Cómo el facilitador de EMEC17 se prepara para la conferencia

¿Cuál es tu objetivo en esta conferencia?

Como facilitador, el principio que traigo a todos los eventos es el de tratar de hacer que el escenario sea interesante y atractivo, con energía. Todos hemos estado en conferencias donde estamos totalmente desconectados. Quiero cambiar eso y hacerlo interactivo, participativo, ayudando a los participantes a sacar valor del contenido y aprender. Otro objetivo es conseguir que todo vaya sin problemas y en hora. Al final, es asegurar que la conferencia tenga una mezcla de profesionalidad con algo de diversión y humor. 

¿Con qué información has trabajado? ¿Cuál ha sido el briefing?

MPI y el comité local han definido una historia, una narrativa de fondo y la sensación que tenía que respirarse en la conferencia. Compartieron esto conmigo y ha sido una gran base: siempre trato de aclarar bien los objetivos. Una vez los tengo, trabajo en el proceso, con la idea de asegurar que la gente se sienta involucrada, inspirada, que participen y que aprendan. 

A un nivel más detallado, MPI ha definido el flujo del evento, produciendo un Excel que detalla lo que ocurrirá momento por momento, y ha sido una gran base para estructurar mi trabajo. 

¿Puedes decirnos más sobre ese storytelling de la conferencia?

Cabe en un Word sencillo. Una noción importante es que como profesionales de reuniones y eventos, nuestra pasión nos impulsa. Creamos experiencias emocionales, interacción humana, ayudamos a las personas a aprender mejor. Así que, como facilitador, voy a tratar de impulsar estas cualidades, agitar la pasión y ayudar a la gente a obtener nuevas ideas y compartirlas. 

La audiencia es esencial, supongo. ¿Qué características de la audiencia has tomado en cuenta?

La noción de comunidad es importante aquí y MPI incluso utiliza la idea de familia. Y al igual que en una familia con recién llegados, tengo en cuenta la necesidad de hacer que todos se sientan parte del grupo, y de que los miembros más antiguos que conocen a mucha gente ayuden a los nuevos, presentándolos a otras personas. 

¿Cómo se prepara una ponencia como facilitador y cuánto tiempo pones en ello?

Como regla general, se necesita más tiempo que el evento en sí, por lo que para un evento de tres días, voy a pasar más de tres días completos de preparación. Trabajo basándome en el briefing; concibo ideas de formatos y actividades, y luego tengo una serie de llamadas con los speakers para ver cómo manejar cada sesión y hacerla más atractiva. 

¿Qué principios usas como moderador?

En mi libro » Serious Work: How to Facilitate with Lego Serious Play in Meetings and Workshops » recojo algunos de estos principios, donde los principals son que las conferencias deben ser participativas (asegurándose de que las personas procesen activamente el contenido y traigan sus ideas); tener un propósito (recuerda: nadie quiere una reunión, la gente quiere resultados, por lo que tienes que ser claro sobre los resultados). Hay que trabajar en el proceso para conseguirlo; hace falta cuidar la visibilidad (asegurándose de que todo el mundo ponga toda su atención en los mensajes); hay que ser saludable (cuidar el cuerpo y la mente, pero también ser inclusivo y tolerante con todos). 

Una regla más específica que aplico es hacer que cada componente de la conferencia sea corto. Si un orador tiene una presentación de una hora, voy a trabajar con él o ella para cortar esto en dos e incluir algo interactivo en medio, para mantener a las personas atentas. Pienso mucho en la energía. Si pienso en un taller, no estarán sentados durante una hora; se moverán. Los humanos no somos muy buenos en permanecer concentrados. Más corto es mejor, y es importante dar sentido a lo que se dice, a través de la reflexión, la discusión, la reformulación…  Puedes estar escuchando, pero no procesando, por lo que mi trabajo como facilitador es dar tiempo a la gente para procesar. 

Todos queremos participación, pero la timidez puede hacer que sea un reto…

Una herramienta que uso mucho son simples tarjetas de cartón en las que los asistentes escriben un pensamiento para compartirlo con el compañero o en un grupo pequeño. Así incluso si eres introvertido, podrás presentar algo y compartirlo con los otros. Esta es una gran manera de estimular la conversación. Utilizaremos esta herramienta en Granada, así como muchas otras. 

¿Un mensaje final para los asistentes al MEC?

Asisití a EMEC el año pasado y aprendí cosas muy útiles que cambiaron mi manera de trabajar, además de conocer gente con la que pude hacer negocios. Fue fantástico, así que ¡no te lo pierdas este año!

EMEC, la conferencia europea de MPI, viene a España y podrás ver a Sean y a grandes speakers. Granada, 5-7 de marzo. Información en http://www.mpiweb.org/events/emec-2017/home