ¿Puede ayudar a disminuir el presupuesto de cada una de las partidas con el fin de poder tener más alcance el proyecto? ¿Puede ser este departamento un buen vínculo de unión entre todas las partes de la empresa involucradas en el proyecto? 

¿Hay una tendencia hacia procesos de compras especiales o adaptados para eventos? Como en todas las líneas de compras, la especialización y la formación del profesional es cada vez más demandada con el fin de conocer mejor el mercado y llegar a la mejor propuesta que cubra los objetivos. ¿Los departamentos de compras cuentan con profesionales procedentes de eventos o formados en el sector? Pues depende de la empresa, siempre menos de los necesarios y de los que nos gustaría. Pero ahí está el trabajo de todos para seguir formando al profesional de compras en esta línea de trabajo, compartir información, y facilitar actualizaciones y novedades que les permitan estar siempre pendientes de las nuevas tendencias y poder aportar información de las mejores opciones cuando entren en un proyecto de compra de eventos. 

¿Cuál es la dinámica que hay dentro de la empresa entre el event manager y el departamento de compras? En todas las profesiones hay una tendencia a ser celoso de la información y del trabajo propio. Es necesario hacer un ejercicio de colaboración entre todas las partes para llegar al mejor resultado. En el caso de los eventos el cliente final es el asistente, hay que pensar en él a la hora de colaborar y tomar decisiones. 

Más allá del concurso, homologaciones, subastas inversas, ¿otros métodos están apareciendo o creciendo? Las nuevas tendencias, en muchos casos más deseadas que reales: es la remuneración por las propuestas, trabajar en plazos coherentes, presupuestos con briefings más definidos, duración de los contratos para un trabajo más completo en el tiempo, y la fidelidad vs contratar por evento para trabajar el medio plazo. Son objetivos de futuro y, en algunos casos reales, en los que todas las partes tienen que trabajar para que el objetivo sea realmente común.