Diez aprendizajes de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos está casi en todo. “A veces no nos damos cuenta, pero mucha parte del trabajo que desarrollamos se realiza a través de proyectos. Muchos no requieren la misma sofisticación que para construir un puente, pero las bases, los conceptos principales, se utilizan en cualquier tipo de proyecto; y, especialmente, en eventos”.

Aunque no tengas un project manager dedicado al 100%, asegúrate de que alguien tenga esta responsabilidad y dedique tiempo específicamente a esto. Dependiendo de la magnitud del proyecto, puedes tener una persona dedicada al project management, pero en muchos casos la gente compagina esta responsabilidad con otras dentro del proyecto. No obstante, tener una persona identificada es esencial, así como lo es el hecho de dedicar un tiempo, por ejemplo, medio día o un día a la semana, puramente al project management, a repasar las tareas, los plazos, los riesgos… sin dejarse distraer.

Se puede hacer a distancia, pero mejor presencial. “Si estamos todos sentados en la misma oficina, se crean unos nexos, se crea una comunicación mucho más fluida y los proyectos de metodología ágil funcionan mejor. En la metodología agile es preferible que todos los que trabajan en este proyecto estén sentados juntos.”

Los ingredientes en tres apartados. Antonio destaca tres componentes esenciales de una buena gestión de proyectos.

El briefing inicial: entender bien los objetivos de todos los stakeholders, los beneficios que buscamos, los problemas a tener en cuenta… Se suele hacer corriendo… pero es esencial este momento de reflexión y de alineamiento con los equipos.

Definir lo que vamos a hacer. Se trata de la lista de actividades detallada. Es importante hacerla con los miembros del equipo, para alinear el entendimiento. Puedes hacerlo con una herramienta como el mapa mental, por ejemplo.

El tercero es la gestión del equipo, algo esencial, generar confianza, entendimiento, seguridad psicológica… Un equipo motivado trabaja el doble y se coordina mucho mejor. Hay una parte muy humana en el project management.

Dedica tiempo a esto: ¡un 20 o 30%! En las metodologías de gestión de proyectos se dice que incluso un 30% se podría dedicar a la fase de iniciación y planificación. Es mucho, pero es una buena inversión, que permite ahorrar mucho más (tiempo, dinero) a continuación, así las sorpresas te las dan al principio.

Tus ingredientes. Tus principales ingredientes son la lista de actividades, la lista de responsables, los plazos o las dependencias. Y puntos de control, cada 3-4 semanas para que la gente se focalice y veamos cómo vamos progresando. Otro ingrediente útil es pensar en los fallos posibles, anticipándose a los riesgos… como verás a continuación.

Cuidado con la falacia de la planificación. Es un sesgo conocido: tendemos a planificar pensando que todo va a ir según lo previsto, pero siempre surgen imprevistos: alguna cosa se retrasa y este retraso se acumula con otros. Por esto los proyectos no se cumplen. Pero en eventos, el plazo se tiene que cumplir sí o sí. Así que tener en cuenta problemas de forma preventiva es esencial.

Hacer un pre-mortem. Un pre-mortem (opuesto del post-mortem, autopsia) es una reunión en la cual nos preguntamos: “¿Cuáles son las cosas que pueden hacer que el evento sea un desastre?”. Es una manera de escapar a la falacia de la planificación. Una reunión catastrofista que no se suele hacer pero que es esencial.

La reunión: una forma de seguir, pero también de impulsar. Según comentado con Antonio, la reunión semanal es una buena unidad de tiempo, al corresponder con la unidad más frecuente de organización en las empresas. Pero en ciertos proyectos largos, será una reunión mensual, y Antonio nos comenta que cuando forma o asesora a empresas, les dice: “¿quieres acelerar el proyecto? Pues ten una reunión diaria de seguimiento, así vas a crear un movimiento, una dinámica”.

Elegir un equipo con ganas. Un consejo que nos da Antonio es no forzar a la gente a participar en un proyecto, sino proponer que los que quieran se unan: “cuando la gente ve algo en el proyecto que le va a aportar y que va a crecer, se comprometen más”. Y para que vuele tu proyecto, necesitas la gente al 120%.

¡Muchas gracias tanto a Antonio como a BCC Conferenciantes por esta entrevista!

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