4 momentos fascinantes en la organización de una convención (aunque no siempre te lo parezcan)
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Comer juntos, que gran momento
Posiblemente es uno de los momentos en el que muchos eventos pueden jugarse todo a una carta: sentarse a comer. Es increíble el poder de expectativa que puede generar el momento catering: puede convertir el evento en una experiencia memorable durante años tanto por la excelencia como por el desastre. Pero dejando a un lado la trascendencia de una elección inteligente del catering y del menú (recuerda la importancia del brainfood), existe un aspecto igual de importante: se trata de un momento social extraordinariamente potente, la mejor actividad de networking que puedas organizar, ideal para compartir información y conocimiento.
Un ejemplo de cómo aprovechar esas horas para nada perdidas, fue el evento GSGFest organizado por Abile Events que reunió a más de 850 asistentes procedentes de 37 países en PortAventura World. El objetivo de la empresa era reunir por primera vez a todos los empleados para anunciar una nueva etapa: nuevo branding, nueva identidad visual y nuevo nombre. Establecer relaciones era el objetivo principal y los momentos de sentarse a comer, el medio perfecto. El primer día fue principalmente logístico, pero se organizó una cena para los seniors leaders bajo la luna con música en directo en Infinitum, a orillas del Mediterráneo, que fue el ambiente perfecto para conocerse en un entorno relajado (foto de portada). Otro momento ‘comida’, con un formato completamente diferente pero igual de efectivo, fue la comida del segundo día de todos los participantes en modo standing en una zona exterior chill-out donde disfrutaron del aire libre y el buen tiempo, lo que les permitió moverse con libertad para mezclarse entre ellos y empezar a conocerse.
No me lo cuentes, házmelo vivir
Un evento en el que, posiblemente, no hubo un solo folio de papel para tomar notas. SDP 2023 ‘black possesion’ de Sebastian, una convención organizada por BCD Meetings & Events (y que fue oro como Mejor convención en los Premios eventoplus 2024) fue pura inspiración a la hora de convertir el mensaje de la empresa en una experiencia. Un viaje iniciático hacia la ‘Black Possesion’, la experiencia inusual hacia el corazón de la marca en tres momentos sorprendentes desarrollados en unas localizaciones realmente impactantes.
Tiempo libre
No es posible ser ajeno a las nuevas formas más relajadas de aprendizaje y conocimiento, y la diversión y la experiencia son una potente forma de comunicar en entornos de empresa. En este sentido – a pesar de cuanto se quiere exprimir hasta el último minuto el tiempo de los participantes en solo unos días que han supuesto una gran inversión y esfuerzo por parte de la empresa – el tiempo libre se va imponiendo en más programas con el objetivo, no solo de favorecer el bienestar de los participantes y de mejorar a nivel personal la experiencia en general del evento, sino también porque cada vez se sabe más de cuanto necesita el cerebro humano de un poco de reposo y desconexión para profundizar el aprendizaje.
El caso de la convención Dream in Dior organizada por Planta 18 demuestra que las convenciones son mucho más que trabajo, a veces solo necesitan ser profundamente emocionales. Llevar al equipo de Dior Iberia al corazón de la marca en una experiencia inmersiva repleta de sensaciones, sofisticación, iconos y diversión fue todo lo que hizo falta para conseguir un engagement que rozó el enamoramiento.
Experiencias inesperadas
Y dentro de las nuevas tendencias – y aunque las convenciones son un tema muy serio – imposible no rendirse al poder de la última tendencia de moda: el kidulting o la irreprimible fascinación de disfrutar como un crío, una interesante forma de crear complicidades y relaciones dentro de un evento. Fue la idea, por ejemplo, para romper el hielo entre los asistentes al IFSCC, organizado por Abile Events, que reunió a los mil asistentes en el parque de atracciones del Tibidabo para que fueran rompiendo el hielo mientras se lo pasaban en grande. Tener todas las atracciones del Tibidabo para ellos, el colorido y el ambiente genial que se respira en el parque, por no hablar de sus preciosas vistas a Barcelona, tuvieron un potente efecto deshinbidor.
