Catástrofes (y asistentes complicados) en eventos: ¿cómo lo has superado?

Nuestro primer evento importante para Givenchy, en Barcelona, era el lanzamiento de una fragancia, para 300 invitados. Y de pronto, estábamos en la mitad de una Dana, unas lluvias torrenciales. Media hora del evento, se rompe un canalón de un tejado, y empieza a caer agua justo donde estaba el cableado, el escenario y la pantalla… En ese momento no podía ni siquiera ponerme nerviosa (cuando las cosas se tensan, suelo ponerme a resolver). Y mi cliente entró, vio el percal y me dejó trabajar, y para mí esto es fundamental. Era una situación de: o pierdes un cliente para toda la vida o lo ganas para siempre. Me descargué una aplicación meteorológica, que me confirmara la trayectoria de la Dana.

Teníamos que desalojar todo, quitar la corriente, y luego volver a ampliar las luces.

Bárbara Fraguas

En la zona había muchos sintecho (nos habían observado durante el día), y se nos ocurrió darles dinero para que nos ayudaran a comprar mantas y toallas para secar la zona que no estaba inundada, y con la zona inundada a los dueños de la sala les pedimos un aspirador industrial que no estaba pensado para agua, pero pudimos aspirar el agua.

En tres cuartos de hora dimos ok a todo… Y cuando estaba entrando el primer invitado al evento, yo estaba con la toalla terminando de absorber lo que quedaba de agua…Todo un show.

Siempre hay problemas con algún asistente difícil, pero la época del Covid fue aterradora. En 2020 se podían celebrar los primeros eventos físicos, con una seguridad y control de los asistentes extrema, ya que las medidas de seguridad se tenían que aplicar rigurosamente.

Hicimos el evento en la terraza del Teatro Goya, y recuerdo que había un cóctel de pie y se congregaron un grupo como de 10 personas en una de las mesas (tres de ellas sin mascarilla). Cuando observamos el problema, dos azafatas se acercaron para que se dispersaran por otras mesas y se pusieran las mascarillas, a lo que nos respondieron que una azafata no podía exigir eso, en tal caso un agente de seguridad o un policía.

Era una situación de riesgo porque el resto de los invitados podían sufrir las consecuencias de la irresponsabilidad de tres personas. Al final, llamamos a un agente de la policía (un amigo) que sabía que estaba por la zona, me hizo el favor de entrar en el espacio y actuar con autoridad. Los tres asistentes irresponsables se quedaron alucinados, pero creo que la imagen del evento fue de absoluto rigor y responsabilidad con la salud de nuestros asistentes.

En nuestro sector hay muchos gilipollas (hablando mal y pronto). Es un tema muy recurrente ya que, además de tener que afrontar los imprevistos típicos de un evento, como los cambios climatológicos, algún problema con el montaje o los audiovisuales… nos tenemos que enfrentar a asistentes que son realmente quisquillosos (especialmente el sector médico y farmacéutico son extremadamente meticulosos).

Los médicos tienen un gran ego, y hay algunos que creen que son auténticos dioses intocables, pero, aunque traten a veces al personal de la organización con algo de “superioridad”, el equipo siempre tiene que permanecer educado. En una ocasión, uno de los médicos ponentes del congreso no tenía su acreditación y tampoco el DNI (había perdido todos sus documentos en el viaje). Cuando le dijimos que necesitábamos algún tipo de documento que acreditase que era el doctor “x”, se enfadó porque en palabras del doctor, “la organización debía saber quién era sin necesidad de identificación”. Tuvimos la suerte, que una de las azafatas estudiaba medicina y lo conocía porque le había dado una asignatura en la universidad (y además le puso buena nota, y el doctor también la recordaba). Al final se abrazaron, ella lo encontró en una web de profesorado de la universidad, y todo quedó en una anécdota divertida.

El mandamiento en eventos es tratar bien a todos los asistentes, pero alguna vez sale alguien que te hace replantear esto… Organizábamos un evento para un público de profesionales de eventos especialmente exigentes, de varios países europeos. En la fiesta de bienvenida, que se hacía en formato de cóctel-cena (el mejor formato de networking informal), todo el mundo estaba encantado, las conversaciones fluían. Una señora que había llegado ya con cierto mal humor, no se relacionaba con nadie y parecía molesta se acercó a mí y se quejó de que “¿dónde está la cena?” con un tono muy agresivo. Le contesté educadamente que en España, nos gusta un formato informal para que la gente pueda crear relaciones, ir de un grupo a otro. “Esto no es una cena, una cena es con mesa, sillas, mantel”, dijo, rechazando la explicación, así que le dije que, si quería, yo podía pedir al chef que le preparara una cena solo para ella, con mesa y mantel.

Se negó; todo el mundo tendría que cenar como ella deseaba… (algo obviamente imposible en pleno cóctel). Se puso a gritar que yo no sabía organizar eventos (25 años de experiencia, imagínate…). El colmo fue cuando pidió a otra persona de la agencia, que identificó como el jefe, que me despidiera por incompetente… sin saber que la agencia la dirigimos los dos.

Al final, con una mezcla de claridad / firmeza cuando se pasaba de la raya, pero siempre con cortesía y tono positivo, aguantamos el evento con ella… sin quitar el extraordinario ambiente del que disfrutaban los otros, un público internacional encantado de estar en España y de disfrutar de su gastronomía. ¡Y mejor aún en formato de cóctel cena!