Eventos asequibles

– Intenta llevar a cabo tu evento en un lugar al aire libre / una terraza / una piscina para reducir el gasto en decoración. Transformar un salón de baile o una sala de reuniones puede ser muy caro y el resultado no es siempre tan impactante ni efectivo como al aire libre.

– Utiliza lugares en los que tengas la flexibilidad de escoger a tus propios proveedores. El estar ligado a unos proveedores concretos puede resultarte caro.

– ¡Lee completamente todos los contratos que firmes, incluso la letra pequeña! Evita posibles sorpresas por no haber leído completamente las condiciones de lo que firmas.

– Recicla. Utiliza la bollería y la fruta del desayuno para la pausa de media mañana.

– Utiliza, si es posible, jarrones de agua en lugar de agua embotellada con lo que puedes rebajar tu presupuesto en bebida.

– Tráete tu propio LCD, cables y alargos para minimizar el gasto innecesario en audiovisuales.

– Contrata varias reuniones a la vez. Agregando tu poder de compra podrás conseguir mejores condiciones que renegociando cada vez.

– Intenta aprovechar la presencia de conferenciantes de tu interés en la ciudad de tu evento para contratarles y poder ahorrarte parte de los gastos de su desplazamiento.

– Pregunta, indaga, inquiere. Los hoteles disponen a menudo de decorados y materiales de anteriores eventos que podrías reutilizar de forma muy económica.

Ahorro en transporte
– Menos es más — Estudia bien la frecuencia de los servicios de transporte que dispones para tus asistentes. Puedes llegar a ahorrar de uno a cinco vehículos en un evento disminuyendo pocos minutos las frecuencias de tu servicio de shuttle.

– Patrocinios — Busca espónsors para átodoá. Se puede patrocinar prácticamente cualquier servicio necesario para el evento, incluso los vuelos, por ejemplo ofreciéndole al espónsor la proyección de un vídeo publicitario durante el vuelo o en el sistema de televisión del autobús.

– Recorta en la bienvenida — Donde tienes más margen de actuación es en reuniones de ventas y reuniones internas de tu empresa. Haz que los asistentes deban recoger la información en un punto de encuentro establecido. Probablemente podrás reducir el personal de bienvenida en el aeropuerto, por ejemplo.