Una convención presencial muy segura

Es cierto que las cosas han cambiado bastante, que calificarlas de nueva normalidad igual es un eufemismo, pero nos adaptamos a todo y se pueden hacer las mismas cosas de formas distintas. Así es como Terra Consultoría de Incentivos organizó, el pasado 16 de julio, la Asamblea General Ordinaria de los Arquitectos Técnicos en el Hotel RIU Plaza España. Para que los asistentes mantuvieran la distancia de 1,5m y medidas de seguridad requeridas, utilizaron un salón con capacidad para 400 personas donde ubicaron a 130 personas.

Lo que más cambia en un evento ahora quizá es la entrada de los asistentes, un poco más lenta porque, en este caso, se les tomaba la temperatura, tenían que limpiarse los pies en una alfombra desinfectante, ponerse la mascarilla y limpiarse con hidrogel. También se ofrecía la posibilidad de hacerse un tres PCR, pero lo cierto es que esto supondría hacerlo con varias horas de antelación y hacer esperar demasiado a los asistentes, por lo que no se llevaron a cabo. La mejor manera de agilizar el registro es usando tecnología, códigos QR que permitan un escaneado rápido y seguro, sin tocar ningún objeto y a distancia del personal de acreditaciones.

En el interior de las salas Madrid I y II, los asistentes encontraban un kit con un set sanitario que contenía otra mascarilla, un bote de hidrogel y las instrucciones con las normas a seguir durante el evento (el nuevo merchandising), aunque también se incluyó una libreta y un bolígrafo para tomar notas, todo individual y personalizado. Como las botellas de agua, que también estaban distribuidas para que cada uno tomase solo la suya.

El montaje de las salas era en escuela respetando los 1,5m entre un sitio y otro, y en la mesa presidencial se sentaron 5 personas también distanciadas, sin quitarse la mascarilla. Después de las presentaciones correspondientes, los participantes tenían que votar para tomar una decisión propuesta por la asamblea. Uno a uno se fueron levantando y depositando su voto en una urna, sin tocar nada y con la mascarilla siempre puesta, of course. Como las salas eran muy grandes y las personas estaban alejadas unas de otras, el equipo de Terra tuvo que montar, además de la gran pantalla trasera, otra serie de pantallas repartidas en diferentes rincones de la sala para facilitar la visibilidad a los asistentes. Josanz audiovisuales se encargó del montaje técnico y audiovisual para que el evento se pudiera seguir perfectamente desde cualquier ubicación en la sala.

El acto se celebró con normalidad y mucha seguridad, de hecho, los participantes valoraron muy positivamente la gran responsabilidad y medidas implementadas para que todo cumpliera las normas y recomendaciones establecidas por Sanidad. Esto también se trasladó al bufet que disfrutaron al terminar la reunión. Uno de los momentos más complicados de control, porque la gente quiere verse y hablar, y mantener la distancia se hace un poco más difícil, sobre todo porque para comer hay que quitarse la mascarilla… pero la responsabilidad individual ganó la partida, todos hicieron lo posible por degustar el menú finger buffet -servido personalmente a cada asistente por un amplio número de camareros situados a un metro de distancia-, y hacer networking «reponsable». El evento finalizó de la misma manera que empezó, con éxito en la organización gracias a la colaboración y buena voluntad de todos los que participaron.