De la logística al conocimiento: cómo cambia el papel de los convention bureaus

Mónaco

Mónaco es un destino que mide solo 2km², justo el tamaño de un parque en muchas grandes ciudades, pero que se ha posicionado como un destino líder para reuniones. Sandrine Camia, directora de Monaco Convention Bureau, nos invita a reconsiderar el papel y los factores clave de éxito de las oficinas de convenciones, «de un comercializador de destino pasivo a un habilitador empresarial activo».

Ella resume el nuevo rol y las habilidades que considera necesarias para las oficinas de convenciones: «Hay un cambio de mentalidad. Nuestro papel es cada vez más amplio que responder a las ofertas y promocionar el destino: las agencias de convenciones deben proporcionar liderazgo en el destino, ser expertos en reuniones y brindar experiencia sobre cómo ofrecer más servicios y retorno de la inversión a los propietarios de reuniones. Ser un vendedor no es suficiente, la gente quiere que golpeemos la puerta, impactemos, seamos emprendedores en nuestra visión y nuestras acciones.

Uno de sus desafíos fue un problema de percepción. «Hasta 2008, el ADN de nuestro destino era nuestro argumento más vendido: glamour, buenas instalaciones, un destino brillante, etc. Esos argumentos se desviaron debido a la crisis, lo que arrojó dudas sobre si el nuestro era un lugar apropiado para conocer. Así que aceptamos este patrimonio (un príncipe, un casino, una historia glamurosa, grandes hoteles y lugares, un entorno estable) pero lo completamos con un legado más serio. Miramos lo que era bueno en nuestra economía y vimos que teníamos grandes industrias: cuidado de la salud y alta tecnología, por ejemplo. Trabajamos muy de cerca con la Cámara de Comercio, y tratamos de tener una estrategia ganadora en conjunto, viendo cómo las conferencias en las que participan estas compañías pueden tener lugar en Mónaco, pero también viendo qué industrias locales podemos incluir en esos eventos. Y ser una entidad pública hace que sea fácil llegar a todos, hasta llegar al Ministerio de Finanzas. Si tengo un congreso de cardiología, tenemos uno de los mejores centros de cardiología y puedo involucrarlos en el contenido. ¡Colocamos nuestro turismo de negocios en la mesa no del turismo, sino de la economía! Esto nos da una legitimidad que nos faltaba”.

¡Colocamos nuestro turismo de negocios en la mesa no del turismo, sino de la economía!

Ella continúa: «La gente busca elementos de la marca de la ciudad que resonarán con los asistentes, y esto ahora va más allá del turismo: los destinos deben promocionarse a sí mismos utilizando sus activos económicos e intelectuales. Los criterios para la selección de destinos ahora incluyen conocimiento, patrimonio, industrias locales y know-how”.

Sudáfrica 

Sudáfrica piensa en las reuniones como una fuente de conocimiento que trasciende el evento, no solo como delegados. La industria de las reuniones es un gran generador de empleo en Sudáfrica, empleando a 200.000 personas de acuerdo con la Oficina de Convenciones de Sudáfrica. Podría ser tentador centrarse en todas las habitaciones de hotel y centros de convenciones llenos gracias a las reuniones, pero Amanda Kotze-Nhlapo, Oficial Jefe de la Oficina de Convenciones, se centra en lo que las reuniones significan para el desarrollo y crecimiento del país.

«Nuestra estrategia está alineada con los sectores en desarrollo en nuestro país. Sabemos que si los congresos de la industria pueden rotar dentro de África, más personas aprenderán y crecerán. Si se lleva a cabo una reunión en Australia, quizás 50 personas africanas irán, pero si se lleva a cabo en nuestro continente, muchos más profesionales, incluso estudiantes, pueden ir y aprender. Organizar congresos y lograr que roten dentro de África es muy importante como parte de nuestra estrategia económica, no solo como una forma de estimular el turismo”. Pero las reuniones traen otros valores: «Nos ayudan a mostrar nuestra innovación; y dejan un legado importante. ¿Un ejemplo? Después de un congreso de cardiología pediátrica se estableció en Sudáfrica una fábrica que fabrica los instrumentos que permiten operaciones de corazón a niños. O la conferencia internacional sobre el SIDA condujo al desarrollo de dos centros de investigación del VIH / SIDA en África”.

¿En qué industrias se enfocan especialmente? «El primero es reuniones médicas, donde tenemos una sólida base de conocimiento local. Tuvimos el primer trasplante de corazón aquí, por ejemplo. IT es otro, además de minería y geología”. La sostenibilidad es otra área de enfoque importante. Además las reuniones están claramente integradas con su estrategia de desarrollo: «Recordamos a los jugadores internacionales que nos estamos desarrollando, por lo que las personas deberían venir y llevar sus reuniones para que no se pierdan nuestro desarrollo».

Otro logro es apoyar a las asociaciones y difundir este conocimiento en las universidades. El SACB necesita mucho apoyo e infraestructura local de jugadores para lograr este nuevo objetivo. «Solo el 10% de los congresos ICCA que recibimos son de asociaciones africanas. En una ciudad como París, la mayoría de los congresos tienen una base regional de delegados. Es por eso que nos asociamos con la Sociedad Africana de Ejecutivos de Asociaciones (AfSAE) que celebra anualmente su conferencia educativa en Meetings Africa en Johannesburgo. Además, cuando se celebra un evento internacional en nuestro país, tratamos de asegurarnos de que esta industria incluya una asociación africana.

Sudáfrica piensa en las reuniones como una fuente de conocimiento que trasciende el evento, no solo como delegados

Nuestro objetivo es que las asociaciones nacionales tengan un enfoque más amplio como asociaciones africanas, ofreciéndoles el apoyo requerido. El dinero va para mejorar la reunión, obtener mejores oradores y financiar proyectos relacionados con esa industria”. La oficina de convenciones también ofrece talleres de apoyo universitario, yendo a universidades y diciéndoles sobre el mercado de congresos y el papel de las oficinas de convenciones; una forma de fortalecer esta integración de reuniones y conocimiento. Estos son solo dos estudios de casos como ejemplos de lo que sin duda es una tendencia, a pesar de que la mayoría de las oficinas de convenciones todavía tienen mucho camino por recorrer. ¡Pero es un cambio de enfoque muy bienvenido, que hará que nuestra industria sea más relevante que nunca!