Cómo las agencias se adaptan a la locura actual

Han participado en este encuentro: Jorge Hernández de Avant Events, Estrella Díaz de Staff Eventos, Juanlu González de popin_, César Gonzalez de [SOMOS] Experiences, Marian Morales de Super 8, Jose Ignacio Hernández de MKTG Spain, Rafael Llopis de 02 Comunicación y Jorge Prado de Externa Marketing  &Events.

La inmediatez actual lleva a “despachar eventos”

El last minute se ha convertido en el pan de cada día; cada vez los eventos se solicitan con menos antelación y la demanda actual es desorbitada, nos lo confirman todas las agencias. Incluso algunas aseguran tener más que nunca clientes nuevos, como Staff Eventos. Sonreímos a la aparente calma después de la tormenta, pero seguimos con cierta incertidumbre y “los eventos se quieren de hoy para mañana”. Los briefings son muy escuetos, el trabajo de reflexión es demasiado limitado, y esto dificulta el buen trabajo.

El largo camino hacia el formalismo

Hemos sido durante mucho tiempo un sector muy informal, donde muchos eventos se han hecho sin contratos. Las agencias tienden a exigir más contratos que antes pero seguimos siendo un sector, digamos, menos formal que otras ramas de la comunicación donde, como lo recordaba Jose Ignacio de MKTG Spain, “no se hace nada sin una P.O.”. Sin embargo, sin tiempo de antelación para el evento, en muchos casos hasta el post-evento la contratación formal no se realiza… algo muy insólito. Las agencias a menudo realizan eventos con sencillos intercambios de emails, con clientes que ya conocen, pidiendo un mayor formalismo a clientes nuevos.

Y si bien esta formalización es positiva, los procesos de contratación de los clientes, a veces, suponen un coste en equipos de expertos administrativos y legales para las agencias, comentó César de [SOMOS] Experiences. 

Más personalización en los contratos

La relación contractual se ha empezado a blindar, pero también hay cambios en las condiciones y cláusulas de los contratos y en cómo se gestionan. “El Covid nos ha hecho ver la importancia de formalizar contratos pensados, estructurados y que recojan casuísticas varias, las políticas de cancelación se han convertido en las cláusulas estrella” según Jose Ignacio Hernández de MKTG Spain.

Personalizar más los contratos y las cláusulas de los presupuestos resulta imprescindible para Rafael Llopis de O2 Comunicación, a lo que Jorge de Avant Events añadía: “cuestiones como la variación last minute de los asistentes por parte del cliente también deberían estar en el contrato”. Añadir o quitar un 30% de asistentes tiene un impacto considerable en el presupuesto… pero también simplemente en la posibilidad de realizar el evento. Un catering planifica sus compras con cierta antelación, empezando generalmente a comprometer costes a 7 días del evento.

¿Contratos más firmes con proveedores?

Hasta ahora se han formalizado poco los contratos con los proveedores, los trabajos se cierran a través de un simple intercambio de correos. Trabajar más los contratos con los clientes pero también con los proveedores es una prioridad ahora para algunas agencias como Externa Marketing & Events. Varias agencias han tenido malas experiencias de proveedores que dicen a 1-2 días del evento que, simplemente, no pueden realizar el servicio, resultando en un dolor de cabeza terrible para la agencia y poniendo en peligro el evento, especialmente cuando el cliente no entiende que un proveedor deje a la agencia “tirada” como una excusa válida, recuerda Jorge de Avant Events. Resultado: “tenemos que redactar buenos contratos con proveedores para que por su parte haya cierto compromiso”, nos comentaba Jorge Prado. Otra clave que comentaba Juan Luis de popin_ es el hecho de trabajar con proveedores de confianza para evitar este tipo de problemas. Todos concuerdan en que, actualmente, hay que trabajar más que nunca la relación y la confianza con los proveedores.

¡Te contamos más sobre cómo gestionar tus contratos y acuerdos en este momento VUCA en el último número de eventos Magazine! 

