¡Los técnicos también comen!

Todo esto viene de un evento que cubrimos y en el cual la empresa de audiovisual nos comentaba con algo de cansancio pero también un tono acostumbrado, que nada estaba previsto (ni sitio ni comida) para que los técnicos, que habían llegado a las 0700 tras acostarse tarde, pudieran comer. Y se ha repetido en múltiples ocasiones en estos años. Así que lanzamos aquí la reflexión y concienciación, con unos consejos sencillos… pero súmate al debate y completa (#eventocausas, o causas@eventoplus.com).

Considéralas como personas responsables del éxito de tu evento. Así les integrarás en tu proceso de planificación, les harás preguntas más allá de darles órdenes, les incluirás en sesiones de briefing… A menudo el problema es una falta de comunicación con estos profesionales que necesitan tener ideas claras sobre el evento, y están encantados de poder aportar valor y ayudar.

Conoce sus nombres. Puede ser complicado con un equipo de 70 personas pero intenta preguntar, e idealmente recordar, los nombres. Es una cosa sencilla pero que significa muchísimo para la gente; les convierte de «manos» a «humanos».

Piensa en ellos cuando defines horarios y espacio. Sí, lo sabemos, tomar el espacio más tiempo supone más dinero. Pero más allá del buen trato a tu equipo humano, el hecho de que tu personal duerma y no tenga que hacer montaje y pruebas a las 3 de la madrugada mejorará mucho la productividad de todo el mundo, reducirá riesgos, y te puede reducir muchos costes de gente en horario de noche, por tanto más caro. Así que si puedes permitirte un día adicional de montaje, todos te lo agradecerán. Y en todo caso asegúrate de que puedan dormir un número de horas decente y así estén en forma para dar lo mejor en tu evento.

Invierte tiempo en definir el planning de montaje. Sí, sí, defines un planning un poco aproximativo y al final las cosas saldrán. Pero tus técnicos entenderán mal que les hagas venir a las 15.00 si tienen que esperar a las 19:00 para trabajar. Y si defines con la máxima precisión posible el planning de montaje, todos perderán menos tiempo. Implica a los responsables de todos los responsables (de personal, de audiovisuales, de construcción, etc.) para tener un planning consensuado; vale la pena.

¿Dónde me cambio? Quizás solo Rihanna necesitará tal marca de agua mineral en su camerino. Los requisitos son más sencillos para animadores, MCs, azafatas, etc.: tienen que poder cambiarse, guardar sus cosas en un sitio, descansar un minuto o repasar su guión, así que define simplemente un espacio para ellos. Cuántos animadores nos han explicado cómo se cambian en el parking o en el baño… ¡y después se les pide que sean graciosos!

Comer y beber. Desde tener botellas (¡muchas!) de agua en el espacio de montaje hasta tener un sitio donde pueden comer, tanto durante montaje como durante evento. Hasta pequeños detalles como parar para un café a media mañana. Te lo agradecerán.

Seguros, legalidad, seguridad. No necesitas leernos para conocer la importancia moral y legal de tener gente dada de alta (por suerte muchos espacios piden los TC estos días); pero más allá, tienes que hacer un plan de seguridad y compartirlo con la gente implicada en el montaje y en el evento.

¿Acaba el evento? Agradéceles. ¿Estás contento y te parece que el éxito es tuyo? Pues el éxito es suyo también. Pasar a saludar y agradecer los técnicos y otros profesionales es un detalle que se apreciará. Y además, piensa en una comunicación post-evento para felicitar el equipo. Comparte con ellos fotos y vídeos que se hacen del evento – a menudo estos profesionales consideran (con razón) que es «su» evento también. ¿Este es un tema moral? Claramente pero más allá se trata de buenos negocios. Tratando bien a la gente implicada en el evento, empezando con lo básico (dormir o comer) es una buena inversión puesto que les pedirás que lo den todo en el evento. Un cuerpo descansado y nutrido rinde más. ¡Todos ganan!

Ahora la causa se mantienen viva: difúndela, opina en #eventocausas o en causas@eventoplus.com. ¡Y mejoremos el mundo!