Lo de siempre vs Sorprendámoslos

En un panorama con multitud de eventos, hay uno de los aspectos que preocupa tanto a los clientes como a las agencias: los espacios. Que hay muchos, muchísimos, pero el reto de encontrar aquellos que sorprendan, que aporten a los invitados la sensación de exclusividad y de sentirse especiales, ha reforzado la tendencia a los micro eventos por la facilidad de encontrar soluciones diferentes, de impacto y con un retorno, a veces, mucho más medible. 

Y con esto no es que los eventos de mayores dimensiones pierdan en cantidad o en números absolutos, es que el crecimiento porcentual es superior en los micro eventos. 

En esta línea se nos presentó el siguiente caso: una compañía multinacional nos trasladó qué hacer este año en sus reuniones regionales (8 por toda España) para clientes de una de sus divisiones. Quería experiencias diferentes, que no sean las «típicas», que sorprendamos en las localizaciones y dinámicas, y generar una gran expectativa y un recuerdo entre los asistentes que ayude al objetivo final de la compañía. 

Así que es una tesitura a la que nos enfrentamos las agencias y que en la solución propuesta radica nuestro valor. 

Si queríamos tener un hilo conductor, homogeneizar las reuniones para no crear diferencias territoriales y plantearlas de manera que los invitados las percibieran como una experiencia exclusiva además de una jornada profesional y así mejorar la asistencia, y, además, que el resultado fuera la llave para el éxito de posteriores convocatorias, ¿cómo lo planteábamos? 

Pues empezamos de una forma clásica pero eficaz: montar una reunión de brainstorming. Y dio resultado. Se valoraron diferentes opciones, algunas, muy locas, pero conseguimos generar una idea que sólo faltaba comprobar si se podía llevar a cabo. 

Bodegas

Si hay lugares interesantes que, aun no siendo conocedores del mundo del vino, resulten atractivos para ver y conocer; si hay una bebida que está presente en nuestras vidas por motivos personales, sociales o profesionales; si hay lugares con unas características especiales que los hacen únicos, tanto por el ambiente como por la oferta gastronómica y cultural; y si hay que impactar, atraer y generar engagement, las bodegas podían ser una gran opción.

Nos concentramos en las zonas de interés del cliente para ver las opciones posibles y si localizábamos esas bodegas que permitieran desarrollar las jornadas de acuerdo con sus necesidades.  Y las encontramos. En algunos lugares fue más complicado, pero dimos con esas bodegas que permitieran desarrollar reuniones, montajes audiovisuales, zonas de acreditación, espacios de welcome coffee, actividades relacionadas con la temática vinícola y todo el resto de los requerimientos de las reuniones. 

El esfuerzo ha sido mayor que al trabajar en lugares o espacios ya habituados a realizar eventos, pues hemos tenido que ser muy creativos, tener muchas reuniones con los bodegueros, explicarles nuevos conceptos y enfoques, y adaptarnos a las características de múltiples bodegas, todas diferentes. 

También se planteó desarrollar el proyecto con una economía de proximidad y trabajar así con proveedores locales para minimizar el impacto medioambiental del evento y su organización. Un gran esfuerzo, pero hay que señalar que los desafíos son motivantes.  

El equipo de Exclama se ha volcado con un proyecto que se inició con la demanda de 8 bodegas y se amplió hasta 15 bodegas, tras una ampliación del cliente. 

Hemos recorrido zonas como Barcelona (Alta Alleya, Codorniu), Tenerife (Monje), Jerez (Tío Pepe), Madrid (Carlos III), Málaga (Antigua Casa de la Guardia), Ponferrada (Emilio Moro), Rioja (Cune), Valencia (Enguera), Alicante (Francisco Gómez), Álava (Marqués de Riscal) … 

En cada una de las bodegas solo hemos encontrado facilidades y entusiasmo. Por parte del cliente, ilusión y ganas de innovar. Y, como uno de nuestros valores destacados en Exclama es la empatividad, el proyecto está siendo un éxito. 

Todos los KPIs que se establecieron para la medición del proyecto indican que el enfoque ha sido un gran acierto y especialmente el ROI y las encuestas de satisfacción ofrecen unos datos que permiten, tanto a nuestro cliente como a Exclama, sentir un gran reconocimiento.  

Las bodegas ya existen hace muchos años. A veces no hay que inventar, si no reinventar.