Cómo tres grandes sociedades médicas innovan en sus congresos

¿Se desarrolla el crowdsourcing, la transmisión del conocimiento ya no desde el speaker sino también desde los asistentes?

SEPA: La fuerza y legitimidad de las sociedades científicas consiste en situarse en la vanguardia del conocimiento, como referencia para todos sus grupos de interés. La horizontalidad y los intercambios de conocimientos entre socios y asistentes a nuestros congresos (no solo desde los ponentes), en casos clínicos y en experiencias, es muy importante. Al mismo tiempo que se produce esta universalización del saber y su lógica horizontalidad, tenemos que recordar que la base del conocimiento tiene un origen claro: los científicos, las universidades y centros de investigación.

SMFYC: En 2017 vamos a dar una estructura y formatos muy distintos, mucho más participativos, con ponencias más cortas (20-30 minutos), pero también hemos abierto a que cualquier médico pueda dar una formación si tiene un mínimo curriculum. Hasta ahora estaba limitado a líderes de opinión, pero la parte más participativa tiene que empezar con el diseño del contenido. Por ejemplo, vamos a lanzar convocatoria a cualquier médico de familia para que pueda aportar conocimiento y desde allí sacar lo que será el contenido del congreso. Hemos visto que hay mucho interés de los médicos en esto. Vemos que los líderes de opinión siempre han sido los mismos, es importante añadir intervenciones de los médicos asistentes.

SEC: Sí que hacemos participar mucho. Si miramos el detalle de los congresos, 1.000 de los 2.500 asistentes tienen implicación directa en el desarrollo de las actividades que programamos, así que hay cada vez más participación (validada con antelación por el Comité Científico del Congreso)… aparte de programar actividades de pura interacción, por ej controversias en pequeños grupos. Este tipo de sesiones participativas son las que a día de hoy mejor evalúan los asistentes.

«Vamos a lanzar convocatoria a cualquier médico de familia para que pueda aportar conocimiento»

«1.000 de los 2.500 asistentes tienen implicación directa en el desarrollo de las actividades»

¿Trabajáis con los ponentes para mejorar sus capacidades de comunicación?

SEPA. Los líderes de opinión científicos son admirados como estrellas. Por lo que actualmente no es suficiente saber; hay que mejorar la habilidad para comunicar. El hecho de que sepan muchísimo no significa que no se tengan que formar para saber comunicar a grandes audiencias, tanto en su forma de alocución como en el lenguaje, las secuencias, el material audiovisual… Hay un proceso de formación, y es conveniente que los profesionales de eventos aporten cualificación para contribuir a este proceso de mejora de los científicos, teniendo en cuenta los tiempos necesarios y la adecuada planificación.

Más allá del día D y el sitio del evento, el evento tiene que ser un punto en una formación continua. ¿Conseguís que el conocimiento se difunda antes y después?

SEMFYC. Hace tiempo que buscamos que el congreso no sea una acción efímera, pero es algo complicado. Es más fácil conseguir actividad previa, pero cuando la gente sale del congreso, cambian el chip, y tienen poco interés en mantener la conversación o información sobre lo que ha pasado en el congreso. Hemos grabado las sesiones para difundirlas a posteriori pero los resultados han sido bajos. Hemos cambiado y ahora queremos utilizar las tecnologías con un objetivo claro, desde streaming hasta RRSS; no las hacemos porque sí sino que trabajamos mucho el objetivo, y funciona mejor.

SEC. Para esto hacemos toda una serie de actividades que tienen en el congreso su momento de clausura. Tenemos por ejemplo un proyecto online de concurso de casos clínicos, y la selección del equipo ganador se hace en el congreso. Los cursos online tienen trabajos que se presentan en el congreso. Intentamos vincular las actividades con el día D. También hacemos una petición de ideas para que los socios nos digan lo que quieren en el congreso, aunque en esto el retorno es aún escaso.

El streaming nos funciona muy bien en horarios latinoamericanos. Por ejemplo una sesión de tarde con un moderador online, posibilidad de preguntas por twitter; funciona muy bien y tiene repercusión.

SEPA. Coincido en que la tecnología tiene que ser un medio, no un fin. En SEPA el congreso es una actividad más. Muy importante, pero conectada con el resto de programas de trabajo de Formación, Investigación, Divulgación y Sensibilización que aplicamos durante todo el año. Para ello es importante dinamizar a los profesionales y a los diferentes grupos que implicamos con técnicas de dinamización social clásicas.

Ahora la tecnología nos aporta múltiples oportunidades que hemos de saber aprovechar. Esto es un reto. Hemos hecho experiencias magníficas con tecnología y que no han tenido impacto… Sin embargo, ayer mismo hicimos una sesión online con 240 profesionales conectados que ha funcionado muy bien. Hay que definir muy bien la propuesta de valor de manera integrada y acorde a las necesidades del usuario.

«Es más fácil conseguir actividad previa; cuando la gente sale del congreso, tienen poco interés en mantener la conversación»

«Una sesión de tarde con un moderador online y preguntas por twitter, funciona muy bien»

¿Vais a nuevos formatos? ¿Sesiones más pequeñas?

SEMFYC: Históricamente todo era muy estático, con bloques de dos horas, moderador, tres ponentes sin que dependa del tema. El año que viene, troceamos el congreso en bloques de 25 mins y aprovechando toda la tecnología para comunicar mejor la información. Hacemos sesiones interactivas utilizando las app, streaming de las actividades para que los centros de salud puedan conectarse. Cada actividad tendrá un formato distinto, más participativo (no decimos al ponente que hable 25 minutos, sino que hable 10 minutos y el resto para preguntas utilizando twitter u otras herramientas).

¿Cómo los destinos y venues pueden ayudar a que se implementen estos nuevos formatos?

SEMFYC. No necesitamos la sala de 3.000 personas, sino formatos mucho más pequeños, más flexibles, soluciones panelables, posibilidad de quitar las sillas y cambiar el formato.

SEC. Queremos gente que nos facilite nuestra labor de innovación aportando espacios flexibles adaptables a los distintos formatos y lógicamente con la tecnología adecuada.

SEPA. La innovación y la capacidad de adaptación de las personas es enorme. En 2012, el cierre del Palacio Municipal de Congresos de Madrid nos obligó a trasladarnos a IFEMA en 48 horas y montamos el congreso en la pasarela Cibeles. Los ponentes se adaptaron con enorme flexibilidad. Hay que atreverse a cambiar los formatos.

La gamification: ¿les hacéis jugar? ¿El código lo permite?

SEC. Sin problema. Tenemos el ejemplo de la Liga de los Casos Clínicos, es un juego puro y duro. Tenemos varios equipos que enfrentan cada jornada entre ellos, buscando la respuesta correcta al caso. Todo depende de cómo la planteas. El proyecto tiene que ser interesante, con contenido científico elevado y entonces los enganchas. Los premios son muy pequeños, no es el premio lo que motiva sino la dimensión de reto.

SEMFYC. El código lo permite, si se trata de un contenido científico valioso. Era más típico que las actividades más amenas las tuviera la industria farmacéutica en los stands, y funcionaba. Lo incorporamos ahora en nuestras propias actividades. Hay juegos acreditados, es decir que consigues puntos por actividades que son juegos.

SEPA. Hacemos algo muy similar. Aunque haya resistencias, la competición es un elemento clásico en la difusión del cononcimiento científico. La clave para integrar innovaciones reside en ponerse en el lugar del otro. Hay que identificar lo que una entidad está haciendo e identificar posibles resistencias al cambio para ver cómo se puede combinar contenido con juego.