ICCA Ibérica se reencuentra en Mallorca y analiza la situación del evento asociativo

Fueron dos días de reencuentro, con este maravilloso sabor del contacto humano después de la pandemia (¿a ver cuánto tiempo disfrutamos tanto estos momentos?). Combinó una parte turística (visita de Palma, del Museo Miró), otra social (cata de vino) y una formativa en los jardines de Alfabia (ver foto: viva la sesión formativa en un entorno informal, atípico, como estos que abundan en Mallorca). Todo concluyendo con el “Exchange” de información sobre congresos entre miembros de ICCA, y una formación / actualización de la utilización de la base de datos de ICCA. La base del evento era el Melía Palma Bay y su palacio de congresos.

Ahora… más que un programa detallado, te traemos algunas ideas sacadas de las charlas (y del mejor sitio de cualquier evento: ¡los coffee breaks!).

Lo digital cansa. Ya no queremos eventos digitales, comentaron varios speakers después de 18 meses en los cuales lo probaron todo. Cuidado: dos factores nos llevan a tener este tipo de idea: de un lado el hecho de que las asociaciones no han encontrado manera de financiarse con eventos digitales, cuando sus eventos presenciales son una fuente de ingresos importante. Y de otro lado, en un encuentro de destinos y grandes recintos, seguro que todos tenemos la tentación de “proteger nuestro mercado”. Pero como habrás vivido también, y como se ve en cualquier evento, la esencia de un evento, que es el contacto humano, el networking, el momento compartido simplemente no funciona online. No tiremos el bebe con el agua del baño: lo digital trae mucho y se quedará, y de hecho seguirá creciendo, pero la fuerza del evento sale clarísima después de 18 meses de zoom.

Dicho esto… “streaming is obvious”, concluyó la primera mesa de debate. Y cualquier evento incluye hoy en su briefing una parte de difusión online, en directo o en diferido. Volvemos a lo presencial pero con un componente online. “Un evento que tenía 500 personas en presencial y 1000 online, empieza a cambiar a 1000 en presencial y 500 online.

La contratación cambia. Primero, la prudencia de los clientes (grandes asociaciones en este caso) se quedará. “Esperamos todo lo que podamos antes de comprometernos”, comentó Carola, la COO de la asociación FIP (International Pharmaceutical Federation). Se comentó con asombro que algunos recintos no han cambiado en absoluto sus contratos en los últimos dos años. La necesidad de flexibilidad es algo que probablemente se quedará, en un mundo cada vez más VUCA.

El contacto humano, estrella de los eventos. Se alargan los coffee breaks y las comidas o los momentos y formato de puro networking. Y por mucho que un evento comunique con ruido la calidad de su programa formativo, no olvidemos nunca que en el fondo, la gente va a los eventos para la parte de contacto humano. Las mejores ponencias del mundo están online ya, y las hemos visto hasta la saciedad durante la pandemia.

¿El gran evento seguirá? Hay dudas sobre esto, especialmente cuando crecen los eventos regionales o más especializados. El gran evento de 15, 20, 25.000 asistentes está en peligro según varios speakers. La competencia está creciendo para el gran evento presencial, que congrega todo un sector a nivel de un continente o del mundo… pero hablando en el coffee (¡por supuesto!), se comentó que en nuestro sector, los eventos especializados tipo workshops han crecido mucho en los últimos años, pero que grandes encuentros tipo ibtm o imex son todavía el sitio al cual el gran cliente que quiere sentarse con todos sus partners / destinos acude, con la certidumbre de poder, en dos días, actualizarse de forma completa. Así que nos permitimos algo de escepticismo antes de enterrar el gran evento de 20.000 personas.

La salud financiera de las asociaciones. Han perdido un 40-60% de sus ingresos durante esta crisis, y necesitan recuperarse. Volverán a los eventos cuanto antes, aunque hayan también diversificado sus actividades e ingresos, por ejemplo hacia la certificación. Pero preparaos para una vuelta fuerte de la actividad asociativa, tanto porque lo necesitan a nivel financiero como porque sus miembros piden conectar de nuevo.

Convention bureau y palacio de congresos: un equipo. ¿Quién hace promoción hacia las grandes asociaciones y sociedades médicas? El convention bureau o el recinto? Quedó claro que todos los recintos hacen su promoción (y que esta promoción empieza promocionando el destino antes de comentar el palacio), pero se recordó la importancia de la coordinación, de un alineamiento sobre la propuesta de valor. Las sociedades pueden ver una falta de coordinación entre los dos, que acaba transmitiendo una imagen negativa del destino.

Gracias a Event Point, la gran publicación portuguesa del sector MICE, por compartir sus fotos, que incluimos en este artículo.