Seis consejos para presentar tu evento (y enamorar con tu propuesta)

Resultado de muchos meses de trabajo, horas y más horas dándole vueltas para que todo saliera perfecto, y finalmente un evento del que os sentís especialmente orgullosos. Ha llegado el momento de mostrarlo al mundo, presumir de él y apostar por vuestro trabajo para demostrar al sector de lo que sois capaces de hacer. Antes de lanzarte con el PowerPoint, échale un ojo a estas recomendaciones:

Apréndete los criterios de valoración de las candidaturas como un mantra. Cada concurso publica sus normas, criterios: tenlos en mente cuando realices tu propuesta. Aporta un dato, un ejemplo, un elemento que ayude a explicar cada uno de los criterios. La adecuación de la candidatura con cada uno de los criterios es lo que valorará el jurado para dar su veredicto, así que pónselo fácil.

Demuestra que el evento fue el arma utilizada para conseguir un objetivo concreto. No dejes de mencionar ese propósito que perseguía el evento, la situación de partida que abordó, la estrategia que siguió, el público al que alcanzó y qué les comunicó.

Haz ver cómo el evento fue la gran solución para el reto inicial que planteaba la marca organizadora. Porque un evento no se organiza para ser bonito o divertido, sino para cumplir un objetivo de una empresa, asociación, institución.

¿Alguna idea? Echa un vistazo a esta acción llevada a cabo por la agencia Jack Morton:

¿A qué queda claro qué objetivo perseguía, cómo lo consiguió y el resultado final alcanzado? Be inspired!

Al grano y destacando lo que de verdad importa. Los jueces deberán revisar muchas candidaturas; explica todo lo importante, pero céntrate en lo esencial. Una vez que hayas explicado tu evento globalmente pregúntate, ¿qué es lo que hace tu evento diferente? y plásmalo en la candidatura para que sea fácil ver qué plus diferenciador tiene tu evento.

Una imagen vale más que mil palabras así que todo lo que ayude a conocer la experiencia ofrecida al asistente (fotos, videos, maquetas, comentarios, etc.) es bienvenido. Selecciona bien los visuales; no se trata de poner por poner, escoge los que realmente transmitan algo diferenciador del evento (y cuidado con fotos que transmiten algo negativo: ¡cuántas candidaturas hemos visto con fotos en la cual alguien parecía aburrida o el evento un poco vacío!).

A veces no es fácil explicar con palabras complicados montajes o el desarrollo de una acción. Para eso se inventó el video, y aunque no es un material obligatorio a presentar en la candidatura, te animamos a que completes la candidatura con el recurso visual. Podrás dar más información y más impactante. ¿Se te ocurre otra forma de explicar mejor esta acción de Nike?

No importa si en su día no grabaste video del evento, con unas buenas fotos puedes editar un montaje que recoja lo más destacado de tu acción. Las herramientas para hacerlo son muy variadas, desde la más profesional, Adobe Premier, al Movie Maker, el editor de videos para Windows, pasando por programas como Wondershare Video Editor. Podrás editar texto para breves explicaciones e incluso darle más vida añadiendo música libre gracias a galerías como Jamendo o Freesound.

Y el resultado fue… Sabemos que puede ser complicado, pero si puedes demostrar los resultados que consiguió el evento, mejor.Pero… ¡No vendas! Está bien sentirse orgulloso del trabajo realizado pero frases como «un evento inolvidable», «con la maestría del equipo de agencia X» o «dejamos a los asistentes con la boca abierta» no impresionarán a los jueces, más bien al contrario. Céntrate en los hechos, preséntalos de manera positiva, pero sin sobrevender.

Mira un ejemplo de cómo presentar los datos de impactos en medios sociales y clipping de prensa. Utilizaron el video no solo para mostrar el evento sino los resultados alcanzados. Eso sí, en tu caso lo tienes que hacer en un minuto… Imaginación al poder.

«Vísteme despacio…» No esperes a última hora, o lo harás con prisas y errores. Repasa tu candidatura antes de enviarla, comprueba que no haya erratas y cuida el diseño de la presentación. Hacemos eventos, nos dedicamos a comunicar, y una presentación comunica, mucho.

Muchos son los llamados, pero pocos los elegidos y quiénes serán no lo sabremos hasta julio. Tanto si estás entre los afortunados que se alzan con un premio como si no, no solo habrás hecho un gran evento, sino que tendrás un case study de nota a añadir a tu portfolio para tus presentaciones a clientes, y no parar de presumir.