Cómo se monta un roadshow internacional de HP

La planificación de cada sesión empieza aproximadamente 12 semanas antes. Habitualmente el evento consiste en una sola jornada de formación y al final de esta se hace un networking con cóctel entre los participantes.

Ocasionalmente y dependiendo del país – mayoritariamente se realiza en países europeos, pero también en algún país de África y del Medio Este- se puede alargar a dos o más jornadas, aunque no es lo habitual.

La magnitud del evento implica diversos grupos de trabajo con su correspondiente coordinación. Por ejemplo, el equipo de trabajo de Intracon está formado por el Event Team (tres personas), el Logistic Team (una persona de la agencia y siete freelance), más un coordinador de todo el proyecto. A este equipo hay que sumar el de HP (un coordinador de programa más un «country lead» en cada país) y en ocasiones algunas agencias locales.

Antes del evento:

– Venue Search. Tras recibir la petición se empieza la búsqueda de la sede. El equipo local tiene entre una y dos semanas para preparar un informe con un mínimo de cinco alternativas.

– Face to Face Meeting. Se viaja al país para visitar los lugares escogidos y se fija una reunión con el local team para poner en marcha el plan de trabajo (decoración, productos etc.).

– Producción del evento. La agencia dispone de nueve a 11 semanas para poner en marcha todo: firmar contrato con el venue, control de presupuesto, activar los registros en la web según el idioma del país, enviar cartas de invitación, de confirmación, reserva de vuelos, coordinar logística, elegir catering etc.

Durante el evento:

El equipo se desplaza hasta el lugar de celebración del evento el día antes de la jornada para verificar montajes en los espacios. A primera hora el día de la sesión se decoran las salas, se preparan acreditaciones, se realizan pruebas en el lugar…

Después del evento:

– Preparar listados de participantes para la certificación de la formación.

– Feedback report para el país donde se ha realizado el Roadshow.

– Fotos para web.

– Envío de carta de agradecimiento a los asistentes.

Los desafíos

Según intracon, en un evento internacional uno de los principales desafíos es la diferencia de culturas y de idiomas de los participantes. El equipo de Intracon también nos cuenta que no solo es un reto enfrentarse a diferentes interlocutores (diferentes sedes, empresas de catering, de diseño etc.) sino también interlocutores nuevos en cada equipo local. Otro desafío es el tiempo limitado para buscar la sede y producir cada evento (las solicitudes se reciben con una antelación de 12 semanas).

Además de esto, y como sucede en muchos eventos, se presentan imprevistos como los cambios de última hora: participantes que no se registran y acuden, materiales que no llegan a tiempo (cuatro toneladas de materiales que viajan de unas ciudades a otras), problemas en el venue, etc. En fin, ¡la necesidad habitual de flexibilidad que un entorno en cambio permanente exige al profesional de eventos!