Ideas de meeting design que ayudarán a interactuar a tus asistentes

Montajes que fomentan el contacto visual. Hay miles de formas distintas de disponer el mobiliario en una sala, pero si tu objetivo es conseguir que los asistentes interaccionen y compartan no solo conocimiento sino también emociones e incluso pensamientos, el contacto visual es esencial. Cuando conectamos con alguien visualmente, sentimos que contamos con toda su atención y esto actúa como un piropo para nuestro cerebro, al que respondemos usando todas nuestras armas disponibles para comunicar bien. 

El contacto visual entre los miembros de una reunión se convierte en un feedback continuo que nos permite conocer lo que los demás sienten, invitar a hablar a aquellos que normalmente se esconderían tras su portátil o adaptar nuestras palabras para asegurarnos de que todos comprendemos el mismo mensaje. Pero el gran papel que juega el contacto visual a la hora de fomentar la interacción es el de estimularnos emocionalmente: nos aporta confianza y seguridad, nos sentimos parte de algo más grande y conectados con aquello que ocurre en la reunión, por lo que la probabilidad de que intervengamos, expresemos nuestra opinión con seguridad y aportemos nuestro conocimiento, aumenta de forma exponencial. 

¿A qué montajes podemos recurrir para crear este contacto visual? Para empezar, lo más sencillo: si las sillas se disponen en círculo o herradura, casi todos los miembros tendrán contacto visual con el resto, haciendo que el sentimiento de comunidad sea más fuerte y aumente la participación y la sensación de grupo. Pero si el círculo alcanza ciertas dimensiones, este recurso no nos servirá de mucho, y es entonces cuando podemos optar por montajes que fomenten el movimiento, buscando así la interacción continua y la dinamización de las conversaciones. 

Mobiliario móvil y ligero: Sillas que pesen poco, taburetes con ruedas para desplazarse incluso estando sentado, puffs que invitan a interactuar con los demás de una forma más relajada, incluso fitballs (¡pruébalas!) … cualquier montaje que cuente con muebles que puedan desplazarse con facilidad supone un pequeño empujón que nos ayudará a interactuar en reuniones. Además, facilitará la creación de distintas dinámicas durante una misma reunión en función de nuestro objetivo, consiguiendo desde un ambiente informal y privado a un contexto más congresual o protocolario, dentro de un mismo evento. 

De hecho, existen dinámicas diseñadas para la interacción que deben contar con un montaje específico, y aquí nuestro papel de llevarlo a cabo de la mejor forma posible es esencial. El World Café, por ejemplo, consiste en diseñar la sala como si fuese una cafetería, con pequeñas mesas por las que los participantes pueden moverse, aumentando la conexión entre personas. Los formatos que conllevan la creación de pequeños grupos siempre serán beneficiosos para la interacción en un evento, puesto que el posible miedo a hablar en público se verá reducido por un entorno que asemeja las conversaciones del día a día entre compañeros y amigos. Otro formato es el Campfire, inspirado en esas conversaciones de camping alrededor de la hoguera y en lo más profundo de la noche. La idea aquí es montar la sala con el objetivo de crear una sensación similar de confianza, que permita hablar con cercanía, sin medios tecnológicos (a ser posible) y con la opción de que todos puedan intervenir. ¿Quién no va a querer participar en una conversación que recuerde a las noches de campamento entre amigos? 

Y si queremos sorprender de vez en cuando con un montaje que invite a todos a empezar una conversación y arrancarse en la interacción, eliminar el mobiliario (especialmente aquel destinado a sentarnos) puede ser una sabia decisión. No pretendemos que tengas a tus asistentes de pie durante tres horas, pero puedes aprovechar los cambios de dinámicas o espacios en un evento para retirar las sillas y jugar con elementos de apoyo de altura elevada (como mesas de cocktail), que obliguen a los miembros de la reunión a moverse por el espacio y encontrarse en esos puntos, dando lugar a más de una conversación grupal que sin duda ayudará a perseguir los objetivos del evento. 

Para los más atrevidos, el Freudian Walk puede ser una gran opción. En este caso lo que se pretende es iniciar una discusión mientras se pasea en grupo, contemplando el entorno y en constante movimiento. Todos sabemos que el ejercicio estimula nuestro cerebro, y un entorno natural como el campo o la montaña pueden ser el complemento perfecto que haga que todos se abran y contribuyan a la reunión casi sin darse cuenta. 

Al fin y al cabo, la clave reside en recordar, a la hora de idear el montaje de un evento, que el espacio estará repleto de personas, con distintas personalidades y probablemente agotadas por el ritmo de un evento. Lo mínimo que podemos hacer como organizadores es facilitarles el proceso de iniciar una conversación y ayudarles a que compartan sus ideas y reflexiones, creando un ambiente en el que conectar con los demás y con el entorno sea casi inevitable.