Un ejemplo de estrategia completa de sostenibilidad en eventos: SAP

Antes de entrar en detalle, comentemos unas claves de este documento, que nos parecen ejemplares si queremos tomar la sostenibilidad en serio:

• No está pensado como herramienta de promoción. Según Fernando Sánchez-Mayoral, responsable de eventos globales de SAP, “es un informe interno, pensado para saber y mejorar, no para ser comunicado o promocionar nuestras políticas de sostenibilidad”. ¿Se puede trabajar la sostenibilidad si no es para promocionar la imagen de marca? Si se puede, y según SAP, se debe.
• Es honesto. Mide los impactos negativos y los “confiesa”. Pone indicadores en verde y otros en rojo, los que la empresa todavía no cumple. “No todos los resultados son todo lo positivos que queremos, por lo que tenemos ámbitos de mejora”, comenta Fernando. Solo si somos honestos sobre lo que tenemos que mejorar, logramos hacerlo (ya lo vimos en el caso Conventa).
• Es completo. No se limita a unos detalles vistosos que se han mejorado. Desde el CO2 hasta el desperdicio, desde la integración laboral hasta la alimentación, cubre los principales impactos de una conferencia, como verás más abajo. El documento incluye el impacto completo del evento, no solo de la producción y, por ejemplo, estima el impacto de los desplazamientos tanto de la audiencia como del personal.
• No pretende la neutralidad en CO2 del evento. EnSAP se intenta compensar las emisiones de todos los participantes (que vienen principalmente de los viajes), pero no pretenden hacer un evento neutro en carbono por sí mismo, sino en el contexto de toda la cadena de valor de SAP. Es importante resaltar que la compañía tiene como objetivo que su toda su cadena de valor sea neutra en 2030. “Los eventos son neutros en el contexto de la política de toda la empresa”, comenta Fernando.
• Es consistente. SAP genera estos informes para toda su cartera de eventos, siguiendo la misma metodología. Así puede hacer comparaciones y evaluar qué tipos de eventos dejan más o menos huella, e incorpora esta información al proceso de toma de decisiones sobre el porfolio de eventos, sus formatos y procesos.
• Lleva a tomar decisiones de alto impacto en el portafolio. Por ejemplo, este tipo de informes ha contribuido a que SAP pase de organizar un gran evento mundial, a hacer eventos locales o regionales menos generadores de CO2. La sostenibilidad está también detrás de decisiones como potenciar el “digital first” y los modelos híbridos. El evento físico solo se justifica como “el sitio adonde no llega el online”.

¿Estas palabras nuestras son demasiado halagüeñas? Cuidado: con este documento SAP mide, y dice, que no son perfectos, que sus eventos pueden mejorar y que queda trabajo por hacer.  Este enfoque es el que necesitamos. Ahora veamos los tipos de contenidos.

SAP TechEd reúne a desarrolladores, profesionales, líderes de IT con expertos y partners de SAP, para explorar innovaciones en los servicios IT de la empresa. Combina un programa presencial en Bangalore (India) y una experiencia virtual interactiva. SAP TechEd Bangalore fueron dos días de experiencias en el Centro de Exposiciones de la ciudad, con 5.090 asistentes presenciales. Talleres prácticos, 500 sesiones, un “garaje para desarrolladores”, stands de demos y charlas en grupo, conferencias para desarrolladores, y oportunidades de networking. La edición virtual ha contado con 15.900 participantes.

Honestidad y mejora continua: SAP mide y dice que sus eventos pueden mejorar

Os explicamos aquí los objetivos y el marco de análisis de la empresa. No ponemos los resultados, esto es un documento interno (solo os ilustramos la franqueza de este documento con un par de ejemplos).

Primera categoría: Cero desperdicio

• Eliminar el plástico de un solo uso, poliestireno y PVC de la producción y restauración. Aquí, por ejemplo, queda trabajo para eliminar el plástico, aunque se intenta compensar con políticas de reciclaje y disminución de envíos a vertedero.
• Disminuir los residuos enviados a vertederos a menos del 30%. Este objetivo se cumplió con creces, con solo el 6,5% de los residuos que fueron a vertederos.
• Incrementar el reciclaje al +50%.
• Más del 80 % de todos los carteles y marcas fabricados con materiales más sostenibles (madera, metal, tela). Se superó este objetivo.

¿Unos ejemplos de acciones y logros a nivel de desperdicio? Eliminaron las botellas de plástico de las funciones de catering. Utilizaron botellas de vidrio para las cenas VIP, oficinas de los ejecutivos y salas de reuniones. También, el personal de cocina eliminó el film transparente. Montaron una estación de recarga de agua para incentivar el uso de botellas reutilizables. Y montaron una estación de reciclaje con contenedores de reciclaje de papel, plástico y desechos en general.

SAP compensa las emisiones de CO2, incluyendo el transporte de asistentes y equipo

Segunda categoría: Cero emisiones

• Compensar el 100 % de las emisiones de carbono inevitables de los viajes. Este evento compensa las emisiones, no de lo que pasa en el centro de convenciones como vemos a veces, sino el impacto total incluyendo viajes de los participantes.
• Más del 60% de la comida servida vegetariana, y sin carne roja en el menú. También planificaron cuidadosamente los pedidos para evitar el desperdicio de alimentos.
• Más del 50 % de comida de origen local (menos de 160 km)

Una de las conclusiones de este ejercicio es comprobar que el CO2 en un evento de este tipo es fundamentalmente el transporte: un 91% en este caso. Todo el resto parece anecdótico a nivel de CO2. Como comentamos, esta observación lleva la empresa a apostar por eventos más locales.

Sabemos dónde está el impacto: el 91% de las emisiones de CO2 vienen del transporte

Tercera categoría: Desigualdad cero

• Aumentar el equilibrio entre los speakers con más del 40% de ponentes mujeres.
• Integrar al menos 1 asociación comunitaria/caritativa en el evento.
• Contratar al menos 1 empresa social como proveedor del evento.

Crearon un “equipo verde” con venue, agencia, productora, diseñadores, empezando temprano en el proceso de diseño

En cuanto al proceso de organización. Crearon un “equipo verde” con partes interesadas clave, incluidos el venue, la agencia, la productora y los diseñadores, y empezaron temprano en el proceso de diseño del evento para involucrar, evaluar y capacitar a los proveedores. Comunicaron los requisitos de sostenibilidad a sus proveedores con suficiente antelación agregándolos en el proceso de solicitud de propuestas (la sostenibilidad formaba parte de los criterios de selección). Y muy importante: incluyeron la medición como compromiso contractual con cada proveedor; todo se tenía que medir, un máximo de 2 semanas tras el evento. Y sabemos que, si no medimos, no mejoramos…

Pero… ¿los stakeholders del evento (asistentes, partners…) lo piden? Según Fernando, sí: “casi todas las empresas ven la sostenibilidad como una prioridad estratégica, y los asistentes cada vez se preocupan más y se interesan sobre el impacto de sus actos. Por ejemplo, nos encontramos con personas que declinan invitaciones a eventos si suponen viajes intercontinentales, por convicción personal o por normativa corporativa”. Esta es la nueva realidad del mundo de los eventos y hay que adaptarse, pero para conseguir una buena adaptación se necesita información y datos consistentes, y esto es lo que pretenden estos informes.