7 factores que debes tener en cuenta cuando eliges mobiliario para tus reuniones

Las necesidades y funciones de cada espacio deciden. En muchas ocasiones se comete el error de que impere el criterio estético frente al funcional… Error. Empieza por el abc, define las necesidades de la organización y en concreto de la reunión ¿Qué mensaje queréis transmitir? ¿Cuál es el objetivo de la misma? ¿Qué tipo de conclusiones o resultados se quieren obtener? Y no menos importante, dale un punto de vista entorno al participante. El mobiliario no sólo se basa en las actividades que realizarás, sino también en cómo quieres que el público participe en ellas. Parecen ideas tan básicas que en ocasiones se dan por hecho pasándolas por alto, pero han de ser las que vertebren y condicionen los demás elementos.

La disposición del espacio condiciona. Un espacio amplio y despejado es sinónimo de confort, aunque en exceso da sensación de vacío y puede disminuir la productividad; por el contrario un espacio apretado y lleno genera opresión pero también aumenta la necesidad de premura y de éxito, como pasa por ejemplo en las rebajas. Modula la cantidad y distancia entre el mobiliario en base al nivel de activación que quieres provocar en tus asistentes. Y para que interactúen, estructura distribuciones de mobiliario que permitan que todos los participantes puedan verse entre sí. Especialmente importante en reuniones más grandes, es tener en cuenta la circulación de la gente, mediante la comunicación o transición entre espacios. La técnica de visual merchandising “traffic building”, planifica todo un diseño estratégico del espacio basado en el análisis de la circulación del público, estableciendo relaciones entre los pasillos, el mobiliario central y el flujo de clientes.

Las formas hablan y el tamaño importa. En relación a esto, sabiendo que no es lo mismo un lugar de paso que un lugar para quedarse, entra en juego la forma del mobiliario. Se sabe que los muebles con líneas curvas dan sensación de seguridad y tranquilidad, mientras que las líneas rectas y formas angulosas transmiten frialdad y rechazo, por eso mejor utilizar estas últimas en los lugares de transición donde no queremos que la gente esté mucho tiempo. ¡Ojo! utilizar muebles demasiado cómodos o individuales puede “abstraer” a tu público y en ocasiones es recomendable muebles más altos que inviten a trabajar de pie, o muebles más grandes y comunes que induzcan a interactuar.

Los colores vibran. La mente humana está programada para responder emocionalmente al color según la percepción de luz del mismo. Los colores que nos rodean nos estimulan de diferentes maneras y como sabrás, existe toda una psicología del color en la que cada uno tiene su significado. Así, en el espectro los tonos azules y verdes que tienen una frecuencia de onda suave transmiten calma, seguridad y armonía ya que recuerdan a la naturaleza. Sin embargo, tonos más luminosos como el rojo o amarillo son vibrantes y activan estados de estimulación y energía. De nuevo ten en cuenta los participantes de tu reunión, ya que hay variaciones de significado entre culturas.

Los materiales y texturas envuelven. El ser humano interactúa con el mundo a través de los cinco sentidos, el reto es involucrar al público en el espacio físico a través de la estimulación sensorial, para que vivan una experiencia agradable no sólo visual si no también táctil. Ten en cuenta la función del mueble y valora la sensación que quieres provocar a la hora de usar su superficie, puede ser un material suave, frío, cálido, etc. El cerebro tiene preferencia por los materiales naturales y su uso aumenta la sensación de bienestar. Por ejemplo, está demostrado que la presencia de plantas en el entorno facilita la concentración y aumenta nuestra productividad.

En la variedad está el triunfo. Posiblemente los participantes de tu reunión trabajen de formas distintas, y por otro lado, hoy en día existe una gran diversidad de mobiliario para reuniones. Solamente en tipos de asiento puedes encontrar: sillas, sillones, sofás, pufs, pelotas de pilates, bancos, taburetes altos… incluso el suelo. Como decíamos, cada uno de ellos genera un tipo de activación-relajación. Combina varios tipos dentro del espacio de reunión, aumenta el rendimiento dejando cierta libertad de elección para cada momento y cada participante.

El estilo da personalidad. Back to basics, ¿qué imagen quieres reflejar? Si tu empresa es moderna y comprometida con la innovación, puedes optar por estilos más vanguardistas con líneas depuradas y una estética muy cuidada. Si, por el contrario, quiere transmitir confianza y cercanía, apuesta por muebles más clásicos que recuerdan el interior de una casa convencional. También se ha comprobado que si los muebles están personalizados y nos rodeamos de fotografías y recuerdos de momentos felices, los síntomas de la depresión disminuyen, como pasa en pacientes de hospitales.

Como ves no sólo la estética y la funcionalidad son criterios que nos tienen que guíar en la elección del mobiliario, sino que hay más factores que debemos tener en cuenta. Como tantos otros detalles de la puesta en escena, hay una dimensión emocional que impacta en el comportamiento y determina las reacciones conscientes, o no tanto, de tus invitados. Así que ¿tienes claro cuál va a ser el mobiliario de tu próximo evento?

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Este artículo ha sido redactado por el equipo editorial de Grupo eventoplus siguiendo la línea editorial de la empresa. Meliá, ha decidido apoyar esta publicación asociando su imagen y contenido como recordatorio de su amplia oferta de servicios para el sector MICE en España