El convention bureau como fuente de información sostenible

Son el actor central a la hora de organizar un evento en un destino dado, y cada vez más, no solo se utilizan para encontrar un hotel o conocer las actividades locales, sino para ayudar y asesorar en la sostenibilidad. Los convention bureaus se han convertido en los grandes ayudantes de los organizadores de eventos en destino. Estas son algunas formas en las que lo hacen.

El Legacy Lab como impulsor del cambio

Los convention bureaus son cada vez más conscientes de su papel para hacer comprender a empresas, fundaciones y administraciones el legado y la necesidad de tenerlo en cuenta. Ante este compromiso, ciudades como Copenhague o Madrid han decidido liderar el camino hacia el legado. Para ello, ponen a disposición de asociaciones y empresas locales servicios como el legacy lab, a través de los que desarrollar metodologías y herramientas para garantizar un proceso de co-creación estratégico que genere un impacto positivo y duradero en la sociedad.

Por ejemplo, el Copenhague Convention Bureau pone el foco dentro de su (gratuito) legacy lab en tres áreas principales: la transformación para adaptarse a las necesidades de los clientes, el compartir comunidades y la creación de un impacto sostenible más amplio. Todo ello, siempre teniendo en mente los ODS.

La Senior Manager del Legacy Lab de Copenhague, Annika Rømer, nos explicó que, para trabajar el legado desde cero, el destino debe “examinar los principales retos a los que se enfrenta, el trabajo de estrategia en general y los objetivos para ser más conscientes de qué solución debe ser diseñada” entorno a él. ¿El principal reto? “Conectar los puntos entre las necesidades del lugar y las del cliente”. Y es que el legado supone conectar con muchos actores del destino: ONGs, universidades, asociaciones empresariales, viveros de empresa, investigadores, prensa local… Algo que los convention bureaus históricamente han hecho poco.

Content Hubs

Alemania ha interiorizado los valores sostenibles y trata de echar un cable a los organizadores y otros stakeholders. ¿Cómo? Con su Sustainable Meeting Content Hub, un recopilatorio de contenidos (tanto propios como de otras empresas y organizaciones externas) vinculados la organización de eventos profesionales siempre desde una perspectiva sostenible. Este content hub también da a conocer a sus usuarios instrumentos para medir la huella de carbono o mapas para visualizar distancias entre destinos, a través de los que elegir las opciones más sostenibles de movilidad.

Guías de sostenibilidad

Cada vez más destinos se están sumando a la creación de sus propias guías, a través de las que ofrecen información, direcciones y recomendaciones para eventos responsables.

En España, ciudades como Málaga o Barcelona se encuentran entre ellas. Desde el convention bureau de la localidad andaluza, se centran en cinco áreas clave: implementación transversal, educación del cliente, acceso a la información, conocimiento sobre los colaboradores, honestidad y transparencia de la comunicación.

Por su parte, desde la ciudad condal dividen los contenidos de su guía en tres fases: el pre evento (dentro de lo que se incluye información vinculada a la gestión y trabajo con venues, proveedores, entretenimiento o comunicación), el evento, donde se destaca la monitorización y medición del impacto del acto; y el post evento, en el que el análisis de los datos y la búsqueda de mejoras tienen los papeles protagonistas de esta fase.

También hay destinos como Zaragoza o Cataluña que han ido más allá de proponer un manual para eventos sostenibles. Zaragoza Congresos propone crear planes personalizados de sostenibilidad en los eventos y de cálculo de la huella de carbono. Y el Catalunya Convention Bureau ofrece a sus miembros plantillas para facilitar la comunicación de la sostenibilidad en sus eventos o una guía para compensar sus emisiones. De cara a junio, desde el CB también lanzará las adaptaciones en las que trabajan para mejorar su calculadora de emisiones, lo que les permitirá medir la sostenibilidad del evento desde todos sus ámbitos.