Los retos en la producción de grandes eventos

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“Andalusian Crush” y el reto de no crear un stand al uso

Partiendo de la nueva campaña lanzada por Turismo de Andalucía, “Andalusian Crush”, BEON junto con Grupo Absolute buscaron en Fitur transformar la experiencia de la visita a la feria creando todo un espacio a través del que el visitante pudiese vivir Andalucía. “Cada rincón del stand era un punto tecnológico y experiencial para todos los sentidos, con olores, contactos, con experiencias que iban pasando… Además, dependiendo del momento en que llegaras al pabellón, lo vivías de una manera u otra”, explica Tenorio.

Si ya suponía todo un reto hacer vivir una experiencia novedosa en una feria, a esto se añadía los limitados márgenes de tiempo: el proyecto se realizó en apenas dos meses, a lo largo de los cuales se fueron realizando constantes cambios en la campaña (y, por tanto, también en el stand) hasta su presentación en Fitur.

**La celebración de la Champions, un evento last minute y en la calle**

Unas horas después del último concierto de Taylor Swift en el Bernabéu, el Real Madrid se hacía con su 15º Champions, lo que supuso que SOMOS Experiences tuviese preparar tanto el estadio madridista como las calles de Madrid a tiempo para la llegada de los jugadores en tiempo récord.

Calvo explica que una de las mayores dificultades a las que tuvieron que hacer frente en el Santiago Bernabéu fue conseguir una perfecta visión de todas las pantallas que se instauraron en el estadio desde cualquier punto de las gradas. En la calle aumentaban los retos: además de las complicaciones que ya supone de por sí organizar un evento en la vía pública (que el ayuntamiento contribuyó a minimizar cortando las calles), “aquí tienes también el inconveniente de que la Cibeles no se puede tocar, tienes que protegerla en todo momento”, indica Margarita. “Tuvimos que pensar a nivel creativo cómo lograr que el jugador solamente la tocase para ponerle la bufanda, pero sin llegar a apoyarse en la propia fuente.”

Claves de montajes en muy poco tiempo

Montar un evento en cortos espacios de tiempo (y más aún si son de estas características) no es nada fácil, aunque existen maneras de gestionarlo de forma más eficiente y efectiva. “Los tiempos del montaje deben estar muy claros y ordenados, además de tenerlos súper divididos con los equipos y saber qué montajes pueden convivir y cuáles no”, explicaba Calvo.

No obstante, Tenorio insiste en que los imprevistos son parte de los eventos: “Los eventos muy encorsetados en tiempo tienen muchísimo riesgo, porque el evento no es solamente el montaje, sino que lleva una preparación, unos contenidos… Hay que medirlo muy bien y dimensionarlo.”

Convivencia entre producción y creatividad

Eventos tan espectaculares como el stand “Andalusian Crush” o la celebración de la última Champions del Real Madrid suponen un importante factor creativo y de producción, dos áreas que pueden chocar a la hora de hacer un evento realidad.

Tanto Tenorio como Calvo inciden en la importancia de que producción no ponga límites a la creatividad desde el primer momento, teniendo en cuenta que en muchas ocasiones ese valor creativo es el que deja huella sobre los asistentes. Es más, los creativos pueden incluso a mejorar una idea a nivel de producción, teniendo en cuenta que “hay elementos que nos permiten materializar conceptos o ideas que no habías pensado pero que ya has ejecutado, que conoces y que sabes que le puede dar un valor añadido a ese proyecto”, explica Jesús.

Pero, al igual que la producción tiene que pensar en la importancia de la creatividad, los creativos han también de implicarse en la producción para entender los tiempos de montaje o los presupuestos, y así saber qué se puede hacer realidad en el evento. Margarita recuerda que, durante la preparación de la celebración de la Champions, “los creativos estuvieron implicados desde el minuto uno, desde el momento en el que fuimos a ver el estadio para saber por dónde iban a entrar los camiones. O implicas al creativo desde el principio o se convierte en una tarea muy difícil.”