Utiliza eficientemente las pausas en las reuniones

Las pausas no sólo se «comen» unos minutos importantes de tu reunión: bien gestionadas, permiten que tus reuniones sean más eficaces. Aquí tienes algunos consejos, pero antes permítenos recordarte 2 puntos de interés sobre reuniones:

Gestiona la agenda
Cuando definas una agenda, pregúntate si podría ser más adecuado separar la reunión en 2 reuniones más pequeñas (lo cual permitiría centrar la atención de los asistentes en objetivos más concretos). Si es importante que sea una reunión única, definir pausas es importante para que los participantes estén animados y sean productivos.

Varía las presentaciones
La duración media de la concentración de una persona es de unos 20 minutos. Un cambio de animador/facilitador o de medios (de presentación PowerPoint a discusión abierta) puede ayudar a los participantes a concentrarse. En cualquier caso, el tiempo máximo de una reunión no debe superar la hora y media sin pausa. Entonces, es aconsejable hacer una pausa de 10-15 minutos.

Por qué optimizar las pausas
Algunos asuntos se discuten más eficazmente en pequeños grupos
A menudo, los asistentes a una reunión tienen preguntas o comentarios que no merecen ser comentados delante del grupo entero (una duda personal, un comentario para un solo asistente y no para el grupo). La pausa es el momento ideal para que se pueda comentar ese tema con quien se quiera sin interrumpir la reunión.

Utiliza el momento de regreso a la sala de reunión para reconcentrar a la gente y recordar los asuntos importantes
Aprovecha la vuelta de los participantes a la sala para centrar la reunión, recordar las preguntas-clave, pedir que los debates y comentarios se centren en estas preguntas… La gente ha perdido su concentración antes de la pausa… es tiempo de que se concentren otra vez.

Ofrece carburante para mantener la productividad
Una pausa acompañada de una bebida o un tentempié (¡muy ligero!), además de una posible visita a los servicios permite que los asistentes recarguen las baterías. Con ello minimizarás las distracciones de asistentes saliendo a mitad de la reunión.

Algunos otros consejos para el éxito de tu reunión
– Comunica las pausas desde el principio, para que todos sepan que tendrán su oportunidad de ir al baño, hacer una llamada, comentar algo con un colega…

– Exige MUCHA disciplina para finalizar de la pausa: no se puede convertir en una pausa de 25 minutos…

– Pide a los asistentes que no coman o beban durante la reunión… ¡evita ruidos u olores que distraigan!

– Si la reunión tiene lugar fuera de la oficina, indica a todos desde el principio dónde se encuentran los servicios y demás lugares de interés (centro de negocios, fotocopiadora…)…