Tecnología de gestión 3.0 para espacios de reuniones
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La web ha evolucionado desde la unidireccionalidad del 1.0; pasando por la web 2.0 donde el usuario pude interactuar y buscar la información que desea en cada momento; hasta llegar al estadio del 3.0, donde no solo se interacciona sino que se participa y co-crean los contenidos entre comunidades de usuarios con intereses afines – con todo el flujo de información que eso genera y las posibilidades de segmentación y personalización que esos datos filtrados y tratados pueden facilitarnos.
Los espacios de congresos deben seguir esa evolución tecnológica en los servicios que prestan en sus instalaciones. No se trata simplemente de ofrecer wifi, debe ser de calidad y que permita un uso intensivo para que todas las posibilidades de interactividad de aplicaciones móviles se puedan aprovechar al máximo.
Singapur, una de las ciudades que ocupa los primeros lugares en las clasificaciones internacionales como destino de reuniones internacionales, nos sirve como ejemplo para mostrar las infraestructuras y servicios congresuales que dan el paso al mundo 3.0:
Wifi integral en el centro de congresos Max Atria. El espacio ofrece a sus visitantes una conexión de internet ininterrumpida con una clave para cada evento en cuestión. Desde una acceso gratuito básico, hasta un acceso que permite establecer el número de dispositivos a conectar y el uso que se va a hacer, se evitan las sobrecargas del sistema y se asegura que la conexión sea óptima.
Para eventos de asistencia masiva y con decenas de salas contratadas para un mismo evento, se determina el ancho de banda a utilizar por ponentes, participantes y organizadores adaptada a la capacidad de cada sala utilizada en el evento.
Video Wall interactivo en la fachada principal de Suntec Singapore. Una enorme pantalla de 15 metros de altura y 60 de ancho proyecta durante 16 horas al día de manera dinámica e interactiva mensajes y contenidos según la temática del congreso, los sponsors y los distintos momentos del día, e incluso interactua con el público que sube por las escalera mecánicas de acceso. Un recurso llamativo para el desarrollo de las marcas involucradas en el evento, los patrocinadores y expositores.
Una app para poner orden en las 250 salas del Centro Sands. El recinto cuenta con el mayor número de salas del país y para dar servicio a los múltiples eventos que se desarrollan en sus instalaciones han creado Marina Bay Sands Meetings Concierge. Una app que se personaliza para cada evento y espacio que es utilizado en el centro de congresos.
A través de la aplicación se pueden compartir los contenidos del evento, crear comunidades entre los asistentes para conectar fuera de las sesiones de trabajo, enviar mensajes dinámicos e información en tiempo real al público, gestionar encuestas y comentarios. Y todo gestionado por el departamento de reuniones de Sands Expo, que ofrece la aplicación y su gestión durante el evento dentro de su portfolio de servicios para aportar valor añadido a los organizadores que confían en sus instalaciones.
Este y otros ejemplos de destinos y espacios que se están moviendo para ofrecer soluciones innovadores en el sector de meetings y congresos, se han publicado en el ´Informe global sobre la industria de reuniones´ realizado por la Organización Mundial del Turismo.
