Congresos, algo está cambiando

El evento se llama Noorderlinkdagen: en 2012 reunió a los directivos de recursos humanos de algunas de las mayores empresas de los Países Bajos en la ciudad holandesa de Groninga.

1.500 participantes, ningún ponente entre ellos. Si la misión del congreso era reforzar la conexión entre los socios de la organización e intercambiar conocimiento entre ellos, la solución adoptada fue dividir a los participantes en 100 grupos de trabajo, cada uno enfocado hacia una temática específica.

El congreso duraba un día: acabadas las reuniones, los resultados del trabajo fueron recogidos a través de sistemas informáticos y comentados por dos personas.

A causa de la crisis, de los recortes
de fondos y del éxito de las comunidades
virtuales, asociaciones y organizadores
están volviendo a plantearse la razón
de ser de los congresos

Este meeting holandés es solo un ejemplo de la cultura del «hacer» y del «interactuar» en la que se basan los nuevos congresos.

A causa de la crisis, de los recortes de fondos por parte de las empresas y del éxito de las comunidades virtuales, asociaciones y organizadores están volviendo a plantearse la razón de ser de este tipo de evento.

El congreso tradicional está formado por conferencias que analizan diferentes aspectos dentro de una temática principal. Los ponentes dan una clase magistral a la que el público asiste silenciosa y educadamente hasta el final, cuando pueden plantear preguntas para profundizar unos determinados puntos de la sesión.

Al final de los años 90 empiezan a nacer nuevos formatos: open spaces, feature search, super brainstorming y, en general, nuevas técnicas para que los profesionales puedan aprender de la experiencia de los demás asistentes.

Como explica Adrian Segar, autor del libro Conferences That Work: «Hoy las cosas cambian de forma tan rápida que ya no existen expertos: si unes a un colectivo, este probablemente sabrá mucho más que una sola persona».

Lo que sostiene el escritor estadounidense es que hay que plantearse nuevas formas de aprender: «Si tu objetivo es crear una verdadera conexión, los asistentes necesitan pasar mucho tiempo hablando, interactuando y pensando en pequeños grupos. No solo en las comidas y los eventos sociales, sino también durante las mismas conferencias».

«Ya no existen expertos: si unes a un colectivo,
este probablemente sabrá mucho más
que una sola persona», Adrian Segar

Al fin y al cabo un congreso es una sucesión de sesiones, cuyo formato está constituido por una presentación más un número determinado de técnicas de interacción: learning carousel, peer sessions, campfire…

Dice Maarten Vanneste, presidente del Meeting Support Institute: «No es accidental que estemos sentados en la misma mesa durante una conferencia: tenemos un interés en común y queremos aprender más sobre él. Además ya sabemos cosas sobre el tema. Por eso, hay que permitir que las sesiones tengan varios momentos de discusión en pequeños círculos: la gente se descubrirá una a la otra».

Sin duda la tecnología puede ayudar.

Frank García, responsable del sector asociativo en el CCIB y presidente del Capítulo Ibérico de ICCA, habla de un conocimiento esparcido en la sala y de opiniones que se pueden recoger gracias a sistemas de votación, hashtags de Twitter o plataformas interactivas creadas por el congreso.

«Las tecnologías dan vida a un congreso virtual paralelo. En este caso, la herramienta la facilita el organizador, pero el contenido es generado por el asistente».

«Hay que permitir que las sesiones tengan
varios momentos de discusión en pequeños
círculos: la gente se descubrirá una a la otra»,
Adrian Segar

¿Algún ejemplo?

Antes del evento se puede promocionar una votación online sobre qué temas tratar durante el meeting. ¿Cuáles son los ponentes que más seguimiento tienen? Se pueden crear debates online para adaptar el contenido a las necesidades del público, captar feedback o formar grupos de trabajo que presentarán el resultado de su investigación en el congreso.

Durante: se pueden recoger preguntas a través de Twitter e invitar a uno o más bloggers a que difundan en tiempo real los contenidos del congreso; o bien hacer referencias a «pods» externos que están reflexionando sobre la misma temática. La red ofrece infinitas posibilidades de contacto y «co-creación»… pero hay que saber cuándo es apropiado utilizarla.

¿Quieres saber más? Seguiremos hablando de nuevos formatos de congresos en esta sección. Stay connected!