Claves para pasar de un evento presencial a un evento online

La situación es parecida, pero para nada igual a la que vivimos en marzo de 2020: Ahora tenemos muy claro que el evento online es más que un recurso para cubrir un imprevisto, es un nuevo enfoque que nos permite trabajar con garantías en un sector que quedó muy tocado en esa primera ola de la pandemia.

Es muy diferente transformar tu evento presencial en evento virtual desde cero, es decir, cuando no cuentas con la posibilidad de que de la noche a la mañana tu evento presencial deba ser cancelado, que, por el contrario, tu evento tenga ya una configuración híbrida y disponga al menos de los recursos técnicos (streaming y plataforma virtual de eventos) y humanos (personal especializado en eventos virtuales o híbridos) para que ese tránsito de lo presencial a lo virtual sea lo menos «traumático» posible.

La premisa básica será entonces que pienses siempre en la cancelación de la parte presencial como una posibilidad real en cuanto empieces a planificar cualquier evento. De esta forma, el enfoque del evento desde el principio se encontrará en el entorno del evento híbrido, no solo por los recursos técnicos que tendrás a tu alcance, si no porque contarás con un «plan b» para cada una de las partes de evento.

¿Qué herramientas necesito para pasar mi evento de presencial a virtual?

Es fundamental contar con una herramienta o software de eventos virtuales que nos permita resolver todas las casuísticas que se dan en los eventos formativos y que permita a los asistentes vivir una experiencia de usuario lo más gratificante posible.

Interacción de los asistentes

Lo principal en este tipo de eventos es que la interacción entre asistentes y ponentes sea fácil e intuitiva. Nuestras plataformas, 100% personalizables, ofrecen tanto servicio de votaciones en directo, chat online, preguntas y respuestas y hasta la posibilidad de realizar dichas interacciones con audio o incluso con vídeo para que los asistentes puedan preguntar y ser respondidos. La figura de un moderador en este tipo de eventos es indispensable.

Directo, falso directo y diferido

Debemos contar también con la posibilidad de hacer un falso directo, una sesión grabada que se emite a una hora concreta y que se muestra en el programa. Al programar sesiones o ponencias en falso directo, podemos incluir también la alternativa de que el ponente entre en directo para contestar preguntas vía chat al finalizar la sesión. De esta forma se proporciona una sensación de directo total de cara al asistente y conseguimos evitar posibles riesgos de fallos de conexión o similares.

Contamos también con que cualquiera de las sesiones quedará disponible en diferido y bajo demanda dentro de la plataforma para que los asistentes puedan visualizarla durante el tiempo que consideremos necesario o que tengamos abierto el congreso virtual. Además, también podremos combinar el directo (o falso directo) con diferido: bien antes, o después del evento.

Traducción simultánea

La traducción simultánea de un congreso o jornada es otro elemento de gran importancia. Desde OnSite ofrecemos diferentes soluciones para poder emitir tus eventos en streaming en diferentes idiomas, ya sea teniendo a los interpretes de manera presencial en el evento (en caso de eventos híbridos) o de manera remota contratando un HUB profesional. Otra opción más económica (y no menos atractiva) es la integración de subtítulos en tiempo real (con inteligencia artificial o mediante interpretes que transcriben en tiempo real los contenidos del evento).

Relación con los ponentes

El trato con los ponentes también es importante y por eso los tratamos de forma especial. Hacemos que se sientan cómodos y sobre todo acompañados en todo el proceso. Enviamos una carta donde ellos mismos reservan día y hora para hacer las pruebas oportunas, uno de nuestros técnicos realizará toda la formación necesaria para que no tengamos ningún error en el directo.

El valor del networking

Una parte indispensable de los eventos presenciales es, precisamente, poder reconectar con personas que hace tiempo que no ves. Gracias a la tecnología ahora esto también es posible a través de la sección de Networking que ofrecemos en nuestra plataforma de congresos y eventos virtuales, desde crear tu propia agenda de citas one-to-one hasta contactar de manera live con otros asistentes al evento.

En OnSite ofrecemos un software adaptado 100% a la realización de congresos en el ámbito virtual. Nuestra aplicación está pensada e ideada para que puedas realizar un evento formativo con las mismas garantías que si fuese presencial totalmente presencial.