Astronautas y escenografía interestelar en el evento anual de Finastra

El plato fuerte del evento: una sesión plenaria para 1.000 personas y 26 breakout rooms. Aunque el día previo al GSK se celebra un encuentro con partners para 150 personas y el Global Costumer Operations de 200 asistentes, estas citas no son sino un calentamiento para lo que viene al día siguiente. El evento arranca con una jornada de sesiones en el auditorio del hotel en el que la escenografía y la puesta en escena tienen que estar a la altura (y las dimensiones) de este espacio. En esta ocasión el escenario lo protagonizó una pantalla curva de 24×7 que no solo sirvió para vestir escenográficamente el espacio, sino que se aprovechó su impacto visual para integrar la entrada y salida de los speakers. A través de una puerta central integrada en la pantalla, los diferentes directivos hacían su aparición en el escenario haciendo más espectacular su entrada como si se tratase de una nave espacial. Para ello se elaboró un video de apertura en 3D y efectos especiales digno de Star Trek, personalizando cada detalle de la nave y los astronautas decididos a conquistar el espacio financiero.

Una escenografía envolvente que reforzó los mensajes de la sesión. Por ejemplo, en el momento en el que dos ejecutivos de la compañía entraban al escenario vestidos de astronautas, la pantalla se convertía en el espacio interestelar con diferentes estaciones que conquistar gracias a los contenidos audiovisuales desarrollados. Todo ello para transmitir el mensaje “Gaining Gravity”, reflejando el asentamiento de la nueva estrategia de la compañía lanzada la edición pasada.

Gamificación en forma de control de asistencia en el badge de identificación. El segundo día de sesiones, los contenidos en la sala plenaria se alternan con sesiones en breakout rooms. En total, 26 salas de subcomisión repartidas en la zona de centro de congresos del hotel y que presentan montajes tan diversos como 100 personas en teatro a pequeños encuentros de 30 personas. Además de reforzar la señalética, la app del evento incluyó este año un mapa de las salas en las que, al marcar la sesión en cuestión, la app mostraba su ubicación en el mapa con una agenda exacta para cada asistente.

Había que ponerlo fácil para que los asistentes llegaran a su sala, y para también “motivar su asistencia”, por lo que se desarrolló una dinámica ad hoc jugando con colores. En el badge de cada participante se colocaba un adhesivo de color según las sesiones que acudía.

El branding, con cuidado protagonismo. No solo clave la hora de facilitar los flujos de asistentes en la salida de la plenaria y dirigirles correctamente a las breakout rooms -ayudando a mover rápidamente a cada uno de los 1.000 asistentes a su sala- la señalética se usó para hacer branding en zonas comunes y generar impacto marcando, junto con la iluminación, el pasillo que hacía de camino a la sala plenaria como si de una nave espacial se tratase. Se jugó con tótems digitales con ruedas que permitían más flexibilidad para adaptar su colocación en los distintos momentos y espacios, además de cambiar los textos de forma más rápida (y ecológica, al no utilizar papel).

Pero el branding no quedó ahí, con la colaboración del convention bureau el día de llegada a la ciudad, en el trayecto de los transfers desde el aeropuerto, los invitados pudieron ver un cartel de bienvenida anunciando el evento en los carteles informativos de la autopista.

Un parque de atracciones y un antiguo astillero para el programa lúdico y motivacional. Tras el primer día de trabajo, nada como dar un breve paseo andando y llegar al parque de Liseberg, muy próximo al hotel, para disfrutar de una zona acotada para ellos.  En un islote pirata donde tuvieron el cóctel, animación de actores simulando un abordaje pirata y acceso a los restaurantes que lo rodeaban. Cada uno de ellos se tematizó con un tipo de comida: desde uno especial de aperitivos típicos suecos, otro de comida ‘made in USA’ con perritos calientes y hamburguesas, hasta uno más oriental sirviendo baos. Por supuesto, no faltó la adrenalina en todas las atracciones del parque con pase vip.

Para la última noche se eligió Eriksbergshallen, un antiguo astillero de la ciudad, para celebrar la cena de gala del evento. En su interior el espacio se acotó para que hubiera una zona de banquete de gala inspirada también en el espacio donde colgaban estrellas y proyecciones, además de una zona separada para la fiesta y el show. En esta última se montó un escenario y un despliegue televisivo para desarrollar el talent show en el que participarían los asistentes. Cada delegación presentaba su actuación musical, algo que se tomaron muy en serio y que resultó ser todo un concurso de talentos en formato espectáculo, introducido y animado por presentadores profesionales de la televisión británica.

Un evento cada vez más sostenible. Señalética digital y app del evento para evitar papel, soluciones para reciclar los badges, localizaciones “in walking distance” para evitar traslados en autocar y un hotel el Gothia Towers muy concienciado con la sostenibilidad con propuestas para la restauración basadas en el producto local. Ellos mismos crean su propia miel y cerveza artesanal, ofreciendo propuestas de comida orgánica y saludable en las reuniones y coffees.