Cómo conseguir un buen servicio de azafatas

Organizar un congreso, una feria o cualquier tipo de evento no es nada fácil. Requiere mucho tiempo y dedicación para que todo salga perfecto.

Muchas veces el resultado final no depende de nosotros, sino del personal que está de cara al público, las azafatas. Ellas son en definitiva la imagen de nuestra empresa durante el evento, las que nos representan, y por lo tanto son directamente responsables de la idea que el cliente se va a hacer de nosotros, así como de que el cliente tenga un buen recuerdo de ese evento. Es pues fundamental contratar un buen equipo de azafatas que nos AYUDE.

Consejo proporcionado por ACHE Azafatas y Traductores,una empresa dedicada a la prestación de servicios para todo tipo de eventos, actos sociales y promociones

Destacamos 9 puntos a tener en cuenta:

Contratar una buena agencia de azafatas
Una buena agencia de azafatas debe empezar por ser un filtro de personal, y después encargarse de formarlo. La buena azafata no nace sino que se hace. Los idiomas, los conocimientos de protocolo, ciertos valores como la puntualidad, la cortesía, la buena presencia, etc. son valores que deben enseñarse. Hay que asegurarse de que la agencia se encarga de eso, de esta forma se evitarán muchas sorpresas y sobre todo tener que hacer un trabajo que no le corresponde al cliente.

Contratar una azafata-coordinadora
Este punto a veces no se realiza porque implica un aumento del coste, pero cuando se trata de un grupo de 4 o más azafatas, es fundamental. Ella será la encargada de comunicar al resto del grupo de azafatas cualquier variación o problema que sucediera evitando al cliente tener que preocuparse de hablar con cada una de ellas. Se encargará de distribuir los horarios y asegurarse de que se cumplen, así como de comunicar las posibles quejas de clientes, sugerencias o felicitaciones.

Reunirse con las azafatas el día antes en el sitio donde tendrá lugar el congreso o convención
Es imprescindible que conozcan las instalaciones, vean el material tecnológico y audiovisual que va a ser empleado, dónde y en qué salas se van a llevar a cabo los diferentes eventos, etc. Las posibles dudas podrán ser resueltas ese día, y no en el transcurso del evento.

Elaborar varios listados ordenados de asistentes
El momento de las acreditaciones es el de más actividad, todo el mundo llega a la vez y con el tiempo justo. Para agilizar las identificaciones conviene elaborar un listado ordenado alfabéticamente de asistentes y hacer varias copias para que varias azafatas puedan estar identificando a la vez. Más tarde, cuando comience el evento, se unificarán las listas.

Elaborar planos de situación de la mesa de ponentes y proporcionarle una copia a las azafatas
De esta forma, la azafata sabe desde el principio el orden de actuación y situación de cada ponente en la mesa, pudiendo cambiar los carteles identificativos rápidamente entre ponencias y acompañar directamente a los ponentes hasta su lugar asignado.

Designar e informar quiénes son las personas a las que acudir en el caso de cambios, información adicional, etc.
De esta forma si algún asistente quiere ponerse en contacto con alguien de la organización en concreto, o la azafata tiene alguna duda, irá directamente a la persona encargada evitando perder tiempo intentando averiguar quién es la persona que le puede solucionar ese problema.

Preparar acreditaciones personalizadas para las azafatas
Lo más normal es que incluyan el logotipo de la empresa o evento que estamos realizando, así como el nombre de la azafata. Esto favorecerá el contacto entre las azafatas y los asistentes, pudiendo dirigirse a ellas de una forma más personal. De esta forma será más sencillo para los asistentes e incluso organizadores localizar a una azafata que les haya atendido anteriormente, y que esté al corriente de su situación.

Informar al grupo de azafatas de todo lo referente al congreso
Si la azafata conoce a la perfección el programa, las posibles variaciones, etc, será capaz de dar esa información correctamente y evitar así que la persona que tenga dudas tenga que ir a preguntar a otros, con la consiguiente confusión y pérdida de tiempo.

Tener en cuenta posibles cambios de última hora, establecer las diferentes actuaciones y dar conocimiento a las azafatas
Si algo imprevisto sucediese, la reacción por parte de todo el equipo será rápida y eficaz, ya que sabrán qué deben hacer y cómo deben reaccionar en esas situaciones. Esto permite que muchos problemas de última hora se solucionen antes de que los asistentes se den cuenta.

Consejo proporcionado por ACHE Azafatas y Traductores