CWT ofrece siete consejos para reducir los gastos de hotel

1. Separar los gastos adicionales de los de habitación. Este hecho ayuda, según el estudio, a obtener datos más detallados de los gastos de una empresa. Los e-folios (facturas electrónicas detalladas del hotel), cuando estén disponibles, también facilitan el conocimiento del gasto total.
2. Entender las necesidades y el comportamiento de los viajeros. Según este informe los viajeros dan más importancia a que el hotel esté cerca del trabajo que a su categoría. No obstante, la investigación muestra que los viajeros prefieren hoteles de categoría superior para estancias más largas. El estudio ha identificado cuatro tipos de clientes corporativos: los «clientes exigentes» (32%) dan gran importancia a todos los servicios; los «buscadores de comodidad» (25%) valoran más la comodidad; los «viajeros pragmáticos» (9%) dan más importancia a los temas prácticos que a la comodidad; y los «clientes flexibles» (34%) están menos preocupados en los servicios. Identificar estos segmentos puede ayudar a diseñar o adaptar los programas hoteleros en cada situación.
3. Política hotelera eficaz. Una política hotelera clara fomenta su cumplimiento. El estudio muestra que al reservar a través de una empresa de gestión de viajes se utilizan más hoteles preferentes, así cómo tarifas un 18-21% más bajas en comparación con otros canales de reserva como los call centres y los sitios Web de los hoteles, una llamada al hotel, agencias de viajes online y sitios especializados de reservas de hotel.
4. Negociar acuerdos hoteleros preferentes. Según CWT, estos acuerdos se hacen cuando el gasto es de unos 10.000 dólares o más. También se puede ahorrar introduciendo en el programa hoteles de una categoría inferior. Para limitar los aumentos de tarifa y fomentar el cumplimiento mediante la regularidad, las empresas deberán mantener al menos el 80% de sus hoteles preferentes cada año.
5. Negociar de forma eficaz. Los acuerdos individuales tienden a generar un mayor ahorro que los acuerdos de las cadenas hoteleras, según la agencia. Estos acuerdos ofrecen un descuento porcentual uniforme de la mejor tarifa. Por lo tanto, cuando el volumen de una empresa es especialmente alto, puede ser más conveniente negociar un acuerdo a nivel de propiedad concreta que con la propia cadena hotelera. Por el contrario, los acuerdos a nivel de cadena hotelera permiten que las empresas con modelos de viaje muy dispersos extrapolen las ventajas de un programa de hoteles preferentes a mercados en los que su volumen es insuficiente para negociaciones a nivel de cada propiedad.
6. Mejorar el cumplimiento de la política de viajes por parte de los viajeros. Los viajeros y los gestores de viajes deberían contar con acceso a la lista de hoteles preferentes, así como tener una herramienta de reserva corporativa. Además, las empresas deberían hacer un seguimiento de los viajeros que no cumplan la política.
7. Realizar un seguimiento del rendimiento. Es importante, según este estudio, hacer un seguimiento de algunos indicadores de rendimiento como la contratación, el cumplimiento de los viajeros y el rendimiento hotelero. También es necesario hacer auditorías de la carga de tarifas de GDS varias veces, sobre todo al inicio del programa hotelero, ya que los errores están más extendidos de lo que se piensa. Realizar auditorías regulares de las tarifas también es importante, ya que ayudan a garantizar que los hoteleros respetan sus acuerdos. Identificar a los viajeros que se alojan en habitaciones de categoría superior a la autorizada, es otra medida a seguir.