10 tareas que no deben faltar en tu checklist postevento

No es solo recopilar facturas de los proveedores, o hacer el cierre al cliente con el desglose final de todos los servicios. Te damos una lista de ‘things to do´ una vez finalizado el evento:

– Cierra el desmontaje y recogida de materiales. Para ello haz inventario (¡¡antes!!) de todo lo que has traído al venue, lo que debes traer de vuelta a la oficina y aprovechar para otros eventos, enviar al cliente y también decidir de qué materiales te deshaces. Una vez claro, clasifícalo y etiquétalo para que los que se encarguen de la recogida tenga claro donde cogerlo y dónde entregarlo. De hecho todo esto se tiene que haber planificado antes, para evitar el «¿y qué hago con esto?» de un montador al final del evento, o darte cuenta dos días más tarde que las encuestas se han tirado a la basura (caso real…). Si tienes problemas para recoger, pregunta antes al venue si pueden almacenar. Si no avisas, algunos tirarán tu material, o te cobrarán más tiempo de alquiler…

– No te olvides de ser agradecido. Empieza por los speakers, personalidades, etc. que ha acudido al evento mandándoles un mail de agradecimiento. Si puedes, completa con una foto de su actuación. También agradece a los asistentes, aprovechando para pasarles una encuesta de satisfacción para conocer su opinión sobre el evento.

– Tampoco descuides a la prensa y hazles llegar una nota de prensa, un dossier y fotos que resuma todo lo que ha acontecido en el evento. Y alguna llamada de seguimiento siempre va bien…

– Deja que tu evento perdure online. Actualiza tu web o el microsite del evento con fotos (evita que siga poniendo «prepárate para un gran evento», una semana después) y sus perfiles sociales con las fotos y videos del evento; no dudes en llenarlo de contenido para mostrar los mejores momentos: fotos, verbatims, conclusiones…

– Verifica el listado de confirmados con la lista de los asistentes que finalmente acudieron, detecta los no-shows y aprovecha para enviarles un mail resumen del evento. Es una forma de mantener el contacto y aumentar las probabilidades de que en la próxima ocasión acudan, ¡por fin! a uno de tus eventos. La alternativa: ¡ponerles en tu particular lista negra!

– Con el resultado recogido en estas encuestas de satisfacción es el momento de medir resultados y sacar aprendizajes, conocer la efectividad del evento; hacer seguimiento del impacto en redes sociales, clipping de prensa, medir los KPIs que se establecieron antes del evento para determinar si se han conseguido los objetivos.En una palabra: determinar el ROI del evento.

– Hacer reporting a patrocinadores y colaboradores, además de agradecerles. Con estos resultados en la mano es hora de hacérselos saber a los patrocinadores y colaboradores del evento, para que conozcan el impacto de su marca al asociarse con nuestros eventos.

– ¡Aprender! Realizar una reunión interna y si es necesario con algunos de los proveedores implicados para tener su feedback, comentar los puntos de éxito y los de mejora, ver posibles errores cometidos, problemas que han surgido, cómo se han solucionado, y sobre todo aprender de todo para futuras ocasiones. Cuidado, el riesgo es que nunca lo hagas, pensando que son muchas reuniones. Mejor hacer algo rápido pero escueto, una lista sencilla de puntos positivos y a mejorar. Por teléfono si no hay tiempo. Pero no lo hagas «cuando tenga tiempo».

– Cierra «oficialmente» el evento: con todas las partes (cliente, agencia, proveedores, espacio…) cierra el tema contable, la información, los materiales y pásales una comunicación de que se cierra este evento. Evitar que tres semanas más tarde te pidan algo de material…

– Por Dios, ¡limpia este server! Sí, lo sabemos, tendrás muchos documentos repartidos entre varios ordenadores (en principio guardas todo en un server central, pero eres humano, lo sabemos). Tómate una hora (no hace falta más) para estructurar claramente el server y colocar allí una versión de cada documento. Una carpeta para cada tema (planos, fotos, guión, listados invitados…). También borra los datos de la herramienta online de registro, y asegúrate de que tus proveedores técnicos destruyan la información. Recuérdales que tienen que cumplir el papel que sin duda habéis firmado, que dice que tendrá que destruir los datos después del evento…

– Y el último, el más importante: asegúrate de tener el material (fotos, vídeos) para presentarte a los premios eventoplus del año que viene. La calidad del material visual es fundamental. También ayuda tener una cita del cliente sobre el buen trabajo realizado. ¡Y a por el Oro!