CWT Meeting & Events organiza una convención para 300 asistentes
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La propuesta creativa
La tecnología y recrear la sensación de felicidad de los juegos de la infancia fueron las claves sobre las que pivotó la propuesta creativa y el hilo conductor del evento giró entorno a cuatro valores del cliente: equilibrio, empatía, reconocimiento y pedir ayuda.
El pre-evento fue más allá de la clásica invitación vía mail o el teaser. Se creó una estrategia de comunicación que caldeara el ambiente e incrementara las expectativas de los asistentes. Durante las cuatro semanas previas a la convención se realizaron actividades en las oficinas del cliente (una semana para cada valor) como crear un circuito en patinete eléctrico que debían hacer en el menor tiempo posible o instalar un marco y piezas de puzle para ir, día a día, montando la imagen que desvelaría la sede del evento.
Los juegos se trasladaron también a la convención. La idea era poner en práctica los valores –qué mejor forma de aprendizaje- así que arrancaron con actividades al aire libre: tiro al arco, un futbolín humano, combates de sumo, gafas de realidad aumentada que recreaban un viaje en una montaña rusa con el escenario totalmente personalizado, juegos para incentivar el trabajo en equipo… Cada actividad iba asociada a un valor y los participantes dieron rienda suelta al niño que llevaban dentro. Para conseguir que todos participaran se eligió un regalo divisible por piezas y se premió a los participantes al final de cada prueba. El reto era conseguir el regalo completo.
Tras disfrutar de tiempo de ocio al aire libre, en el auditorio del teatro realizaron una actividad de team building en la que la tecnología tuvo un papel destacado. Se organizó un partido de fútbol virtual en el que, divididos en grupos, debían ponerse de acuerdo para mover a los jugadores mediante el uso de unas palas que leían el movimiento y lo trasladaban a la pantalla del auditorio. El campo y las camisetas de los jugadores estaban personalizados con la imagen del evento.
Otro componente original para abordar uno de los valores a trabajar fue una charla a cargo de la alpinista Araceli Segarra, primera mujer española en alcanzar la cumbre del Everest. Los asistentes acudieron en masa a hablar con la deportista al final de la intervención.
La ambientación
Para ambientar el espacio se utilizaron soportes físicos que decoraron la fachada del teatro, el interior, las zonas comunes, las zonas de hospitality e incluso los baños. Destacó un vinilo gigante que cubrió la parte inferior de la cristalera del teatro con un motivo que reproducía la imagen del evento.
Los asistentes fueron recibidos en el auditorio al ritmo del popular tema de ACDC Thunderstruck interpretado por chelos como parte de un espectáculo de vídeo mapping que se prolongó durante toda la jornada con proyecciones adaptadas a cada una de las charlas.
La hora de la cena también fue pensada para dar continuidad al ambiente lúdico e informal de la jornada y se organizó como si de una feria se tratara, con diferentes stands en los que los asistentes pudieron degustar una selección gourmet de platos típicos de nuestra gastronomía. El espacio para sentarse se decoró con mesas de madera pintadas en vivos colores.
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