Maximiza el ROI de tus eventos

Desde un simple cóctel pasando por una convención o programa de incentivo, los organizadores de eventos necesitan demostrar el éxito de su evento.

Aquí tienes cinco pasos para empezar:

1. Define las metas y los objetivos.
La medición del ROI es difícil ya que son numerosos los factores a tener en cuenta y pueden variar de programa a programa y de empresa a empresa. Todo evento tiene unos objetivos: sea comunicar ciertos valores de la empresa, contribuir al aumento de las ventas o incrementar la motivación de los asistentes, es importante establecer los objetivos del evento así como unos parámetros de medición para comprobar que se han alcanzado.

Los objetivos pueden ser tanto cuantitativos como cualitativos. Definirlos y medirlos son esenciales y deben establecerse justo antes de iniciar todo el proceso organizativo.

Los objetivos cuantitativos son generalmente más fáciles de medir ya que implica el incremento o disminución de determinados factores tales como el incremento de las ventas o la disminución de gastos.

Los objetivos cualitativos son intangibles y su medición tiene una mayor dificultad pero es posible utilizar determinadas medidas para cuantificar los resultados, tales como el nivel de motivación de un programa de incentivo mediante la introducción de un sistema de ranking de satisfacción del grupo, la verosimilitud de adquirir el producto tras la presentación, etc.

Hacer que los objetivos y las metas sean lo más concreto y medibles posible ayuda a justificar que la inversión realizada en el evento es la adecuada y qué acciones deben introducirse en el programa del evento para hacer efectiva la medición.

2. Haz que las partes esenciales participen.
Todas las partes involucradas en el evento pueden aportar su grano de arena para conseguir alcanzar objetivos concretos. Infórmate acerca de qué personas pueden ayudar a alcanzar las metas, sobre si el departamento de ventas y el de servicio al cliente deberían implicarse… El hecho de excluir a estas partes clave desde el principio puede resultar muy perjudicial más adelante.

Muchas veces la consecución de un simple objetivo requerirá de la participación de otros departamentos o profesionales para poder llevar a cabo la medición.

Por ejemplo, cuando haya una agencia involucrada en la organización del evento, la agencia deberá recibir un brief sobre qué factores deben medirse y ayudar a la implantación de aquellas acciones que hagan la medición posible.

3. Identifica los obstáculos potenciales.
Aunque pueda parecer suficiente establecer una serie de parametros para medir el retorno, también es importante conocer cuáles son los factores que pueden dificultar la realización de la medición. No tener personal dedicado a distribuir correctamente cuestionarios, que éstos requieran mucho tiempo para su cumplimentación o el no disponer de un sistema para la introducción de los datos para obtener los informes necesarios podrían imposibilitar la medición.

4. Dirige y sigue todos los datos.
Independientemente de las herramientas que utilizemos para medir y analizar los datos, la información reunida te ayudará a mantenerte focalizado en los indicadores clave que se definieron cuando el programa fue establecido. Asegura la precisión de la información recogida y no pierdas detalle para evitar pedir de nuevo la información a los profesionales que te la han proporcionado en el proceso. Asegúrate de que los datos obtenidos permitan medir las metas y objetivos fijados en su inicio.

5. Comunica los resultados.
Mantén informadas a todas las partes involucradas acerca de los resultados. Un informe escrito acompañado de (hojas de cálculo) es probablemente la forma más rápida y sencilla de recoger y almacenar los datos. Sin embargo hacer más atractivo visualmente el informe ayuda a que todo el mundo “vea” la progresión y aumenta los participantes potenciales de nuestro plan.

Coloca los resultados en un lugar accesible para todas las partes, y si cabe la posibilidad de obtener datos parciales sobre el avance –especialmente si el plan se desarrolla en un periodo largo- actualízalos regularmente.

Ver la segunda edición de eventos Magazine para un análisis más profundo y detallado del ROI.