El last minute juega en contra de la formalización

Como analizamos en el artículo sobre contratación en el último número de eventos Magazine, ante la posibilidad de cancelación (especialmente por fuerza mayor si por desgracia nos vuelve a tocar…), es importante especificar condiciones según el trabajo realizado, es decir, que más allá del calendario de pagos (que se puede dilatar en el tiempo), especificar el importe que se deberá abonar según la fecha de una posible cancelación, teniendo en cuenta el tiempo de trabajo y los gastos comprometidos.

El hecho de que la mayoría de eventos se soliciten con tan poca antelación no permite, en muchos casos, formalizar en los contratos con fechas identificadas (calendario de pagos) o servicios identificados (facturación por fases de trabajo). César Gonzalez de [SOMOS] Experiences comentaba que “en eventos con meses de desarrollo sí se establecen de forma muy clara pagos parciales vinculados a fases (creatividad, producción…) y cuando llega el evento ya hay una parte cobrada, pero solo en eventos de largo recorrido, que ahora no son la mayoría”. Una planificación con condiciones financieras escalonadas no tiene mucho sentido para un evento confirmado a 2 semanas de su celebración…

Pagos por adelantado de hasta el 100% a proveedorees

Cada vez el cliente entiende más que se tengan que adelantar ciertos pagos; “se han vuelto más comprensivos”, porque hay unos costes de dedicación en los proyectos y los pagos adelantados exigidos por los proveedores son mucho más frecuentes que antes. De hecho, la mesa coincide en que hay cierta tensión con los proveedores… Las malas experiencias de pagos han hecho que muchos proveedores exijan este 100%, restando poder de exigencia de la agencia al proveedor que ya cuando empieza el montaje ha cobrado todo el evento. Dejar una parte pendiente es muy deseable.

Otra observaciones es que algunos colectivos, como los espacios, han establecido esta forma de trabajar cuando otros como los audiovisuales no tanto. Las agencias dicen ir sopesando y ajustando porcentajes según el tipo de proveedor. No es lo mismo un catering que debe comprar el producto que un audiovisual que ya tiene los equipos. “Con el audiovisual, por ejemplo, intentamos ajustar más el porcentaje por adelantado porque no incurre en tantos gastos previos como un catering”, comentan.

Aprender a decir que no

Ante todo esto, aseguran que hay que luchar contratos y formas de trabajar y saber cuando sí y cuando no. Cada vez más agencias exigen un pago adelantado significativo para no convertirse en bancos… y declinan hacer el evento si las condiciones de pago no son justas. “Hay que aprender a decir que no” afirmaron varias agencias, algo que en este sector ha sido poco frecuente históricamente.

Decir que no, a veces, es un favor para todos. Incluso porque otras cuestiones como la creatividad y la originalidad se pueden ver afectadas, para Juanlu González de popin_. “Las agencias necesitamos tiempo no solo para ejecutar un evento sino para pensar y para poner en marcha el proceso interno de trabajo propio y con nuestros partners. Muchas veces es mejor decir no, que poder fallar en un proyecto repercutiendo en la imagen de nuestras agencias así como de nuestros clientes”.

Subida de precios, de riesgos y falta de personal

La inflación igualmente preocupa (ya te lo contamos en este otro artículo). En la mesa se comentó la subida de los precios principalmente en los traslados/transporte, materiales, el personal… Las agencias optan por asumirlo y explicárselo al cliente.

Los riesgos en montajes, también están subiendo. Aquí te hablamos de una carta abierta de cuatro empresas de coordinación de prevención de riesgos laborales. En nuestro sector, sabemos muy bien que los problemas (y los dramas) pueden suceder en montajes y en eventos, no tomemos riesgos que serían inaceptables tanto a nivel humano como de salud de sector.

La falta de personal es otro problema del que hablaremos muy pronto en otro artículo. Mantente atent@…