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Los ponentes son, sin duda, uno de los pilares más importantes de cualquier conferencia. Cuando estamos decidiendo si ir a una conferencia o no, examinamos detenidamente qué temas va a cubrir el programa formativo y quién va a hablar. Y si organizas eventos, pasas semanas o meses reclutando a ponentes. Sin embargo, encontrar al mejor experto del sector no significa que vayamos a tener una presentación dinámica y amena - lo cual es vital para que el público aprenda y quiera volver.
Esto es un reto importante para el EIS: no solo invertimos mucho tiempo en buscar a ponentes que sepan de la materia, pero también en ayudarlos a comunicar bien. Te contamos algunas de las claves que hemos aprendido hasta ahora:
1. Busca referencias de los ponentes, ya sea alguien de confianza que lo haya visto, como testimonios de gente o videos. Por suerte hoy, entre youtube, blogs y redes sociales, es bastante fácil encontrar este material. No te fíes del hecho de que alguien es un gran profesional, no necesariamente es un gran comunicador.
2. Desde el principio, deja muy claro lo que estás buscando y crea expectativas sobre el nivel de calidad que buscas. Explica quién es el público, cuál es el objetivo de la sesión. Muestra que te preocupas.
3. Después de decidir su participación, invierte tiempo en llamadas, e-mails para definir juntos el contenido y el formato de la sesión. No dejes que tus ponentes preparen su sesión en el avión de camino a tu evento: pregúntales cuál será el «take away» de su sesión (los aprendizajes clave), pídeles su presentación con antelación, haz preguntas sobre el formato que aplicarán, el nivel de interactividad, el material audiovisual necesario.
4. Déjales claro que lo que quieres es que los participantes aprendan y puedan aplicarlo en su día a día. Pídeles aprendizajes clave y diles que los añadirás en la encuesta de satisfacción. Si saben que lo que vas a medir es la buena comunicación de tal y tal mensaje o técnica, se centrarán mucho más.
5. Si no estás segur@ de si es un buen ponente, ofrécete a revisar sus diapositivas y aporta críticas constructivas. Recomiendo mirar este video sobre TED y leer el libro Presentation Zen de Garr Reynolds.
6. Mima a tus ponentes: son tu mejor aliado. Ofréceles toda la información que te pidan, trátalos como VIPs… ¡A los ponentes de TED los recogen en limousina! Los hacen sentir tan especiales, que en retorno ellos hacen unas presentaciones magníficas.
7. Pídeles que ensayen, ensayen y ensayen un poco más. Ayer leía que una ponente ensayaba 30 horas por una hora de presentación. Si es una ponencia que no ha hecho nunca, desde luego no es una mala referencia. Si el tiempo lo permite, propónles también que pasen por la sala, y que conozcan el espacio, ensayen una parte de su presentación, y así se sientan más cómodos.
8. ¡Evita la promoción! Aclara que los mensajes promocionales en una sesión formativa son muy poco apreciados. Incluso si el ponente se quiere promocionar, recuérdale que aportar un buen contenido es la mejor forma de promocionarse.
9. ¡Movimiento! Anima a tu ponente a moverse. Los venues siguen llenos de mesas presidenciales pero una buena comunicación requiere movimiento, sin barrera entre público y ponente. Pregúntale dónde quiere hablar, si bajará del escenario, si pasará por el público (nota: es posible que el hecho de pasar entre el público genere acople en el sonido).
10. Si en tu conferencia debes tener al director general de la empresa, pero resulta que no es un gran comunicador, utiliza el formato entrevista.
Estas son algunas de nuestras claves. ¿Cuáles son las tuyas? ¡Comparte!
