Consejos para presentarte a los Premios eventoplus (y sí: necesitas leerlos)

Lee las bases y ten en cuenta los criterios de valoración. Publicamos los criterios y, en la votación, los recordamos al jurado. Analízalos bien y piensa en lo que tus proyectos pueden argumentar que pueda convencer en estas dimensiones. Aporta un dato, un ejemplo, un elemento que ayude a explicar cada uno de los criterios. Los criterios no se aplican de manera fría y matemática, sino que pedimos que el jurado los integre a la hora de juzgar qué eventos merecen ganar. Un evento no es una suma de puntos, sino un proyecto que convence.

La estructura base. Cada vídeo de candidatura es un storytelling propio, pero nos permitimos comentarte la estructura básica (que se aplica también en candidaturas de eventos, por cierto).

• La situación, el reto (lo que dará sentido a todo el resto, explicará por qué el evento era necesario para la empresa).
• El objetivo. Teniendo en cuenta esta situación de la empresa, se decide organizar un evento para cumplir tales objetivos.
• El concepto creativo. Un evento no es un cumulo de cosas, sino que parte de un concepto creativo, UNA idea central.
• El desarrollo. Es probablemente la parte a la cual dedicarás más tiempo (el resto es muy importante, pero corto). Explicas cómo este concepto se aplica de varias maneras en el evento: comunicación, decoración, técnica, actividades, ponentes, quizás gastronomía, etc. Estos componentes idealmente tienen sentido como partes del concepto creativo.
• Resultados. “Misión cumplida” tiene que ser la conclusión del proyecto, idealmente con testimonios (cliente, asistentes) o elementos de medición. O simplemente explicando por qué este evento ha aportado valor, pero permite “cerrar el círculo”.

Puedes tomar otra estructura, pero esta es lógica, completa, y funciona bien en general.

¿Para qué? Este es un error muy frecuente: la candidatura que muestra un evento chulísimo, donde pasaron muchas cosas, con un montaje potente, pero… ¿qué se pretendía? ¿por qué y para qué se concibieron todos estos elementos del evento? La falta de un propósito, objetivo, claramente expresado, es un error frecuente. Haz ver cómo el evento fue la gran solución para el reto que planteaba la marca. Si las cosas no tienen un sentido, no tienen mucho interés, por muy bonitas que sean.

La producción es importante, pero las grandes cifras aburren. Cada año vemos candidaturas que explican que han utilizado km de cables para el montaje o han movido decenas de buses en poco tiempo. Estos datos cuantitativos se pueden poner, pero no son suficientes. Tienes que asegurar que el “por qué” y algo de creatividad. O puedes explicar en qué consistía la complejidad técnica más allá de la cantidad de focos, mejor destacar las soluciones innovadoras y los retos específicos.

Cuida la creatividad y la innovación. El jurado verá muchísimas propuestas de eventos. Es importante pensar en qué le sorprenderá. Tu enemigo es “pues eventos así los llevamos haciendo 10 años”. Será complicado ser elegido si no destacas lo que hace diferente al tuyo, la idea creativa, la forma atípica de comunicar o de impactar, esa chispa que enamora más allá de que cumpla el objetivo y tenga una buena producción.

Y el resultado fue… Es complicado, pero si puedes demostrar los resultados del evento, mejor. El ROI no se calcula en todos los eventos, y esto no impide ganar, si se explica bien por qué el evento ha aportado valor. Dicho esto, si puedes tener testimonio del cliente o elementos tangibles, pues mejor. Un detalle: ¡No sobrevendas! Está bien sentirse orgulloso del trabajo, pero frases como «un evento inolvidable», «con la maestría del equipo de agencia X» o «dejamos a los asistentes con la boca abierta» no impresionarán a los jueces.

La calidad del vídeo, la voz en off y el equilibrio de sonido. El hecho de cuidar la calidad del vídeo es evidente. Pero te recordamos dos otras dimensiones. Primero, es preferible tener una voz en off: explica mucho mejor que cualquier palabra en pantalla, puede poner algo de emoción, humaniza el mensaje, y puede decir más que unas palabras puestas sobre la imagen. La otra cosa es que si pones música y voz a la vez, asegura que la voz se escuche muy bien. Parece tonto, pero a veces la música quita claridad a la voz, así que ponla muy baja.

No rellenes. Puesto que las bases dan tres minutos, se utilizan los tres minutos aunque no haya material para ello. El jurado acaba viendo 1 minuto y medio de diferentes escenas del evento, sin entender lo que aportan exactamente. Piensa en lo que quieres decir, y asegura que todo el vídeo construya tu argumentación, y no rellene. Un vídeo de 2 minutos donde todo tiene sentido es preferible a uno de 3 minutos donde se rellena el tiempo.

No necesitas guiños y bromas. No necesitas que tu candidatura ponga cosas como “este reto nos encantó a todos en la agencia y nos pusimos a trabajar”, “18 cafés más tarde, encontramos la gran idea”, o “porque un gran equipo como el nuestro lo puede conseguir todo”. Explicas un evento, no tu forma de trabajar o lo guay que es tu agencia.

La maldición del conocimiento. Este fenómeno psicológico es sencillo: tendemos a pensar que todo el mundo sabe lo que nosotros sabemos. Quizás tienes muy claro por qué se hizo tu evento o cómo sorprendió a los asistentes, pero no queda claro para el lector. Haz algo sencillo: enseña el vídeo a alguien que no sabe nada del evento y mira qué le parece destacable. Y tú también, ponte realmente en la cabeza del jurado y asegura que le quede una idea clara del proyecto.

La dificultad del evento sin vídeo. No es imposible ganar si no tienes material de vídeo del evento en sí, o si usas imágenes de recurso y montajes de fotos, pero no te vamos a mentir: es más complicado.

«Vísteme despacio…» No esperes a última hora, o lo harás con prisas y errores. Repasa tu candidatura antes de enviarla, comprueba que no haya errores y cuida el diseño de la presentación. Una última lectura para asegurar que no haya errores vale la pena. Y cuidado: por 3 minutos rechazamos una candidatura, con lo cual toma margen para preparar tu presentación.

Por cierto… eventoplus no interviene. Desde el inicio, hemos seguido la misma política: definimos las bases y el jurado y les dejamos tomar las decisiones, sin opinar ni intervenir en los debates. Esto es muy importante, somos neutrales, algo esencial para la calidad y relevancia de los Premios. Si tienes dudas acerca de ello o de cualquier punto de transparencia de los premios, pregunta a cualquier miembro del jurado de ediciones pasada y comprueba.