Seis consejos para meetings de alta efectividad

• ¡Reunión de pie! Si la gente se sienta en sillas confortables y pone los brazos detrás de la cabeza, quizás no están en la mejor disposición para ser efectivos. Muchas empresas (somos una…) tienen una zona donde tener reuniones en mesas altas con taburetes… pero se puede ir más lejos y quitar las mesas y sillas. La gente de pie en un círculo no perderá tiempo, esto está clarísimo. Y ,además, esto fomenta algo de movimiento, cuando sentarse evita que la sangre llegue a la cabeza.

• Utiliza un soporte visual. No, no Powerpoint. Utiliza un flipchart (o mejor aún, vinila una pared del despacho) y que la gente pueda fácilmente expresar de forma gráfica sus conceptos, ideas o apuntar palabras clave. De hecho mi formato preferido combina este consejo y el anterior: todo el mundo de pie, con pizarra blanca grande, expresándose y moviéndose por la sala. Formato ágil, que fomenta la creatividad. ¡Top!

• Camina. Si has leído la biografía de Steve Jobs, sabrás que casi todas sus discusiones críticas se llevaban a cabo caminando. Es un formato que reduce el contacto visual (pero quizás esto no es malo para liberar un poco a la gente y que piensen de manera más relajada); caminar riega el cerebro de sangre.

• 15 minutos. Algunas empresas han cambiado sus herramientas de gestión del tiempo para que, por defecto, una reunión no sea de una hora, sino de 15 minutos. Si hace falta más, perfecto… pero piensa por defecto “cómo podemos cerrar este tema en 15 minutos”. Por supuesto esto será mucho más fácil si sigues los consejos que te hemos pasado anteriormente. No olvides que el tiempo de atención del ser humano está cerca de 18 minutos.

• Quita los móviles y ordenadores. Somos niños ante un bol de golosinas: un móvil o un ordenador atrae nuestra atención más que cualquier otra cosa. A veces son necesarios, pero por defecto pide que la gente entre sin herramientas electrónicas. Una buena manera de centrar la atención de todos…

• “¿Qué hacemos?». Las reuniones pueden ser charlas largas y descriptivas. Para ello te proponemos la pregunta mágica: “¿qué hacemos?”. ¿Una queja larga sobre tal cliente, una preocupación sobre la economía, una discusión larga sobre lo maravillosa que es vuestra empresa? Todo esto no sirve si no nos ayuda a hacer algo mejor. Piensa en sacar esta pregunta cuanto una discusión se vuelve un poco larga. “Bla bla bla…”  OK, ¿qué hacemos? La manera perfecta de recordar a la gente que hablar no sirve de mucho; decidir sirve.

… y los clásicos. Son consejos tan vistos que apenas nos atrevemos a dártelos. Pero son tan poco seguidos que te los recordamos una vez más:

• Decide a una persona como encargada de definir las responsabilidades y  próximos pasos durante la reunión.

• Define un momento para hacer el status de lo decidido. “¿Hacemos un repaso de estos puntos dentro de dos semanas?”.

• Asegura que la persona que pide la reunión envíe la estructura de la misma y lo que cada uno tiene que preparar.

• Envía antes los contenidos relevantes para que la reunión sea más productiva.

• Invita solo a los que son relevantes para esta reunión.

No me resisto a contaros un momento alucinante sobre reuniones, hace años, cuando estaba de consultor en un operador telecom italiano. En un pasillo, una persona se cruza con otra y escucho su conversación:

• “Hola Pietro, ¿vas a la reunión?”

• “¿Hay una reunión? ¿de qué trata?”

• “Pues no sé…”

• “OK, no pasa nada, voy a la reunión contigo.”

¡Auténtico!